会議の「型」を4象限で解説する企画。今回からは定例会編です。

はじめに

この連載ではファシリテーターとして、企業や行政の会議や議論の場をまとめ成果に結びつけてきた渋谷健さんに、会議初心者でも取り入れやすい「ファシリテーション」のテクニックや、「会議における疑問・質問」をお聞きする「初心者向けファシリテーション」をお届けしています。

会議を4象限で分解する

vol.4からは、会議の種別ごとのファシリテーションをご案内しています。
ここでは「動的・静的」と「攻め・守り」の2軸で会議を整理しました。具体的には、企画会議、定例会、勉強会、トラブル会議の4種類（4象限）を取り上げます。これらの会議はそれぞれ特徴が異なり、適切な進め方も変わってきます。一つ一つ見ていきましょう。

今回からは、「定例会（静的・守り）」のについての解説をお届けしていきます。

定例会の準備

教えて！さん: 渋谷さん、こんにちは。今回は効率的な定例会についてお話しいただけるんですよね。まず、会議を始める前に整えておくことってありますか？

渋谷さん: こんにちは、教えて！さん。まずは全員が使えるIT環境を整えましょう。私だと、GoogleやTeams、SlackやAirtable、Notionを組み合わせることで、コミュニケーションやタスク管理を一元化しています。会議をしながらみんなが情報にアクセスできるようにしておくと、情報の更新や共有がスムーズになり、チーム全体の生産性が向上しますよ。

教えて！さん: 複数のシステムを組み合わせて使うんですね！
次に、「定例会用の資料」は作らないとのことですが、どういうことですか？資料がないと話ができない気がするのですが。

渋谷さん: NotionやAirtableなどの管理用ツール上の資料だけで十分です。会議で決まったこと、進捗などを管理ツールで随時更新しておきましょう。会議用資料を作る手間を省くことで、かなりの時間を節約できています。全ての情報を管理ツール上で更新し、可視化することで透明性も保てますしね。

教えて！さん: 効率的な方法ですね。さらに、定例会は時間を短くして頻度を増やすといい、また定例会はオンラインで十分と聞きました。メリットが大きいんですか？また、オンラインでの開催がチームにどのような影響を与えているかも教えてください。

渋谷さん: 定例会を短く頻繁に行うことで、チームの一体感を保ちつつ、常に最新の情報に基づいた迅速な意思決定が可能になっています。オンラインでの開催は、時間と場所にとらわれずにすべてのメンバーが参加しやすくなっており、フレキシビリティが大幅に向上するんですよ。

教えて！さん: そうですね。定例会の頻度が少ないと、「定例会待ち」になって動かなくなる事案あるんですよね。定例会について、ほかに新しい洞察や、効果的な戦略があれば、ぜひ教えてください。

渋谷さん: そうそう「会議があるまで動かない」では本末転倒ですからね。効果的な戦略としては、各メンバーの貢献を明確にすることも重要です。それにより、個々人の責任感が増し、定例会の質も自然と向上します。また、定期的なフィードバックの機会を設けることで、継続的な改善が促進されますよ。

教えて！さん：ありがとうございます。皆さんいかがでしたか？定例会が慣例化して、なんとなく集まっているけど何をしてるんだっけ？になってはいませんか？次回以降も定例会編つづきます！おたのしみに

まとめ

1. 全員が使えるIT環境を整え、データや情報を共有・可視化する
   - ファイル共有ツール、進捗管理ツール、コミュニケーションツールを導入。例えばGoogleやTeamsを活用し、SlackやAirtabel、Notionなどを併用することで、効率的なコミュニケーションやタスク管理を行う。

2.  定例会のための資料は作らない。管理ツール上の情報だけでok。
   - 定例会のための資料作成にかかる手間を削減。会議の準備時間を短縮し負担を軽減する。

3.  会議は「意識の確認」が主。オンラインで十分！短く頻度よく。
   - 定例会を意識の確認やタスクの進捗確認に焦点を当てる。
   相談や問題は定例会以外に時間を取る。
   - オンライン会議を活用することで、時間と場所に制約されず参加しやすくし、頻繁な開催でチームのコミュニケーションを強化する。