皆さまこんにちは。2020年に新卒として株式会社コンピュータマネジメントに入社し、Webマーケティングを担当している入社4年目のMです。

当社では、様々な状況や業務内容に応じて柔軟に仕様変更できる「アジャイルオフィス」の実現を目指し、今年に入ってから本社4Fにて「フリーアドレス」を導入しました。

前回記事にて、当社がどのように本社フロアのフリーアドレス化を進めていったのか、その具体的なプロセスについてご紹介していますので、気になる方はぜひご一読ください！

今回は、前回記事の続きで、フリーアドレスを実際に導入してみて良かった点や、感じた課題などについてお伝えできればと思います。

以前よりも雑談が増えた

以下画像は、フリーアドレス化後の当社4Fオフィスの様子です。

画像の手前側・ナチュラルカラーの机と青いイスがあるスペースでは、社員同士で座る距離や顔を突き合わせる距離が近く、気軽に話がしやすいと感じています。

実際、以前の「固定席島型レイアウト」の時と比べて、昼休みや業務時間内でも話し声がよく聞こえてくるようになりました。

一方、画像の奥側・白い机と黄緑色のイスがあるスペースには、前に大きなモニターが置いてあり、対面に座っている人と話をするには声を張り上げなければならず、少し不便だなと感じます。

ただ、1席あたりのスペースは比較的大きいため、資料を広げて作業するには持ってこいの場所だと思います。

荷物が減ってスッキリした

フリーアドレスでは自席が決まっていないため、離れた場所にある個人ロッカーやキャビネットに荷物を預け、その中から必要な荷物だけを持ってその日の席を見つけなければなりません。

中には、毎回の移動を少しでもラクにするために、持ち運ぶ荷物を極力減らしたり、仕事道具をまとめて収納できる「持ち運び用ボックス」を活用したりしている社員もいます。

そのおかげか、フリーアドレスになってからはペーパーレス化が急速に進み、私物や不要物をいろいろと溜め込まなくなったことで、デスク周りが整理整頓され、オフィス内が以前よりもスッキリしたように感じます。

机の上が清潔になった

フリーアドレスになってからは、次の人が気持ちよく使えるよう、帰宅時にその日使った机を除菌シートで軽く拭く社員が増え、固定席の時よりも清潔感が増しているように思います。

固定席だと「今日は別にいいかな」と掃除をサボりがちで、自分から進んで机を拭くことはあまりありません。
「人のため」というのが、掃除を定着させるポイントなのでしょう。

「自分のために作る料理」よりも「人のために作る料理」のほうが俄然気合いも入りますし、出来た料理も美味しく感じるのと同じ原理ですね。

席が固定化する傾向にある

フリーアドレスを導入して良かった点がいくつかある一方で、課題も見えてきています。その1つが、同じ人が毎回いつも同じ席に座るようになる「席の固定化傾向」が強くなっていることです。

これは当社に限らず、フリーアドレスを取り入れた企業が必ずと言っていいほど直面する問題です。
誰だってお気に入りの席を見つけたら、そこでずっと作業したいと思うし、自分だけのお気に入りの席を他の社員に取られたら「悔しい！」と思うのは当然です。

「お気に入りの席になかなか座れない！」と社員から不満が続出しないようにするには、席を選ぶ上で自分がいちばん「何を譲れないか」について考えてもらうのが効果的かもしれません。

例えば、「お気に入りの席」が以下3つの条件を兼ね備えているとします。

この中で、「これだけは譲れない！」という優先度高めの条件をあらかじめ決めておき、その条件に当てはまる席を選ぶようにします。

こうすると、席を選んだ本人も満足感を得られますし、頑なに同じ席ばかり選ぶ人も少しずつ減って、社員の動きがより流動的になると考えられます。

個人ロッカーの使用率が低い

当社では、フリーアドレス導入に備え、PCなどの仕事道具や私物を収納しておく場所として「1day鍵付き個人ロッカー」を新しく20台設置しました。

1dayロッカー使用時には、社内グループウェア「サイボウズOffice」のカスタムアプリで、該当する番号の使用者欄に名前を毎回登録する必要があり、加えて使い終わったら使用者欄を毎回空欄に戻さなければならず、運用面でかなり利便性に欠けている現状があります。

そのため、このロッカーを使用する人はほとんどおらず、多くの社員は固定席時代の名残である「鍵付き個人キャビネット」を利用して荷物の収納を行っています。

ただ、ロッカーを利用している社員も中にはいて、利用者も固定化されてきているので、1dayでの運用は取りやめ、ロッカーの利用期間を無期限にしてしまうのが良いように私は感じています。

誰がどこにいるのか分からない

これもフリーアドレス「あるある」ですが、自由に席が選べる分「誰がどこにいるのか分からない」問題が起こりやすく、万が一部外者が紛れ込んでいたとしても気付かない可能性があります。

当社では「ISMSレポート」を利用して、勤務中は常に入室証を着用し、もしオフィス内で見かけない人や入室証未着用の人がいたら、声がけして身元確認を行うよう注意喚起を行いました。

↓「ISMSレポート」とは？

また、入退室セキュリティのほかにも、誰がどこに座っているか分からないと、部署内でのコミュニケーションに支障が生じるおそれがあります。

これについて、前回記事でもご紹介したように、現在当社は部署ごとに座る席の制約を設けない「完全フリーアドレス」を導入していますが、その前段階である「グループフリーアドレス」（部署ごとにエリアを区切り、その中であれば自由に席を選べる形式）に戻せば、案外すんなりと問題が解決するのではないかと考えています。

まとめ

今回は、当社がフリーアドレスを実際に導入してみて良かった点や、感じた課題などについてご紹介しました。

まだまだ課題と感じる部分は多いですが、社員がフリーアドレスのオフィスで今後も気持ちよく働けるようにするためにも、目の前の課題1つ1つに対して丁寧に向き合っていきたいですね。

それでは今回はこの辺で。次回のnoteもお楽しみに！
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！