「見積書や提案書のファイルが更新されていて、なんかファイルサーバーのフォルダのどれが最新か判らないんですけど！」

【フォルダの中身】

見積書_V1.xls

見積書_V2.xls

見積書_V3.xls

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見積書_V100_最新.xls

見積書_V101_これが一番最新.xls

見積書_V102_最新版の更新版.xls

どれが最新？

実際、私の友人の会社では、こういった資料のVersion間違いによる作業ミスが後をたたず、最終的にBoxを導入しました。

たかがVersion管理ですが、こういった小さなミスの積み重ねが積もり積もって取引先や顧客にただなるご迷惑をおかけします。

また内部コストにも大きくのしかかってきてしまいます。

そこで、BoxにはVersion管理機能というものが実装されています。

簡単に言うと、ファイル名を変更せずに更新・保存ができるというものです。過去の資料は上書きしているのではなく、過去の資料は過去のVersionとして別ファイルで暗号化して保存しておく事が可能です。

Businessライセンス・Business Plusライセンス  50Versionまで保存可能

Enterpriseライセンス 100Versionまで保存可能

では、見ていきましょう。

Box上にV3のお見積書ファイルがあります。

これをクリックすると、プレビューという機能が起動し、ブラウザでファイルの中身が全て確認できます（エクセルを起動する必要はありません）

V3では300,000円のお見積もりになっています。

何らかの理由でお見積金額に変更が発生し、金額を500,000円に変更しました。するとどうでしょう。

ファイル名はそのままでファイル名の隣のフラグがV3->V4に変わっただけです。ファイル数も同じです。

中身を確認する為にクリックしてみましょう。

すると、中身は500,000円に更新がかかっています。

このようにBoxでファイルを使ってお仕事をする場合、ファイルの名称の変更をする必要がなく、基本1つのファイルで管理可能です。

複数名で同じファイルを取り扱う場合、ファイルの取り間違いが発生しがちですが、Boxではそれを回避し、常に最新のファイルを関係者で共同作業する事が可能になり、作業のミスや手戻りを大幅に減らす事ができます。

そして、過去のVersionに一旦戻したいという場合もボタン1つで簡単に復元できます。

まとめ

Boxではファイル名をいちいちつけて保存しなくても、全て自動管理され、手間が省けます。

Version違いによる作業ミスをなくす事が可能です。

結果、業務効率化と安全なお仕事の両立が可能です！

今日はここまでとします。

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