塾の運営は、アナログな作業や煩雑な事務手続きが多いもの。そんな塾運営をIT化・システム化で効率化しようと、数多くの塾管理システムが開発されています。とはいえ、数が多く違いがわからなかったり、自塾に合ったシステムの選び方がわからなかったりすることも多いのではないでしょうか。

そこで、塾管理システムの種類から機能、選び方についてご紹介します。塾管理システム導入で業務効率化や生産性向上を目指したい塾経営者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

塾管理システム10選

まずは、10種類の塾管理システムとその特徴をご紹介します。システムの機能や特徴、料金の詳細は後半でまとめていますので、参考にしてみてください。

Comiru

• BASIC、PRO、FREEと教室の状況に応じたプラン選択が可能。

• BASICプランでは「保護者コミュニケーション」「業務管理」「生徒獲得」と塾運営に必要な機能を幅広く搭載。

• FREEプランは完全無料で利用でき、見込み顧客の管理や備品購入が実施可能。

• PROプランは教室をまたいでの経理対応など複数教室管理に役立つ機能を搭載。

Comiruの機能や料金を資料で詳しく見る

wagaco

• 塾やスクールの管理者と保護者などのユーザーをつなぐシステム連動アプリケーション

• 最短1分で導入

Grow

• 学習塾のためのトータル管理システムで複数教室運営にも最適

• 業界最安値クラス

School Manager

• 業務改善だけでなく、集客もサポート

• 業界最安級の利用料

BIT CAMPUS EX

• 学習塾が開発した管理機能が満載

• 導入前に全機能を無料体験可能

TechnoSMS

• 拡張性高いオールインワンシステム

• スクール専門業者による多数のノウハウ

プラチナスクール

• スクール管理に必須のクラウド機能が全て揃う

• オンライン授業のシステム連携も可能

アネスタプロ

• 学習塾に特化したシステム開発20年の実績から開発された基幹システム

• 全国210社の導入実績

スクパス

• 現役講師の声から生まれた管理システム

• 2022年導入施設数2,241

FLENS School Manager

• 塾業務をスリム化し、塾生保護者をファン化するコミュニケーションプラットフォーム

塾管理システムとは？

塾管理システムとは、塾やスクールのあらゆる業務やデータをデジタル化で一元管理し、業務効率化と生産性向上、効果的な経営指標管理を実現するシステムです。

システム化される業務は、これまでアナログな手作業で行われていたコマ組みやスケジュール管理、生徒や講師の出席管理、保護者連絡、指導報告書作成、成績管理、請求書発行といったさまざまな業務。これらの多岐にわたる業務がシステム化することで、次のようなメリットが生まれます。

• 管理上の負担軽減

• データの一元管理により、情報の見落としやエラーのリスク低減

• 蓄積されたデータ活用による経営判断や競合との差別化

業務効率化が進むことで、生徒対応という本質的価値に集中できるようになります。また、多忙であることが当たり前になりつつあった塾現場の働き方改革に役立つことも大きな魅力です。

システムの形態は？

塾管理システムは、大きくは「オンプレミス型 」と「SaaS型」の2つに分けられます。それぞれの違いは次の通りです。

オンプレミス型
オーダーメイドの仕様で開発を行うシステムを指します。自塾に合わせた機能の開発が可能です。自塾独自のシステムとなるため、初期の開発費用がかかる他、運用保守は自塾での実施が必要となります。
・メリット：設計の自由度や独自カスタマイズのしやすさ。
・デメリット：開発にコストと時間がかかる。運用保守の体制が必要。

SaaS型
クラウドサービス事業者がシステム開発、ソフトウェア稼働を行い、インターネット経由でユーザーがアクセスする仕組みです。バージョンアップやセキュリティ対策といった運用保守は、原則ービス事業者が行ってくれます。
・メリット：サービスができあがっているため、オンプレミス型と比べて低コストで利用でき、短期間での導入が可能。
・デメリット：システムの仕様に合わせて、業務フローの変更が必要な場合がある。カスタマイズコストが追加でかかる可能性がある。

オンプレミス型の場合、コストが非常にかかるため中小の塾であれば、SaaS型がおすすめです。SaaS型のシステムも上でご紹介した通り、10種類以上あるため、デモやトライアルを通して自教室に合ったものを選んでいくようにしましょう。

