おひさしぶりです！ noteの更新をサボっていたWebディレクターの鳩です。みなさんはチームの共有ごとにどんなツールを使っていますか？ 和樂web編集部では1年ちょっとScrapboxを使ってきましたが、つい最近、Notionを導入してみました。

今回はNotion導入の経緯と現在模索中の使い方についてのお話です。

チームのコミュニケーションで課題に感じていたこと

和樂web編集部のメインスタッフは1年前は7人で、現在は9人（まだ増えそう）。さらに、1年前にはまだ微力だった「音声コンテンツ」「TikTok」「広告PR案件」などが、オウンドメディア運営と並ぶ主力業務に加わり、チームが担う領域も圧倒的に広がりました。

メンバーの増加と業務領域の拡大によって、浮き彫りになった問題のひとつが、フローの属人化です。プロジェクト運用のフローやwikiなど、今までzoomやSlackで共有しあっていたため、いざ新しいメンバーが増えた時に、すぐに引き継げず、都度ナレッジを文字に起こす必要がありました。

もうひとつ気づいた問題が、ナレッジの形骸化。編集部ではScrapboxに議事録やちょっとした知識をメモするようにはしていたのですが、書いた後、見返す習慣がなかったのです。Scrapboxの特性上、すべての情報が並列かつリンクさせることでつながりあうおもしろさがある一方（これが決め手で使い始めたのですが）、情報整理や情報検索には向かない一面もありました。

▼Scrapboxを使い始めた頃のnote

以上の2つの問題を解決して、広い領域の仕事をよりスムーズに進めるために

（1）ナレッジをわかりやすく書き残せる場所
（2）目当ての情報を探しやすく、いつでも見返すことができる場所　

をつくる必要性を感じたのです。

Notionを導入するまで

Notionは1年くらい前から個人の読書メモや映画鑑賞メモに使っていたのですが、ここ数ヶ月で、それ以外の個人的な買い物メモから明日の献立まですべてを集約するようになって、ようやく便利さに気づきました。タイプのことなる情報でも、簡単に整理できるのが最大の魅力であると感じています。

仕事現場での導入にあたり

（1）Scrapboxと同じくらいの学習コストで使い方を覚えられるか
（2）現在の業務領域をNotion上で整理することができるのか 

以上の2つの視点で個人のNotionでシミュレーションした上で、編集長とスタッフに導入を提案しました。

具体的には

（1）メニューの構成を考える
（2）導入メリット＋操作方法＋ルールの説明ページを作る
（3）ScrapboxやSlack上にあるナレッジをNotionへ移す
　　・メニューのどこに入れるか？
　　・転記する際にネックになった部分はあるか？
　　・ポイントやネックになる部分を操作方法やルールへ反映
（4）一部のページを試しに使ってもらう
（5）全体の使い方をレクチャー
（6）使い方でより良くできそうなところがあればフォロー・改善

という流れで導入を進めました。

Notionでやってること

ここからは公開できる範囲でどんなふうにページをつくっているかお見せします。

基本のルールとIndex

まず和樂web編集部のNotionでは他のツールと同じように、オープンに情報共有できるよう、PRIVATEのページは原則使わない、というルールを決めました。かわりに、Indexに「個人メモ」を追加しています。

さらに、Indexで分けた大カテゴリは勝手に増やさない（=どんな情報も必ずどこかに属するようにページをつくる）というのもルールとして決めました。ページの乱立を防いで「どこに何が書いてあるんだっけ？」を減らすためです。

また大カテゴリの下にプラットフォームやプロジェクト名で小カテゴリを作り、それぞれのページに担当者をつけました。Wikiや議事録もそれに紐づくようにつくっています。とにかく迷子にならず、探しているナレッジに簡単にたどり着くようシンプルに考えたつもりですが、まだまだ模索中。

▼メニューの横についているアイコンは割と適当です

Wikiの管理

SlackとScrapboxに散らばっていたツールの使い方などに関するメモをWikiとしてひとまとめに。これは「オウンドメディア」の配下にあるWikiの一覧。（こんなにたくさんある情報をバラバラのまま放置していたことを反省しました）

これまでScrapboxにテキストで箇条書きしていた「ネタメモ」的なものも、表で進捗管理できるようになって、ぐっと便利になりました。

他にも、boardと呼ばれる機能を使って朝会の管理ページを一新したり、商品開発のスケジュールやタスクを表で細かに整理したりと、とにかく分かりやすく情報整理できるので重宝しています。

これからNotionを使ってやりたいこと

個人的にテコ入れしなくてはならないと思っているモノが......。それは、スプレッドシートが大量にできてしまう問題。社外に共有するわけでもない、しかも複雑な計算式も用いないシートが大量に存在しているのです（これまで表を作れる場所が、ここしかなかったから）。

近々これらもNotionに集約整理して、できるだけツール間の行き来を減らしたいと企んでいます。

さらにさらに。欲を言えば、ライターの採用情報であったり、和樂webのプロジェクト一覧（ポートフォリオ）もNotionで作って公開したいと妄想中。

和樂webは、相変わらずいろんなことをハチャメチャにやっているメディアですが、ハチャメチャを続けられるように、こういうバーチャル上の仕事環境だけは、ストレスがないよう整えていかねばと思う次第です（ストレス溜めたら暴走しちゃうから、きっと）。

▼多すぎてわけわからなくなっていた和樂webのSNSと音声コンテンツを整理した一覧ページはこちら

※最後に。Notion導入にあたっては、特に平野さんのnoteを参考に使い方を検討しました🙏（他の方による解説noteにも、たくさん救われました）この場を借りてお礼を申し上げます。ありがとうございました！