メモ整理のベストプラクティス
メモが増えてくるにつれ、整理の仕方はどのチームでも悩みのタネになると思います。
グループ、タグ、スター、ピン留め、差し込みメモを有効活用することで、メモを適切に整理できます。
グループとタグの使い分け
グループ
グループ分けの詳しいやり方については、別のメモにまとめています。詳しくはグループ作成・管理のベストプラクティスをご参照ください。
タグ
DocBaseではメモにタグをつけて管理できます。
事前にチームでタグ付けについてのルールを決めておくと、のちの運用が楽になります。
・必要最低限のタグから始め、メモの数が増えてきて必要性を感じたら、より具体的なタグを少しずつ増やす
・メモの作成時は、完璧でなくても関連しそうなタグを一つは付けておく
・メモを閲覧していて気付いたら、他人のメモでもタグの追加削除を行う
・定期的にタグの整理をする
・具体的すぎるタグは避ける
など、最初から完璧を目指すのではなく、運用する中で見直しをするとより整理しやすくなるでしょう。
投稿画面のタグ設定では、文字を入力すると候補がサジェストされるようになっており、既存のタグを入力しやすくなっています。
それでも似たようなタグを複数作ってしまった場合や、タグ名を変更したい場合は、タグ管理画面から編集できます。
グループ・タグ・スターを組み合わせてメモを絞り込み
グループやタグを適切に設定しておくことで、グループからタグで絞り込むことが簡単になります。
グループ一覧を開くと、サブメニューのグループ名の下にグループに含まれるタグ一覧が表示されます。control（command）キーを押しながらタグをクリックすると複数選択でき、より細かく絞り込みができます。
また、メモにスターをつけておくと、検索やグループ一覧で「スター済み」で絞り込むことができます。重要なメモやよく見返すメモは積極的にスターをつけておくことをオススメします。
メモのピン留め
メモをピン留めすると、グループのメモ一覧で常に上部に表示されます。
頻繁に更新しないけれど重要なメモ、例えば新人への共有事項やプロジェクトの仕様などをピン留めしておくと、すぐにアクセスできて便利です。
スターとの違い
「大事なメモをストック」という点ではスターに似ていますが、スターは個人にとって大事なメモ、ピン留めはチーム・グループにとって大事なメモという役割に分かれています。スターは個人のみに反映されますが、ピン留めはチーム・グループすべてのメンバーに反映されます。
差し込みメモ
DocBaseの特徴的な機能のひとつとして、差し込みメモがあります。
以下に表示されているのが差し込まれたメモです。タイトルかアイコンをクリックすると埋め込まれたメモの中身がページの移動なしに確認でき、見ないときには閉じてコンパクトにできます。
差し込みメモ（閉じた状態）↓
差し込みメモ（開いた状態）↓
差し込みメモでまとめを作成
メモをいくつか書き、別のメモに差し込むとメモのまとめが作成できます。
差し込みメモでまとめを作成すると以下のようなメリットがあります。
・1つのメモのボリュームが減り、読みやすくなる
・まとめメモ内で差し込んだメモの開閉ができるため、コンパクトに表示できる
以下のヘルプセンターのメモは、差し込みメモを有効活用しているメモの1つです。ぜひ参考にしてみてください！
DocBaseについてはこちら
こちらの記事でDocBaseが気になった方は、ぜひチームを作成してお試しくださいませ！
30日間は無料で全機能がお使いいただけます。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？