株式会社gambaの縄（https://twitter.com/gamba_nawa）と申します。

日報はビジネスの中で非常に重要なツールの一つです。それは従業員が日々の業務を明確に理解し、管理者がチームの進捗を把握する手段となります。営業マンにとっては、売り上げにも直結することでしょう。

しかし、全てのビジネスや職種に適した一概に日報のテンプレートは存在しません。そこで、自社にピッタリな日報テンプレートをChatGPTを活用して簡単に作成する方法を提供します。

【本記事のポイント】
・自社に合ったテンプレートを効率的に作ることができる
・具体例まで見ることができるので、テンプレートの正解に辿りつきやすい
・簡単３ステップで、日報テンプレートを作成することができる

ステップ1: 日報のテンプレートを作る

【利用するプロンプト】
・〇〇業で利用できる△△職種の××ファイル用の日報テンプレートを複数個作成して下さい

〇〇＝自社の業種を入れて下さい（製造業・不動産業など）
△△＝自社の職種を入れて下さい（営業、現場、生産）
××＝今回利用したいファイルの形式を入れて下さい（Excel・Word・gamba!）

【解説】
まず始めに、自社の業種と職種に基づいた日報のテンプレートを作ります。例えば、「製造業の現場職向けのExcel用日報テンプレートを作成してください」や、「不動産業の営業職向けの日報アプリgamba!用の日報テンプレートを作成してください」のように、自社のニーズに合わせてリクエストを設定します。

【参考画像】

ステップ2: より自社にあった日報にするための質問をしてもらう

【利用するプロンプト】
・テンプレートをより良くするために足りない条件があれば質問として聞いてください。
・その質問について回答して下さい。

【解説】
テンプレートをより効果的にするためには、具体的な要素について考えることが必要です。具体的な質問が必要な時には、例えば「テンプレートに必要な項目をリストアップしてください」などと質問してみましょう。ChatGPTからの回答を基に、より具体的な日報テンプレートを考えることができます。

【画像付き手順】
1.ステップ①を行った後に、利用するプロンプトを入力する

2.ChatGPTから返ってきた質問に対して、回答をする

3.テンプレートが完成するので、確認をする

ステップ3: 日報のテンプレート例を見る

【利用するプロンプト】
・〇〇テンプレートの例文を書いて

【解説】
「営業職向け日報テンプレートの例文を書いてください」などと具体的なリクエストをすることで、具体的なテンプレート例を見ることができます。自社のニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズする参考になります。

【画像付き解説】

先ほど、作成した「テンプレート１：基本的な日報」の例文を見たい場合
テンプレートが作成されたchat内で「基本的な日報の例文を書いて」と入力

まとめ

効果的な日報テンプレートは営業の効率化に大いに貢献します。上記のステップを経て、自社に合った日報テンプレートを作成し、日々の業務運営をより効率的にしましょう。

最後に

個人的に、ChatGPTをかなり触っていますがHubspotの拡張機能のChatGPT powered by OBOがかなり優秀だなと思いました。

メール文作成に悩んでいる方は、ぜひ一度試していただけるといいのではないかなと思ってます。（毎月25回は無料みたいです）

https://theobogroup.com/hubspot-chatgpt-integration/