私用のメモ。どこかの誰かの助けにもなればいいな。

どうも、もう12月、出発まで1ヶ月を切ってやっとパッキングを始めたizumiです。全然進んでないけど。
今回はCPR番号申請の過程で必要になったアポスティーユについてメモ。

アポスティーユとは？

そもそもアポスティーユとは。私は今回初めて聞いた言葉で周りの誰に聞いても？？？？？という感じ。とりあえず外務省のHPから抜粋

日本語ムズカシイ。
簡単に言うと、日本以外の国で結婚や出生やビザ取得（今回私の場合はCPR番号取得）等の手続きをする際、本人確認として自分の戸籍謄本などの提出を求められます。その謄本などが正式なものであると外務省に証明してもらうこと。です。伝わるかしら。
で、アポスティーユはハーグ条約締約国への提出にのみ有効である、と。デンマークはハーグ条約締約国でした。上記のHP内より締約国を一覧で確認できます。

今回アポスティーユが必要になった理由

★今回私が申請しようとしているのはSyddjurs Kommuneで場所はAarhusにあるDokk1です。都市によって書類が異なることもあるそうなので必ずご自身でご確認ください★

デンマークへワーホリ予定の私。デンマークでは3ヶ月以上の滞在の場合、CPR番号(CPR nummer)の取得が求められます。日本でいうマイナンバーに近いもの。これを取得することで保険証も手に入れられるらしい、、まだ申請途中なので具体的にできるようになることを把握しきれていませんが、とにかく外国人でも登録必須だよ！というもの。CPR番号の申請についてはまた別でメモしようと思ってますので今回は簡単にだけ。
で、このCPR番号申請に必要な書類を調べていたとき、

気づきました。私未成年ではないけど日本のパスポートって出生地載って無くね、、、？本籍と出生地って、、、、微妙に違うものだな、、、、？と。
提出書類リストには『結婚、離婚歴・18歳以下の子供の場合は』とあります。ええ、、該当しないけど、、ｳｳﾝ、、、、
怖いのでICS(International Citizen Service)に連絡。
『未成年でもないしシングルで子供もいないんだけど、出生地証明できるもの、要る？日本のパスポートって載ってないんだよね、、、』
3時間後に返事が。早かったラッキー。

”It is correct that you need to show you birth certificate, because the birthplace isn’t mentioned in your passport.”

必要だそうです。必要かァ、、、、。
更に

そりゃあ！日本語の書類提出してもねェ！読めないよねェ！
でも"apostille"ってなんぞや？となって今に至るわけです。

申請手順

①手順を把握

まず、この外務省の手続きガイドを見てください。

申請手続きガイド　2 申請の流れ｜外務省 (mofa.go.jp)

ここにある「公文書」と「私文書」の違いですが、
「公文書」→住民票や戸籍謄本など役所が発行したもの
「私文書」→上記書類を自分で翻訳したもの
私文書に関しては、今回の私のCPR番号を取得する場合の例えです。
（海外の大学に入る人なんかは、日本で卒業した学校に成績証明書を出してもらったりする必要があったりするみたいですが、その『学校に出してもらった書類』は「私文書」に当たるそう。）
今回の私の場合の例えで何が言いたいかというと、「公文書（今回は戸籍謄本）」自体は外務省の窓口に郵送することでアポスティーユをもらえますが、それを自分で翻訳したものは「私文書」として上記リンク内の図の通り公証役場に出向いて認証をもらい、それを外務省に依頼しなければいけない、と。
お？お？なに？
これを理解したとき頭の中軽くパニック。でもやるしかない。
なお、北海道（札幌法務局管轄）、宮城県、東京都、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府、福岡県
においてはワンストップサービスがあり公証役場にてアポスティーユ取得まで手続きできるそう。上記地域にお住まいの方だと外務省に郵送する手間が省けるということですね。
公証役場に関してはお住まいの地域の名前で検索すると出てきます。

ここで、一部の地域の方はラッキーな内容。
一部市区町村において、自分で英訳したものを監査し、認証してくれるところがあります！なんと私の住んでいるところもそのサービスがある市でした(；；)✨全国でも本当に一部のようですが、「戸籍謄本　英訳　お住まいの地域名」で調べてみてください！もしサービスをやっていないところにお住まいでも、やっている役所が英訳用テンプレートを置いてくれているので参考になるかと！
ここからは、そのサービスを利用したアポスティーユ申請方法をメモしていきます。大半の方がこの手順ではないのでこのメモを見つけてくださった方には申し訳ない。。

②市役所の英訳証明サービスを利用

アポスティーユを申請できる書類には、発行から3ヶ月以内という期限があります。なかなか無いとは思いますが、半年前に取得したものをーとかできないので注意。

11月6日
・市役所にて戸籍謄本を発行（原本は提出するのでコピーや写真撮っておくことを推奨）
 ・テンプレートを使用して英訳作成

11月8日
・市役所窓口にて英訳証明サービスを依頼
・市役所担当宛に英訳したファイルをメールで送付（CDにして持込みも可）

11月9日～11月15日
・市役所担当者さんと修正のやり取り（メール・電話）
この時修正箇所がどこかわかるように謄本の控えあったほうが◎
地域名の表記方法やどこを大文字に、など細かく修正してくれます。また、ホームページには、テンプレートと一緒に英訳例集も出してくれているので、日本特有の表記などはそちらも参考にしました。あとは国土交通省が出してる英訳表記のルールなんかも見ました。

11月17日
・完成したものを受取り
戸籍謄本と同じ用紙、同じ様式で発行してくれます。もちろん市長の認証付。と、いうことはこれこのまま外務省に送っていいのでは、、、？

③外務省へ書類郵送

この市が出してくれた英訳証明、これが公文書に当たるのかわからず。まあ、ダメだったら返却されるだけだし、やってみよう！時間はある！

こちらからアポスティーユ申請書をダウンロード、記入。
同じ提出国で、書類の当事者（自分）及び公印名（発行者名）も同じであれば申請書は1枚でOKとありましたが、戸籍謄本と英訳したものの発行日が違ったので念の為申請書も2枚用意。
送付先は東京か大阪分室。どちらでもOK、特に差はありません。近くにお住まいであれば、窓口申請もできるそうです。
送付には郵送状況を確認できるサービス推奨、とありましたので、郵便局のレターパックライトを利用。返送用に自分の住所を記入し封入。レターパックに貼ってある追跡番号のシールを剥がし忘れないよう！！

11月21日に送ったものが11月28日に戻ってきました。ちょうど1週間で手続き完了。不安に思っていた市の英訳証明も無事アポスティーユ取得◎もしダメだった場合、その書類を持って公証役場に行くことを考えていたので、早めに準備を始めていてよかった。
アポスティーユは、依頼した書類にホッチキス止めされています。これを外してしまうと無効になりますので、間違っても外さないよう！！

アポスティーユの申請自体に手数料はありません。今回かかったのは
・戸籍謄本発行　300円
・英訳証明サービス　300円
・レターパックライト　740円（2023年11月時点）
でした。

これでやっとCPR番号のオンライン申請準備が終わりました。
また長くなりましたが、今回は目次機能を覚えたので、少しでも見やすくなっていたらいいなあ。