今回は「タイムマネジメント」について
弊社の研修で提供している一部を文章で伝えていく。

そもそも、なぜタイムマネジメントを学ぶ必要があるのか？から
確認していきます。

現代のビジネス環境は、多様な情報や要求が飛び交い、
一日の中で取り組むタスクが増加しています。
そのため、限られた時間を効果的に使う能力は、
ビジネスパーソンにとって必須のスキルとなっています。タイムマネジメントをマスターすることで、業務の効率を高め、仕事とプライベートのバランスも保ちやすくなります。

そういった背景の中タイムマネジメントスキルが求められています。

チャプター1（タイムマネジメントの定義）

〇セクション1: タイムマネジメントの定義

まずタイムマネジメントの定義を
確認するところからスタートしていきます。

タイムマネジメントとは何でしょうか。

簡単に言えば、
時間を最も効果的に使うためのスキルや手法のことを指します。

マネジメントの父であるピータードラッカーは
「時間は限られている。だから、どこにそれを使うかを決めることは、最も重要な決断の一つである」
と述べており、自ら、そして組織をマネジメントするにはタイムマネジメントを行うことが最も重要な１つであると伝えています。

事実、時間は私たちにとって非常に貴重なリソースであり、その使い方一つで、成果や生活の質が大きく変わります。

多くの分野で活躍する人たちは多岐にわたる分野に関わり大きな成果を出しています。

イーロンマスクはロケット開発から電気自動車開発、そしてSNSの経営まで幅広い範囲に関わりながらも大きな成果を全てに出していますが、それはまさに彼の優れたタイムマネジメントスキルが背景にあると言えるでしょう。

タイムマネジメントの核心とは何か。

それは「意識的な選択」です。

私たちの時間は限られており、どのタスクや活動に時間を割くか、それを意識的に選ぶことが求められます。

この意識的な選択こそが、効果的なタイムマネジメントの第一歩です。

タイムマネジメントとは、限られた時間を有意義に使うためのスキルや考え方、手法の総体であり、その実践には意識的な選択と、自らの時間の分析が不可欠です。

〇セクション2: 重要性と利点

先ほどはタイムマネジメントの基本的な定義について触れましたので次に、なぜタイムマネジメントがこれほどまでに重要なのか、その利点とともに考えていきましょう。

時代は日々進化し、情報が溢れかえっています。
私たちが取り組むタスクや情報は増え続けています。

この中で、限られた時間をどのように使うかが、私たちの成果や生活の質を大きく左右します。

松下幸之助氏は「時間とは、人の生命そのものだ。」と言ってます。

確かに、時間は私たちにとって最も貴重な財産です。
一度過ぎ去った時間は決して戻ってきません。

では、効果的なタイムマネジメントの実践によって得られる利点は何でしょうか？

利点を５つにまとめてみました。

①目標達成の加速: 明確な目標とそれに向けた計画を持ち、タイムマネジメントを適切に行うことで、目標達成のペースを早めることができます。

②ストレスの軽減: タスクの優先順位を明確にし、計画的に行動することで、仕事のオーバーロードや急な仕事の対応が減少し、ストレスを軽減することができます。

③自己成長の促進: タイムマネジメントを実践することで、余裕を持った時間を確保することができます。これにより、新しい学びやスキルの習得、趣味やリラクゼーションの時間を持つことができ、総体的な自己成長を促進することが可能となります。

