私がココナラなどで請け負った200件以上の業務改善実績の1つです。
※出てくる個人情報は全て仮のものです。

お客様情報

株式会社プラスカルチャー　様
設立　　　　：2009年
事業内容　　：総合カルチャースクールの運営・レンタルスタジオ

プラスカルチャー様は各種ダンス、ヨガやピラティスなどのエクササイズレッスンや、ネイルや英会話などの座学系のレッスンまで様々なジャンルを開講されています。
またレンタルスタジオも運営されています。
詳しい内容については、プラスカルチャー様のHPをご参照ください。
（当スクールについて：https://plus-culture.com/school/about/　2024/03/10）

ご依頼までの経緯

プラスカルチャー様はご依頼いただくまでは、自社HP（WordPress）をお持ちで、レッスンの申し込みやレンタルスタジオの予約機能はそちらで実装されていました。

一方で、レッスンの出欠管理、月謝・レンタル料・講師の報酬などの出納管理は人による手作業で管理されていました。

そこで出欠管理と出納管理について自動化できないかという相談・ご依頼を受ける形になりました。

改善内容

実施させていただいた改善の大まかな内容としては以下の通りです。

⑴出席簿の自動書出し

プラスカルチャー様は自社HP（WordPress）をお持ちで、HPには予約機能が備わっていました。
せっかく蓄積されている予約データですから、それらを活用すれば、出席管理等の各種事務作業を効率よく、ミスなく実現できると考えました。

そこで、WordPressとAPI連携させて、利用者が入力した申し込みデータをもとに、講師別、曜日別にスプレッドシートに自動でリスト化するようにプログラムを組みました。
多様なレッスンの出席簿を自動で作成することができるようになりました💡

⑵欠席者への自動連絡

⑴の改善で自動作成された出席簿をもとに、受講可能回数が残っている利用者を自動抽出し、メールでのリマインドを自動で行えるようにしました。
お客様の受講し忘れを防止し、まめな顧客管理を（自動で簡単なのに！）行うことで、顧客満足度の向上にも繋がりました✨

⑶入金管理の自動化

レッスンを開講しているということで、生徒から月謝を集金する業務が当然ながらあります。
多様なレッスンがあり、複数のレッスンを受けていたり、受講回数も人それぞれ違っていたりして、金額は様々。月謝の管理はとても負担のかかる業務ということでした。

ということで、これもWordPressとスプレッドシートをAPI連携して、予約データなどをもとに各生徒が払うべき月謝の額を自動で算出し表に表示できるように改善💡

入金が確認できた生徒と期日が過ぎて入金が確認できていない生徒を色分けしてわかりやすく表示もすることで、業務の効率化ができました。

⑷講師用報酬明細の自動作成・自動送信

入金管理と同様にプラスカルチャー様に所属している講師の方への報酬の管理についても改善を行いました。

出席簿と連動し、個別に賃金計算、該当月の報酬明細を作成し、PDF化して講師にメール送信までを一括自動処理ができるようにしました✨

改善ポイント

利用者にとっての入り口（予約・申し込み窓口）は既存のものを利用し、利用者が不便を被ったり、混乱したりすることなく、運営側の事務作業の多くを手軽にスプレッドシート上で管理（しかもほぼ自動！）できる形にしました💡

お客様の感想

さいごに

これまでいろんな業界、業態の方からお仕事のご依頼を受けて延べ200件以上（2024年2月時点）実績があります。
興味を持っていただいた方は下記のリンクから私のココナラのプロフィールページとHPに飛べるのでよければそちらもご覧いただけたらと思います。