資料が仕上がったら、チームメンバーに共有しよう！

・添付メールで送る

・チャットツールに添付してメンバーに送る

・回覧板で共有する

・その他共有ツールなどを使って共有する

色々な共有方法がありますが、全てやっていませんか？笑

逆を言えば全てやらずに別の方法があったら楽じゃないですか？

そして、チームメンバーに共有してアドバイスをもらって修正したら、よし次はワークフローで上長承認だ！

・ワークフローツール

また、ツールが出てきた・・・

これではツールだらけですね。しかもやっている事は資料の共有とチェックと承認作業だけのことです。

しかも、過去にメンバーが助言してくれたアドバイスや、ワークフローで上長が指摘してくれたコメントは、すべてそれぞれのツールで探さなければなりません。

例えば、チーム共有とUpdateが終わり、上長へワークフロー。

しかし上長から

「ここはなぜこうなっているのか？」

「あ、いや、確か誰かがアドバイスをしてくれて変更したんです。」

「誰のどんなアドバイス？」

「ちょっと確認してまたお知らせしますね」

無駄・・・

今までお話しした内容はBoxであればBox１箇所で全て実現可能です。

※Box社提供資料を借用

Boxでは、対象の資料に対してさまざまなアクションを統合する事が標準でできます。

例えば作成完了した資料は、一般タスク機能を使ってチームメンバーに共有します。すると、そこで閲覧状況を可視化できるばかりか、例えばとあるメンバーが間違いを見つけて修正して

「P3の５行目に記載ミスがあったので訂正しておきました」

といったように記録を残せます。そうするとチームメンバー全員がその状況を見る事ができます。

チームメンバーのタスクが完了したら、次は承認タスク（簡易ワークフロー）で上長へタスクを渡します。

例えば上長が

「P8の３行目の記載が不自然なので修正してください」

とコメントをして承認を却下すれば、チームメンバーも却下理由を確認する事ができるので、よりチームワークの絆が強くなります。

まとめ

Boxのコラボレーションを使えば、色々なツールを使う事なくコミュニケーション（回覧行為や承認行為など）をそのファイルに統合できるため、ITコストの最適化をし、さらに情報を一元管理し、生産性の高いお仕事を実現できます。

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