Notice

• この記事は編集途中ですが、作者の自戒を込めて未完成の状態で公開しています

きっかけ

仕事のタスク管理はある程度できている（はず）のに、プライベートのこととなると進捗が感じられなかったり、管理できていない感覚がありました。

日々の自己研鑽や趣味、何か対処が必要と感じている課題やトラブルですね。仕事でないだけに管理してなくても、進捗が悪くても、すぐに弊害が出るわけではないですが、人生の充実感という観点ではかなり大きなものではないかと思うのです。

私の場合はやりたいことが沢山あるのに、それに見合った行動量になってないので慢性的な焦燥感に繋がっていると感じていて、そういう現状を打破しようと思い立ったのがきっかけです。

Summary

• 現状では集中するまでが遅すぎる

• 左ききのエレンのモデルに当てはめたら「深い×短い×遅い」

• ”遅い”を改善するために、スイッチングコストを低減させたい

Approach

• 直接的に自分の習性を変えようとしない、徹底的にアウトソース、仕組み化する

• 「0から集中状態に入るまで」「ある程度の集中状態に入った後」の２つで考える

• 判断と行動の分離：事前に何をやるかを決定する判断＝時間が空いたときに「何をしようか？」を考える時間と、実際に行動する時間を分離する。

• 計画性：空いた時間別、シチュエーション別に「やりたいこと」を整理する

• 入念な準備：取り掛かる時の心理的ハードルをできるだけ下げる

As is
・空いた時間に対して場合足り的な判断をする
・行動への準備がない

To be
・いつ、何をやるかの計画は自分の中にある
・行動に対してどの程度の準備が必要かが分かっていて、準備のコストが見積もられていて、コストに対して支払いが終わっている

方法１：「その場その場」をなくす：0から集中状態に入るまで

”判断力”に関しては「その場その場」というのは柔軟性があって、即断即決できて、、というように、良い印象で語られることが多いし、実際良いことだと思う。

しかし、ことタスクを効率的にこなして行動量を大きくすること、タスクが有効なうちに処理すること（Ex, 納期内など）に関しては、計画性がなくて実行力が低く、信頼できないという悪い印象になると思う、つまり今の私ですね。

ということで言葉の意味を調べてみたら、私の「その場その場」は悪い面ばかりだなと思わされて耳が痛くなりました笑

「その場その場」で考えて動こうとすると、考える時間が必要な分だけ行動が遅れてしまいます。そして、後述の理由によって私は考える時間が大きくなりがちです…
なので、些細なことであっても可能な限り計画と実行を分けるようにしてみようと思います。

より具体的には２つの方法を試しています。

テーマが明確なタスク：Jiraで管理
こちらはまだ手法が確立してないですが、1週間の単位でスプリントを作成していって、これとこれはこの週でやる、というように大まかな目星をつけるようにしています。
やりたいことが沢山あって、まとまった時間ができても何からやろうか迷ってしまうので、その週ごとに優先順位を見直して、テーマごとに今週は何をやるというのを予め設定しておきます。

Jiraで管理する方法が確立するまでの暫定措置
この記事を執筆している時点では、Jiraでバックログとしてタスクを切り出している最中のため、暫定措置として下記の方法を取り入れています。
・有効活用したい時間をピックアップする
・その時間に対して前日の就寝前に「やりたいこと」を入れる
・その時間が到達したら緊急性が高くない限りは「やりたいこと」を優先する（計画を守る）

方法２：気乗りしないタスクへの対処：0から集中状態に入るまで

「気乗りしない」と感じさせるタスクってどうしても腰が重くなりがちですよね。
単純そうなタスクということは分かってる、だけど気乗りしない、みたいな。そういうタスクについては、より入念に準備をするようにします。

以前の職場では、システムに変更を加える作業の際に、作業計画書のようなものを作成していました。気乗りしない単純作業をこなす時には、入念に計画書を作成し、時間をかけて読み込んで段取りをしっかりと整えると、作業がスムーズに進み、「やってみたら楽だし、スムーズに終わって良かった、ヨシヨシ」と満足できました。しかし、単純作業だからと準備を甘くしてしまうと、作業時に注意散漫になり、二度手間や三度手間のミスが頻繁に起きてしまい、作業がグダグダになり最終的には「やっぱつまらない作業だった」と感じることがありました。