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塾管理システムでよくある機能

塾管理システムの一般的な機能としては、次のようなものが挙げられます。

スケジュール管理・座席管理

日々の座席管理はもちろん、夏期講習などの期間講習の際のコマ組みもシステム化できます。講習時のコマ組の工数も削減できます。また、欠席連絡もシステム上で受付られ、欠席の際の振替授業も保護者から設定できます。

生徒管理

名前や学校はもちろん、弟妹情報や成績や進路希望といった情報を一括で管理します。紙での管理に比べて紛失のリスクが下がり、その後のデータの更新がしやすくなります。

請求管理

請求書の作成送付から、口座振替やカード決済までがシームレスに実行できます。その後の入金状況まで記録がつけられ、未納の保護者へ個別に連絡するところまで連動しています。

保護者連絡

塾からのお知らせや保護者からの問い合わせ、欠席連絡などをアプリやLINEで行うことで、電話や紙のやりとりによる煩雑さを解消します。

指導報告書機能

指導報告書の作成や送信がシステム上で完結します。送信後の保護者の未既読の確認もできます。テンプレート登録で効率的に作成したり、画像添付が可能なものもあります。

入退室管理

生徒の入室や退室のタイミングで保護者に通知を送信します。機材の導入費用がかかるものがあります。

サービス提供会社ごとに、独自の機能を設けていることもあるので、デモやトライアルなどで確認することをおすすめします。

塾管理システム選びで気をつけたいポイント

10種類以上ある塾管理システムから、自塾に合ったものを選ぶにはどうすればいいのでしょうか。ユーザーの多いものや、知り合いの塾が導入しているものが必ずしも自塾に合っているとは限りません。システムで解決したい課題は何か、必要な機能は何かを踏まえて、次の点に注意していきましょう。

基本機能が豊富にあるか

自塾に必要な機能が備わっているかだけでなく、それ以外の基本機能も豊富に揃っているものを選ぶようにしましょう。必要な機能に絞って単機能やミニマムの機能だけのシステムで始めるのは最初はいいですが、ゆくゆく他の機能も追加したくなった際に、それぞれのシステムで生徒情報を取り込んだりと、課題が生じます。既存のシステムと新しく入れるシステムとの連携がうまく取れず工数が増えて不便になることもあるでしょう。

一方、基本機能が豊富なものであれば、最初のスタート時点に使用する機能をおさえたうえで、システムへの適応に合わせて、使う機能を徐々に増やしていくことが可能です。1つのシステムで全てを管理できるので管理工数も最大限に削除できるでしょう。

機能の拡張性や導入後サポート体制が充実しているか

システム導入後は、使い方に迷うことや「こんなときどうすれば？」といった疑問が生まれることも多いものです。そのため、「マニュアルがあるかやサポート窓口はあるか」「質問対応は無料なのか有料なのか」といったアフターフォローの充実具合も確認するようにしましょう。

また、SaaS型システムの場合、システムの保守運用やアップデートは各事業者に任せることになります。機能のバグの改修などアップデートなど随時行っているのか、
システムを使っていく中で「もっとこんな機能がほしい」「自社用のカスタマイズを相談したい」といった要望が生まれた際に、、拡張性や新規機能のリリース予定や頻度、ニーズを汲み取った開発を検討してもらえる体制かも確認しておくことが必要です。

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入れることがゴールじゃない。システム導入で成功するために必要なこと

システム導入を成功させるには、自社に最適なシステムを選ぶこと以外にも工夫が求められます。次の2点を意識していきましょう。

経営者がコミットし、導入の背景から丁寧に共有する

塾管理システム導入は、現場にとっては業務フローの変更が起こり、システムの使い方に慣れるにも、多少の時間はかかります。そのため、現場から「前の方がやりやすかった」「新しい仕事が増えた」など反発が起きたり、なかなか使われなかったりすることも起こり得るでしょう。

そうならないためには、経営者がシステム導入にコミットすることが重要です。「これは経営の意思決定だ」との姿勢を経営者自らが示していかなければ、いつまでたってもシステム導入や活用への社内の優先順位があがりません。経営者がコミットして、推進力を高めていってください。

