プランや契約期間の違う契約者を管理する難しさ

■既存サービスで "どうにかする" しかない現状

X大学生協のスタッフは、定期券型ミールサービス（ミールカード、食堂定期券など）の申し込み者の管理を手作業で行っていました。学生から紙やECサイトを使って申し込みがあった際に、エクセルを使って「誰が」「どのプランで」「いつまで使用するか」を管理していました。

契約内容に変更があった場合には、基盤システムに変更を入力しなければなりません。X大学生協では契約者の「申し込み」「契約完了」「入金確認済み」「キャンセル」「利用中」などのステータスもエクセルを駆使して管理していました。

■ エクセルでは契約更新タイミングが正確に把握できない

手動での作業はとても煩雑で管理しづらく、特に契約更新の案内に悩まされていました。契約日は学生によって異なるため、契約終了が近い学生を見つけ出して案内を出すだけでもかなりの負担だったのです。

これらの業務は3〜4月に集中するため、短期間で大量に契約更新や契約者への案内が必要になるのも負担となっていました。

契約者管理の煩雑さを変えたい

■ 定期券型ミールサービスの導入

これらの問題を解決するためにX大学生協は「ミール管理サービス」を導入することにしました。

サービスの導入によって、これまでエクセルで行っていた作業を自動化しました。申し込み、契約の管理、入金管理、そして継続の案内まで一気通貫して管理できたのです。

また、オンライン決済に対応したことで入金までの流れがスムーズになりました。誰が入金完了したか把握できます。入金後の処理も簡易化され、すぐに学生が利用を開始できるようになりました。

■ 継続利用率アップへの施策も！

契約終了間近の学生が誰かわかるようになり、更新タイミングで継続案内メールを送れるようになりました。例えば「3月末までのプランを契約した人全員に、継続案内メールを送る」といったことができるようになったのです。管理だけでなく販促もできるようになりました。

X大学生協では今後、継続利用率を上げていくために契約者への案内にも力をいれていくそうです。

まとめ

今回、サービス導入によって業務の負担がなくなっただけでなく、売上アップにも力を入れていけるようになりました。特に保護者への連絡がスムーズになったことで継続利用の向上にもつながっています。

きっかけは「業務が煩雑」というマイナスを0にする話から始まりましたが、最終的に0をプラスに変えるサービスの導入となりました。このような業務改善はどんな企業でも可能です。

負担を減らすだけでなく、事業にプラスを生むことまで考えられたサービスを導入する意識が大切だと、ビジネスデザイン研究所は考えています。

ビジネスデザイン研究所は、企業の成長と継続のためのヒントとなる情報を発信しています。

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