④人間関係の向上: タイムマネジメントを適切に行うことで、予定通りの行動が可能となり、約束を守ることができます。これにより、信頼関係の構築がスムーズになります。

⑤生活の質の向上: 余裕を持った時間管理をすることで、家族や友人との時間、また自分自身のための時間を大切に過ごすことができます。

以上のように、タイムマネジメントの重要性と利点は多岐にわたります。
そして、これらの利点を享受するための方法やスキルの習得は、私たち一人一人の手の中にあります。

〇セクション3: 基本的なアプローチ

次はタイムマネジメントの基本的なアプローチについてです。

時間は私たちの最も貴重なリソースの一つとなっています。

タイムマネジメントのアプローチを学ぶことは、
この限られた時間を効果的に使い、より多くのことを成し遂げることができます。

正しい方法で時間を管理することは、ストレスの軽減、生産性の向上、そしてよりバランスの取れた生活を実現するために不可欠です。

基本的なアプローチを５つにまとめました。

５つを簡単に紹介していきます。

①自己認識を深める: まず始めに、自分自身の時間の使い方を知ることが重要です。一日の中でどのようなことにどれだけの時間を使っているのか、しっかりと記録しましょう。そして、その記録をもとに、時間の使い方を振り返ることで、どのタスクに無駄な時間を使っているのか、どのタスクが真に価値のあるものなのかを見極めることができます。

②優先順位をつける: タスクの中には緊急かつ重要なもの、重要だが緊急ではないもの、緊急だが重要ではないもの、そしてどちらにも当てはまらないものがあります。この四つを区別し、優先度をつけて取り組むことが、効果的なタイムマネジメントの鍵です。

③計画を立てる: 一日のスケジュールをあらかじめ計画し、それに従って行動することで、目的意識を持って時間を使うことができます。また、計画を立てる際には、タスクの緊急度や重要度に応じて、適切な時間帯に配置することが肝心です。

④集中力を高める: タスクに取り組む際、集中力を高めることで効率的に仕事を進めることができます。集中力を高めるためには、作業環境の整備や、一定時間集中した後の短い休憩など、様々な手法があります。

⑤断る勇気を持つ: すべてのタスクや要望に応えることは不可能です。そのため、自分の目標や計画に合わないタスクや要望には、適切に断る勇気を持つことが重要です。

これらのアプローチは、時代や環境、個人のライフスタイルに応じて柔軟に適応させることができます。最も大切なのは、これらの基本的なアプローチを自分のものとして、日常生活や仕事に取り入れることです。

ピータードラッカーも
「効果的な結果を出すためには、時間を意識的に使うことが必要」とのべてる。
このアプローチを日常に取り入れることで、効果的な時間の使い方を実現しましょう。

〇セクション4:タイムマネジメントが難しい理由

タイムマネジメントは理論的にはシンプルに思えるかもしれませんが、実際には非常に難しいものです。

なぜ難しいのか、その理由を考えてみましょう。

日常の習慣: 我々は日常の習慣やルーチンに囚われがちです。

これにより、非効率な時間の使い方が常態化してしまい日々があたりまえになってしまいます。

例えば、毎朝新聞を読むことに1時間を費やしている方がいたとしましょう。この1時間を短縮し、他の有益な活動に時間を振り分けることができれば、その日の生産性は大きく変わります。しかし、それを見つめなおすことは容易ではないのです。

情報過多: 現代社会は情報が溢れかえっています。

それにより重要な情報を選別し、効率的に行動することが難しくなっています。SNSのスクロールに時間を取られてしまうのも、この情報過多が原因です。

外部からの要求: 他人からの急な依頼や要求により、自分の計画が乱れることがあります。

例として、上司から突然の報告の要求があったり、家族の急な用事で計画を変更しなければならない状況が考えられます。結果として自分の時間だけをコントロールするのが難しいのです。

これらの理由から、効果的なタイムマネジメントは容易ではありません。

しかし、多くの人が陥りがちなミスや誤解も存在します。

ここではまず５つにまとめました。

①全てのタスクを平等に扱う: 一日の中で取り組むべきタスクは数多く存在しますが、すべてのタスクが同じ価値を持つわけではありません。重要かつ緊急なタスクと、そうでないタスクを見極めることが大切です。

②過度なマルチタスク: 現代の働き方として、複数のタスクを同時にこなすマルチタスクが評価されがちです。しかし、多くの研究が示すとおり、同時に多くのことを行うことは集中力を散漫にし、効率を下げる原因となります。