そのために、何よりもシステム導入の意図や背景を現場の先生に丁寧に伝えていくことが大切です。何が課題か、どう解決したいのか、望まれる成果は何か、それによってどのようなことを達成するのか、経営者自らの言葉で説明しましょう。それがないと、周囲は「やらされ感」を覚えてしまいます。導入の意図を共有して、現場の意識にも火をつけましょう。

関連動画：

塾管理システム10選各ツールの紹介（2023.6.10調べ）

Comiru

特徴

・充実したコミュニケーション機能で、保護者との信頼関係構築を実現
・業務効率化を実現する豊富な機能で、生徒に向き合う時間増加と働き方改革を両立
・ComiruFREEプランでは一部機能が完全無料で利用可能

主な機能一覧

・入退室管理
・お知らせ機能
・座席管理
・指導報告書作成
・成績管理
・請求書管理
・口座振替／カード決済
・見込み顧客管理
・口コミ収集＆掲載
・データ分析
・専用アプリ＆LINE連携

料金

プランによって変動。
ComiruFREE　は上記機能の一部が完全無料で利用も可能
ComiruBASIC、ComiruPROプランは有料での利用となり価格は要問い合わせ

公式サイト

Comiruの機能や料金を資料で詳しく見る

wagaco

wagacoは、導入事例数が2200件を突破している塾・スクール業務管理システムです。

特徴

・生徒管理から指導報告、月謝納入情報までを一元管理
・チャット機能や予約機能で保護者とのコミュニケーションも円滑化
・最短1分で導入可能

主な機能一覧

・報告書・日報の作成
・配布物・お知らせのプッシュ通知
・チャット機能
・授業やレッスンの予約を管理
・生徒情報の一括管理
・複数店舗（拠点）の管理
・月謝のカード決済や請求書機能

料金

月額利用料金4,980円

公式サイト

Grow

塾管理に必要なあらゆる情報を一元管理。定期的なバージョンアップも無償で提供されています。

特徴

・塾運営に必要な情報を一元管理
・導入時の研修・導入後のアフターフォローが充実
・マルチデバイス対応

主な機能一覧

・スマートフォンアプリ機能
・基本機能（教室管理、生徒情報管理、指導者管理）
・授業管理
・請求・給与管理
・勤怠管理
・成績管理
・指導報告書
・家庭教師管理機能

料金

要問い合わせ
今なら無料トライアル実施中

公式サイト

School Manager

School Managerは、導入実績996団体、450,000名を突破した塾・教室向け管理システムです。

特徴

・業務効率化だけでなく、集客にかかわる機能も充実
・高機能ながらも、簡単に使いやすい画面
・安心のサポート体制

主な機能一覧

・入退室管理
・生徒管理
・指導報告書作成
・月謝管理
・教材販売管理
・短期講習申し込み管理
・見込み顧客管理
・実績照会
・業務日報
・組織階層管理

料金

月額6,000円〜
教室の人数により異なる

公式サイト

BIT CAMPUS EX

学習塾が自ら開発しているため、現場に根ざした業務改善が期待できます。

特徴

・学習塾が自ら開発した塾経営支援システム
・導入前に全機能を無料体験可能
・ノウハウ共有で若手育成にも生かせる

主な機能一覧

・入塾営業管理
・時間割管理
・指導・対応管理
・授業報告・入退館メール
・請求・収納管理
・web学習機能
・スマホアプリ

料金

生徒への発行ID数（最小10名から）で決定
初期導入費用100,000円（税別）

公式サイト

TechnoSMS

登録受講生数85万人以上の豊富な導入実績。スクール専門業者だからこそ、多数のノウハウも蓄積されています。

特徴

・運営管理のあらゆる機能を備えたオールインワンスクールマネジメントシステム
・高いカスタマイズ性
・塾だけでなく専門学校からカルチャースクールまで幅広い業態をカバー

主な機能一覧

・受講生・問い合わせ管理
・コース・スケジュール管理
・売上げ・受注管理
・データ分析
・予約システム
・出席機能
・成績管理
・モバイルアクセス

料金

要問い合わせ

公式サイト

プラチナスクール

初期投資不要のスクール管理業務クラウドシステム。自社サーバーを持たないスクール経営が可能となります。

特徴

・「授業クラス運営」「契約・入金管理」「集客プロモーション」全てに対応
・カスタマイズ（アドオン）にて独自機能を構築することも可能
・導入前、導入後も安心のサポート体制

