こんばんは！今日は、海外の人たちとオンラインミーティングする際について纏めてみました。本日、ちょうどアジアの２つの国の方々と合計２時間半程度Web Meeting したので、自分の備忘録も兼ねて記します。今後、予定されているかたの参考になれば幸いです。

タイムゾーンを確認する:

参加者のタイムゾーンを確認し、ミーティングの時間を選定する際にお互いに都合の良い時間を設定すると良いと思います。誰かが深夜や早朝にミーティングに参加する必要がある場合は、数日前から予定を確認しておくと良いと良いと思います。本日は、日本のお昼休み時間に１本ミーティングがあったのですが、会議室をお昼前後で予約しておいたの問題ありませんでした。

通信手段の確認:

ビデオ通話や音声通話を行う前に、使用するプラットフォームやアプリケーション(Zoom/Microsoft Teamsほか、Lineなどでも可能です）が全ての参加者にとってアクセス可能かを確認しておくことが良いと思います。もしかすると、特定の国で利用できないサービスがあるかもしれません。途中で電源が落ちないよう、電源ケーブルの接続は

言語の確認:

参加者の主要な言語を考慮して、通訳が必要な場合は事前に手配しておくとスムーズに進みます。また、共通の言語がある場合でも(例えば英語など）、話す速さや用語の理解に注意をすると良いと思います。

アジェンダの共有:

ミーティングのアジェンダや議題を事前に共有し、参加者が準備しておくと、会議中の時間節約になります。これにより、効果的な議論や質問が出来ます。

文化の理解:

参加者の文化やビジネスの慣習について基本的な理解を持つと良いと思います。挨拶や相互の期待値、意思決定のスタイルに注意を払い、相手を尊重することは大切だと思います。今日、２本めのミーティングでは、先方の前の会議が終わってなかったことから、参加メンバーのうち２人を10分ほど待ちましたが、おかげで既に参加できていたメンバーとはリラックスしてコミュニケーションができ、ウォームアップになりました。

技術的な問題への備え:

ミーティングがスムーズに進行するために、技術的な問題に備えておくことは必須と思います。予備の通信手段(Lineやその他SNSなどで電話やチャットできるようにする）を用意し、問題が発生した場合に迅速に対応できるようにしておくとよいです。

資料の配布:

ミーティングに関連する資料は事前に参加者に送付しておくと良いです。これにより、参加者は議論に前向きに参加できるし、資料の理解に時間をかけられるようになります。また通訳がいる場合には、必ずミーティング資料と話す内容を書いた原稿を渡しておくと、日本語・現地語あるいは英語・現地語の変換がスムーズになり、テンポよくミーティングを進められます。

いかがでしょうか？もしよかったらみなさんの経験から来るTipsを教えてください。