#５　職員会議のスリム化という提案

（約1800字）

副次的効果

職員会議のスリム化によって、予想外の成果があった。
それは、学年主任が企画会で聞いてきたことを各学年の先生方に伝える際、相手に合わせて＋αの情報を伝えているということである。
相手にわかりやすく伝えようと、学年主任の意識が高まった。

つまり、職員会議では、全体に同じ薄さで全体的な情報が伝わるだけであるが、学年主任からであれば、「あなたの役割はこれ。これは○○先生に聞けばわかる。去年の資料はここにある。」など、その先生にとって必要な情報が濃く伝わるのである。
人に説明すると、理解が深まるし、説明される方も自分に合わせて教えてもらっているのだから、わかりやすいはずだ。
そもそも、各島に一人は部員がいるのだから（この仕組みは、次回以降に）、不明なことがあっても、職員室の自席の近辺で聞けば大抵のことはわかる。
逆に若手から主任に補足説明することもある。

というわけで、皆、文書をよく読みこんで、一人一人が自分の仕事をよく理解し、よく動けるようになった。

他の学校の校長先生方が心配していた、行事等が「うまく回らないのでは」ということは全くなく、かえってよく回るのは、このような副次的効果があったからである。

留意点　その１…文書の精度を高める

このことは、２校めの主幹教諭に言われて気づいたのだが、このスリム化状態で行事等を回せるのは、文書の精度が高いからだという。
その文書を見れば、皆が間違わず、疑問点がほとんどなく動けることが要諦。

そういう文書を先生方が作るのは難しいと思うかもしれないが、まずは、起案文書を目にしたとき、自分がそれぞれの担当になったつもりで動けるかどうかを考えながら読むこと。
わからなければ、わかるように書き換える。
起案が回ってきた時は、それぞれが同様の視点で読み、不明な点があれば担当者（起案者）に確認し、書き足してもらう。

この時、けっして妥協しないこと。
担当からの起案が遅く、管理職に回ってきた時、企画会に間に合いそうもないと、つい、まあいいかと思ってしまうが、そうやって妥協すると大抵失敗する。
時間がなければ、その回の企画会にかけるのはあきらめ、次回にするか、連絡会で提案してもらえばいい。
こうすると、担当者は大抵の場合、次は間に合うようにしようと期日を守るようになり、一石二鳥。
また、ぎりぎりにならないよう、教務主任などに、しっかりと進行管理をしてもらうことも必要。

それでも、完璧な文書というわけにはいかないと思うので、うまくいかなかったところはその都度改善していけば、だんだん文書の精度は上がっていく。

留意点　その２…この仕組みを継続するためには

前回の投稿のコメント欄に、三羽烏さんから、校長が代わると変わってしまうなら、「先生方に主体性がない」という、鋭いご指摘をいただきました。
↓↓↓以下のとおりです。

三羽烏さんのおっしゃるとおりです。
校長が代わると変わってしまうのは、愚作だったということです。

だから、校長からは、敢えて「提案」なのです。
学校を働きやすくするために、校長のリーダーシップは必要ですが、その環境を継続させるためには、教員一人一人の意識が大切だと思います。

付け足し～各職層の意識向上

私は、新たな情報を伝える際や課題について相談する際など、できるだけ順番を飛ばさないようにしています。
順番とは、
「教頭⇒主幹教諭⇒各主任⇒全職員」
単純なことですが、飛ばして話をしないことで、各職層の意識が向上します。

次回は、『各種会議を減らすために』です=^_^=。

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