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会議の在り方について

商品企画部の社員が、記事のネタを提案してくれました(写真の4人の中の誰かです)。私は人の脳を使って何とかなる人生を歩んできましたが(笑)、よくよく考えると、このような提案があること自体がありがたいことです。前回は、「究極のバリューは主体性」という記事を書きましたが、今回のネタの提供自体が主体性を発揮していると言えます。
以下が、頂いた記事です。

時短勤務に加え、家庭の用事で急な休みを取ることもあるため、私はそれぞれの会議を使い分けしています。
基本の会議をオンラインで行うようにし、新商品企画など、皆でアイデア出しをする際にはリアル会議を選択しています。リアル会議では特に発言していなくても、ディスカッションされている内容に対して、前向きなのか、不安なのか、雰囲気から察することができるため、新たな気付きも得られると思っています。

その一方で、双方の会議が不便と感じることがあります。会議で発言するためには「瞬発力」が必要である点です。思いついたことをパッと言葉に出せないタイプの人もいます。良い考え・アイデアを持っていても、会議が流れるように進むので、自分の考えを会議内で伝えきれなのは勿体ないと思っています。
また、会議を欠席した際に、議事録を見返すと、結論に至るまでの議論が抜けていて、状況が分からない、次回の会議についていけない、ということもあります。(議論が白熱すると、議事録を取るのも一苦労だな、と分かってはいますが、、、。)

そこで、私は皆の考えをしっかり知りたいとき、会議時間を確保できない時にはConne(自社開発コミュニケーションツール)で議題を投げかけるようにしています。Conneではトピックスごとにスレッドを分けて話を進めることができるので、複数の議論を同時に進めていきやすいです。(他のツールでは、会話が流れていくので、複数の話題を同時にやり取りするには向いていないものもあります。)それぞれの考えをConneに投稿してもらうことの良さは次の4点だと思っています。

- 皆の意見を平等に聞くことができる
- 自分の考えを文字に起こすことで、思考を整理することができる
- 議論の振り返りがしやすい
- オープンスペースなので、会議メンバー以外も議論を確認することができて、良いアイデアをもらえたりする


Conne上のやり取りを見ていると、私だけでなく、現場サポートでは使い分けをしている方が多いように感じます。
場所だけでなく、時間にもとらわれることなく、チームで働く方法を現場サポートはConneで行っていて、お客様にこれからの働き方として提案できるのではないかな、と思っています。

この記事を読んで、これまで持ち前の瞬発力や直感で会議を進めてきた自分に対して大いに反省をしています。以前、社員との面談でも、会議で発言が少ない社員に積極的な参加を促すよう努めてきましたが、これを振り返ると、コミュニケーションツールを上手に使うアプローチは非常に重要だったかもしれないと感じます。もしかしたら、良いアイデアが隠れていた可能性もありますから、今後はもっと意識してみたいと思います。

あるコンサルタント会社が、より良い組織を作るための取り組みの1つに、「短い時間で効率的なミーティングをやめること」がありました。最初はその意味がよく分かりませんでしたが、社員からもらった記事を読んで、その理由がようやく理解できたかもしれません。

当社ではせっかちな性格の社員が多く、スピードを落とすことは難しいことです。しかし、Conneを使うことで、この課題を克服できる可能性があることに気付かされました。気付きを与えてくれた社員に感謝したいと思います。

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