メールはビジネスにおいて重要なコミュニケーションツールです。

なので、コミュニケーションの質と仕事の成果を上げるために、読み手に意図の伝わりやすいメールを書くことは非常に重要です。

こんにちは、Bosch（ボッシュ）です。
私は、東証プライム市場上場のIT企業を退職し、現在は再雇用で就業継続中の一般男性です。

この記事では、仕事を効率を高めるメールの書き方のポイントを共有します。

タイトルを具体的にする

メールのタイトルは、メールを読む相手にとってとても大事な情報です。

具体的で簡潔な内容をメールのタイトルで表現することで、読み手はタイトルを読んだだけでメールの内容を大体把握することができるのです。

例えば、「ミーティングのスケジュール変更のご連絡（8/5→8/7）」というタイトルだと、受信者はひと目でこちらが何を伝えたいか分かります。

タイトルが具体的であれば、相手も処理しやすくなり、返信までの時間も短縮されます。

また、目的や要件をタイトルに含めることで、相手に期待することを明確に伝えることができます。

要点を先に書く

メールの本文は、相手の貴重な時間を無駄にしないためにも簡潔にまとめることが重要です。

相手に期待することが明確になるように、要点や結論を先に書くようにしましょう。

重要な情報や要求などを最初に伝えることで、相手にとって何が求められているかを早い段階で理解してもらえます。

要件や結論のあとに具体例や詳細を書くようにしましょう。

丁寧な言葉遣いと明確な表現を使う

メールは相手とのコミュニケーション手段ですので、ですます調と丁寧な言葉遣いで書くことが重要です。

相手に対して敬意を持ち、感謝の気持ちを伝えることで、円滑なコミュニケーションが期待できます。

また、明確な表現を使うことで、相手に期待することや具体的な行動を想起させることができます。

例えば、「お手数ですが、記載内容のご確認をお願い致します」といった表現を使いましょう。

ただし、必要以上に丁寧すぎる表現はかえって効率を損ないますので、注意しましょう。

読み手に合わせて書く

メールの本文は、相手がスムーズに理解できるということを心がけて書きましょう。

相手の背景や知識レベルを想定し、適切な言葉遣いや専門用語の選択を行います。

また、相手に負担をかけないよう、冗長な表現や複雑な文構造を避けることも重要です。

読み手にとってわかりやすい言葉と文構成を心がけ、相手に期待することが明確に伝わるようにします。

まとめ

生産性を高めるためには、メールの書き方が重要です。

具体的なタイトルを付けることや要点を先に書くことで、相手に期待することが明確になります。
また、丁寧な言葉遣いや明確な表現を使うことで、相手に求められる行動を想起させることができます。
さらに、相手の立場に立って書くことで、より効果的なメールを送ることができます。

効率的かつ相手に配慮したメールの書き方を意識し、ビジネスの生産性を向上させましょう。

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以上、Boschでした。