③完璧主義: すべてのタスクを完璧に遂行しようとする姿勢は、時に時間を浪費する要因となります。大切なのは、タスクの目的や結果を明確にし、それを達成するための最適な努力をすることです。

④計画のない日々: 一日の始めに計画を立てずに行動を開始することは、効率的な時間の使い方を妨げる要因となります。毎日のタスクや目標を明確にし、それに基づいて行動することが大切です。

⑤休憩を取らない: 長時間の作業を続けることは、集中力や効率を低下させる要因となります。定期的な休憩を取り入れることで、頭をリセットし、リフレッシュすることができます。

これらのタイムマネジメントの壁を意識し、日常の中でのタイムマネジメントのアプローチを見直すことで、より効果的な時間の使い方を実現することができるでしょう。

〇セクション5: タイムマネジメントの重要ワード

タイムマネジメントを深く理解するために、
まず重要ワードを捉えていきましょう。

これらの言葉は、効果的な時間の使い方を実践する上で大きな助けとなります。

主要な言葉とその意味について見ていきましょう。

優先順位: これは、タスクや活動の重要性や緊急性に基づいて、どのタスクを先に行うかを決定することを指します。例えば、締め切りが迫っているプロジェクトと、来週のミーティングの準備、どちらを先に取り組むべきかを判断する際に優先順位が重要となります。

タイムブロック: 特定のタスクや活動に取り組むために、時間を特定のブロックとして確保すること。これにより、集中力を高めて作業の効率を上げることができます。

ディープワーク: カール・ニューポート博士によって提唱された概念で、ディストラクションから解放された状態で、集中して作業に取り組むことを指します。この状態を維持することで、高品質な成果を生み出すことができます。

バッチ処理: 似たようなタスクや活動を一度にまとめて処理すること。これにより、同じ種類の作業の中での脳の切り替えの回数を減らし、効率を向上させることができます。

タイムロス: 時間を無駄にする行為や状況を指します。SNSでの無意識なスクロールや、計画されていない休憩などがこれに該当します。

ピータードラッカーは
「時間は制約されている。それは再生産されない。それゆえに、時間を浪費することは、最終的には何か他のものを浪費することよりも遥かに重大な結果をもたらす」
と言っています。

これらのキータームズを理解し、適切に活用することで、限られた時間を最大限に活用するスキルを身につけることができるでしょう。

チャプター2（優先順位の設定）

今回は2つ目の優先順位の設定と題してタイムマネジメントの鍵である優先順位付けを学びます。

〇セクション1: アイゼンハワー・マトリクスの理論

今回は優先順位の設定を学んでいきます。

最初に「優先順位の設定」に関する重要なマトリクスである、アイゼンハワー・マトリクスについて詳しく学んでいきます。

このマトリクスは、第34代アメリカ大統領、ドワイト・D・アイゼンハワーが日常の多くのタスクと決断の中で用いていた方法です。

まず、アイゼンハワーがこのマトリクスを使うようになったのは、彼が大統領として、国のリーダーとして日々多くの決断を迫られました。

それは、一国を動かす大きな決断から、個人的なスケジュール管理に関する小さな決断まで、多岐にわたります。

彼は効果的なタスクの優先順位付けが、成功への鍵であると感じました。

そこで、アイゼンハワーはマトリクスを作成していきました。

マトリクスの理論は、
具体的には4つのカテゴリーにタスクを分ける方法です。

重要かつ緊急: これは、即座に対応が必要で、かつ重要な結果をもたらすタスクです。例えば、大きなプロジェクトの締切り間近の作業や、重要な取引先からの緊急の連絡対応などが該当します。

重要だが緊急ではない: このカテゴリは、将来の成功のために必要な活動が中心です。例としては、自身のスキルアップのための勉強や、新しいビジネスプランの策定などが考えられます。

