【コツ】『爆速で仕事が進む時間管理法』を書きます。
皆さん、ごきげんよう。
ビジネスコンサルタントのダレワタ社長です
今回は、『爆速で仕事が進む時間管理法』について書きます。
まず、お伝えしたいのは「マルチタスクの人なんていない」ということ。
本を読みながら、動画を観れますか？
コンサルをしながら、事業プランを書けますか？
プレゼン資料を作りながら、営業の電話をできますか？
できませんよね。
どんなに器用な人でも、二つのことを同時に出来ないのです。
シングルタスクを仕事が遅い・行動できない理由に挙げる方は多いですが、そこに原因はありません。今日やるべきタスクとその順番、時間配分、優先順位を明確にしていないだけです。
逆に「この人、めちゃくちゃ忙しいだろうな…」という人はレスポンスがとても速かったり、日程調整や問題解決があっという間に進むことはありませんか？
これは「タスク内容の明確化」と「合間時間の活用」に秘密があります。
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具体的には、以下の各フェーズおいて行動をルール化し、実行します。
（１）計画のフェーズ
・一日でやるべき全てのタスクを書き出し、時間を割り振る
・時間の目処が明確に分かるタスクから予定表に書き込む
・実行が困難な業務ほど、分割して時間を割り振る
（一度に長時間で終わらせる設計にしない）
例）9:00〜10:00 、13:00〜14:00、16:00〜16:45資料作成。
・突発業務に備える「予備の時間」を明確に設ける
・30分以上のミーティングをセッティングしない
（２）実行のフェーズ
・タスクとタスクの合間の時間に「緊急度の高い、軽い案件」（メールの返信など）を実施する
・前倒し出来る予定は全て前倒しで行う
・一つひとつのタスクを着実にこなす（自分から予定外の動きを作らない）
・問題や不明な点が出てきたら迷わず誰かの力を借りる
・自分の中の８割を完成のボーダーとする（完璧を目指しすぎない）
（３）調整のフェーズ
・「予備の時間」を活用し、突発業務の発生でズレた予定、時間を調整する
・最も慌ただしかった時間に行った仕事を振り返り、ミスがないか確認する
・今日終わらせるべきものと明日に送れる業務を明確に区分し、再スケジューリングをする
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時間管理の本質は「余裕を作り出す」というところにあります。
余裕は、冷静な判断と無駄な動きの最小化に寄与します。
逆に慌てれば慌てるほど、ミスジャッジは増え、修正作業と焦りから無駄な動きは増えていきます。
「いつも暇そうだよね」
そう言われるのが理想です。
でも、そんな人が誰より考えを張り巡らせているのだと思います。
皆さんは、いかがですか？
「忙しい」「時間がない」が口癖になっていませんか？
今回は、爆速で仕事を進める時間管理法を書かせていただきました。
さらに細かい時間管理テクニックもありますが、それはまた今度投稿させていただきます。 自分流にカスタマイズしながらご活用いただければ幸いです。
それではまた。
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