前者と後者とでは単純に準備の精度が違ったので結果が変わったということが言えると思いますが、取り掛かるまでの気分とその結果に注目すると、実際に取り掛かるまでにできるだけ不明瞭なことを取り除いて、作業者の不安や注意の行き先を管理できていたのだと思います。

というわけで「気乗りしないタスク」については、気乗りしないだけにより慎重に、イニシャルコスト大きめにして対処していこうと思います。
とりあえず明確にしておきたいこととして作業内容、影響範囲、作業手順、実施時期、完了基準あたりは決めてから着手していくようにします。

方法３：シチュエーションボックス：ある程度の集中状態に入った後

注意散漫な性格ゆえなのか、頭の中が整理されていないような感覚に苛まれることが多いと感じています。そのせいで明日の用事で使うものや、来週の用事で使うもの、定期的に発生する特定のシチュエーションで使うものなど、そこへの関心や不安のようなものがあ頭の中で浮かんでは消え浮かんでは消えということが起きています。

そんなこと考えてないで目先のタスクをこなしていきたいのは山々なのに、気になって自然と頭の中に浮かんできて集中状態を阻害してくるので、この事象をどうにかしたい。

というわけで、段ボールなり収納ボックスなりを用意して、その明日使うものや来週使うもの、特定のシチュエーションで使うものを整理して分けて置いておくようにします。

小学生でもできそうな方法で書いてて恥ずかしくなるのですが、できていないのでやるしかないです。

方法４：メモ帳：ある程度の集中状態に入った後

前述の「浮かんでは消え浮かんでは消え」現象について、実はシチュエーションボックスでは対処できなさそうなすっごい細々としたものもあります。それらは確かに必要なものなので、管理できていないとまずいのですが、いかんせん集中状態で入ってこられると邪魔でしょうがないわけですね。
というわけで、メモするようにします。

新社会人向けの指南書みたいになってきましたね…
でも、できていないので（以下略

これに関してはやってないわけではないです、何ならものすごく気をつけてやっていたのですが、やり方がまずかったというのがあります。

何がまずかったのかと言うと、「浮かんでは消え浮かんでは消え」する物事をPCやスマホで管理していたということがまずかったです。私の場合はこれが合わないと思いました。

何かに集中しているときですら「浮かんでは消え浮かんでは消え」するのに、色んな整理されていない情報がたくさん格納された場所に、今思いついたものを書き加えるわえるということをしてるわけです。

飛んで火に入る夏の虫とはこのことですね。

以前にメモしたものに気を取られたり、あのメモ整理してないなーとか思ったり、メモすることで頭の中を整理したいのに逆にかき乱されるみたいなことがしょっちゅうでした。

今は何も書かれていないA4用紙を１枚、机においておいて、その日思いついたことはそこに書いていくようにしています。

方法５：スマホ、タブレットを別室に置いておく：ある程度の集中状態に入った後

岡田斗司夫さんの動画を見て知って実践していることですね。
在宅で仕事していると特に効果を感じるので、継続しようという意味で記載しておきます。

【IQ】それを机に置くだけで触れなくても知能指数が低下します。何か作業をする時は注意して下さい【 岡田斗司夫 切り抜き サイコパス 】

方法６：習慣化：0から集中状態に入るまで

事前の計画レベルを落としてもすぐに行動できる状態を作る。
どこで仕入れたか忘れてしまったのですが、人のスキルの習熟度を図るときに下記の4段階があるそうです。

無意識無能→有意識無能→有意識有能→無意識有能

ググったらこういう記事も出てきました。
学習の4段階を理解して、成長スピードを上げる方法 | Indeed (インディード)

習慣化できている状態ということは、このステップの最終段階のような状態だと思います。反復的に実施するような物事や、ここまでの施策を最終的には習慣化するところまでが目標です。