主な機能一覧

・生徒管理
・講師管理
・教室管理
・入金管理
・コース管理
・契約管理
・販売管理
・受講管理
・予約振替管理
・出欠管理
・履修管理
・お知らせ管理
・メッセージ管理
・月次締管理

料金

月額10,000円（〜10人）
月額24,000円（〜100人）
月額62,000円（〜1000人）
いずれの場合も、初期費用50,000円

公式サイト

アネスタプロ

全国210社の導入実績を誇る学習塾運営に特化した総合管理システム。塾運営に必要な機能が網羅されています。

特徴

・業務効率化やコミュニケーションに加え、生徒の学習進捗もまとめて管理
・生徒の学習取り組みや成績上昇に応じてポイントを付与するポイントシステムで、退塾防止
・カスタマイズや基幹システムとのAPI連携にも対応

主な機能一覧

・総合進捗管理機能
・多方向コミュニケーション機能
・入退室機能
・ポイント管理機能
・成績管理
・業務管理
・原簿管理
・日報・タスク管理

料金

生徒1人月額150円〜
初期導入費用20,000円／教室

公式サイト

https://www.anesta-pro.jp/

スクパス

2022年導入施設数2,241を誇る連絡＆管理システム。塾・スクール現場のDX化に効果的です。

特徴

・豊富な機能で業務効率化と教育の質向上に役立つ
・塾・スクールの公式アプリも作成可能
・10種類以上の機能から必要なものだけを選んで導入できる

主な機能一覧

・お知らせ
・指導報告書
・座席表
・請求書
・口座振替決済
・クレジットカード決済
・入退室
・面談予約
・イベント予約
・アンケート
・成績管理
・スケジュール（予定確認・振替連絡）
・ポイント
・オンライン授業
・動画配信
・キャンペーン管理

料金

要問い合わせ

公式サイト

FLENS School Manager

塾生や保護者のファン化を推進するコミュニケーションアプリ。学びの場の価値を高め、学習塾の経営基盤を強化します。

特徴

・コミュニケーション機能から通塾管理、タスク管理まで毎日使う機能が1つのアプリに集約
・高い保護者活用率。週2回以上アプリを開く保護者が8割以上
・複数校舎経営の学習塾に使いやすい設計

主な機能一覧

・入退室管理
・契約請求管理
・お知らせ／タスク配信
・メッセージ
・映像配信
・アクセス数解析
・イベント・面談予約
・社内タスク管理

料金

生徒1人あたり月額100円〜

公式サイト

管理システムに関するよくある質問

Q1.どの程度の人数規模になったらツールを入れるべきか？

システムやツールの導入は、人数に関わらず早い方がメリットが大きくなります。生徒人数に関わらず早めのシステム導入をおすすめします。

一般的には、20人程度まではアナログ管理で対応できると言われていますが、その程度の人数でもシステムを導入することで業務の効率化はもちろん、ミスやセキュリティ上のリスクの削減などシステム導入のメリットは十分あると考えています。規模が小さなうちからシステム活用による効率的な塾運営やデータ活用によるロジカルな経営ができれば、生徒数や売上増加のスピードを速められるでしょう。

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Q2.費用が負担になってシステム導入ができません……。

保護者に月額の利用料金を負担してもらっている塾も少なくないようです。保護者にとってのどう役立つシステムなのか導入メリットをしっかり伝え、意図や背景を理解いただけば、費用の負担も納得感を持って受け入れていただけるでしょう。

Q3.自教室運営の課題の洗い出しや必要機能が何かが明確にわからないため、自教室に合うシステムが何かわかりません。

システムを選定する際には、システムで何を解決したいかの課題の抽出が必要です。とはいえ、全て完璧に行うことはなかなか難しいものです。自教室のことだからこそ、客観視できず、言語化に悩んでしまうこともあるでしょう。

大切なのは、できる範囲での無理のない課題の洗い出しを行うこと。課題の洗い出しに時間をかけすぎるよりは、ベンダーの担当者に相談を含めて問い合わせをするのがおすすめです。他塾の事例も多く知る担当者であれば、良い壁打ち相手になるのはもちろん、客観的な目で自塾の課題について意見を伝えてくれるはずです。