重要ではないが緊急: 一見、対応が必要に感じるものの、実際のところ大きな成果や価値を生むわけではないタスクです。急な会議の呼び出しや、日常の細かなトラブル対応などがこれに当たります。

重要でも緊急でもない: このカテゴリのタスクは、時として「時間の泥棒」とも呼ばれます。SNSの無意味な閲覧や、目的もなく行う雑談など、本質的な価値が少ない行動です。

これらのカテゴリを理解し、自らのタスクを分類することで、どこに時間を投資するべきか、また、どのタスクから取り組むべきかの方向性が明確になります。

アイゼンハワーはこう語りました。

「最も重要なことは、常に最も重要なことである」。

私たちも、この考えを胸に、日々のタスク管理を効果的に行っていきましょう。

〇セクション2: 実例による説明

前のセクションでアイゼンハワー・マトリクスの基本的な理論について学びました。

このセクションでは、実際のビジネスシーンや日常生活の中での具体的な例を元に、このマトリクスの活用方法を探っていきます。

まず、ビジネスシーンの例として、A社のプロジェクトマネージャー、田中さんの一日を考えてみましょう。

田中さんのある1日の主な出来事4つ

①朝一重要なクライアントから今後のプロジェクトの成否に直結する、急な要望が入りました

②今後のプロジェクト成功のために新しいツールの導入を本日中に検討するというタスクがある

③別部署からプロジェクトには直接関係のない、急な資料の依頼が入る

④1日の終わりに予定していなかった同僚から飲み会の誘いが入る

上記の4つをマトリクスである重要、重要でない。緊急、緊急でないで分けて判断していきます。

①朝一重要なクライアントから今後のプロジェクトの成否に直結する、急な要望が入りましたは

「重要かつ緊急」とジャッジ

この要望への対応はプロジェクトの成否に直結するものであり非常に重要と判断。

田中さんは即座にチームを集め、この要望の実現方法とタスク分担を決定します。

②今後のプロジェクト成功のために新しいツールの導入を本日中に検討するというタスクがあるは

「重要だが緊急ではない」とジャッジ

今後のプロジェクトの成功のために、昼休み、彼は関連する文献や情報を読み込み、将来の戦略を練る時間を確保します。

③別部署からプロジェクトには直接関係のない、急な資料の依頼が入るは

「重要ではないが緊急」とジャッジ

この資料はプロジェクトには直接関係ありませんが、会社全体の業績には影響を与えるもの。

彼は部下にこのタスクの対応をお願いし、自身は主要な業務に集中します。

④1日の終わりに予定していなかった同僚から飲み会の誘いが入るは

「重要でも緊急でもない」とジャッジ

田中さんは、これがリフレッシュの時間として価値があるかを考え、今夜は早めに帰宅して明日の準備をすることを選びます。

このように、ビジネスシーンから日常生活まで、アイゼンハワー・マトリクスは多岐にわたるシチュエーションでの優先順位付けに役立ちます。

皆さんも、自身のタスクにこのマトリクスを適用してみてはいかがでしょうか。

〇セクション3: タスクのカテゴライズ

先ほどはアイゼンハワー・マトリクスの理論と、具体的な使用例をご紹介しました。

今回のセクションでは、タスクのカテゴライズ、つまり、どのようにタスクを分類するかに焦点を当てて進めていきます。

タスクのカテゴライズは、優先順位を明確にするための第一歩です。

では、どのようにタスクをカテゴリ分けすればよいのでしょうか。

それぞれのタスクがどれだけの「価値」を持っているのか、そしてそれが「どれだけ緊急」であるのかを明確にすることがキーとなります。

タスクの価値の判断:

まずはタスクが持つ「価値」を考えます。

例えば、ある業務が企業の成果にどれだけ寄与するのか、またはある家事が家族の生活の質にどれだけ影響するのかというように、タスクが持つ意義や重要性を考慮します。

タスクの緊急度の判断:

次に、そのタスクがどれだけ「緊急」であるのかを判断します。

緊急度は、期限やその後の影響、タスクが引き起こすリスクなど、様々な要因によって決まります。

これらの判断を基に、アイゼンハワー・マトリクスの4つのカテゴリにタスクを分類します。

次に価値や緊急度の判断の詳細の説明をしていきます。

【タスクの価値の判断】

タスクの「価値」を判断する際、以下のポイントを考慮することが重要です。

①目的との整合性: そのタスクが自身や組織の長期的な目的、または短期的なゴールにどれだけ合致しているか考えます。例えば、年間の目標達成に寄与するタスクは、日常のルーチン業務よりも価値が高いと言えるでしょう。

②影響範囲: タスクの成果がどれだけの範囲に影響を及ぼすかを考えます。たとえば、多くの人に影響を及ぼすプロジェクトは、個人のみに影響するタスクよりも価値が高い可能性があります。

③リターン: そのタスクを遂行した際のリターンやメリットを考慮します。例えば、売上増加やコスト削減といった具体的な数値目標に寄与するか、社員のモチベーション向上につながるかなど、タスクの成果として期待されるリターンを評価します。

【タスクの緊急度の判断】

タスクの「緊急度」を判断する際、以下のポイントを考慮することが重要です。

①期限: タスクに設定されている期限を確認します。期限が迫っているタスクや、期限を過ぎると大きなペナルティが発生する可能性のあるタスクは、緊急度が高いと言えます。

②依存関係: そのタスクを遂行することで、他のタスクやプロジェクトが進行するかどうかを考慮します。他の重要なタスクが待機している場合、その前段階のタスクは緊急度が高まります。

③リスク: タスクの遂行を遅らせることによるリスクを評価します。例えば、クライアントとの関係が悪化する、または損失が発生する可能性がある場合、そのタスクの緊急度は高くなります。

このように、タスクの価値と緊急度を具体的な基準をもとに判断することで、優先順位をより的確に設定することが可能となります。それぞれのタスクが持つ独自の状況や背景を考慮しながら、これらの基準を活用して判断していきカテゴライズしていきます。

カテゴライズすることで、どのタスクをどのような順番で取り組むべきか、効率的に業務を進めることができます。

また、日常の中で新しいタスクが発生した際も、迅速にそのカテゴリを判断し、効率的に取り組むことができるようになります。

〇セクション4: 優先順位の再評価

前セクションでは、タスクの価値と緊急度を評価する方法について学びました。

しかし、ビジネスの世界は常に変動しており、その中でのタスクの優先順位も変わることがあります。

このセクションでは、そのような変動の中で優先順位をどのように再評価し、調整していくかを学びます。

①環境の変化の認識: 市場の動向、組織の方針、技術の進化など、さまざまな要因によりビジネスの環境は日々変動します。例えば、新しい競合が市場に参入した場合や、社内での新しいプロジェクトが始動した場合など、これらの変化に柔軟に対応することが必要です。

②定期的なレビュー: 一度設定した優先順位を永遠に固定してしまうのは危険です。定期的に、例えば週1回や月1回の頻度で、タスクの優先順位を見直す時間を設けることが大切です。この時間には、達成したタスクの振り返りや、未来のタスクの再評価を行います。

③他部門や関係者とのコミュニケーション: 他の部門や関係者との連携が不足していると、優先順位の見直しも難しくなります。定期的にコミュニケーションを取りながら、タスクの重要性や緊急性を共有し、全体の効率的な進行を図ることが重要です。

④再評価の際の注意点: 優先順位を見直す際は、短期的な感情やプレッシャーに流されず、冷静な判断を下す必要があります。短期的なタスクが急増すると、長期的な目標や戦略から目を逸らしてしまうことがありますが、全体のバランスを意識することが大切です。

日々の業務の中で、優先順位の再評価を意識的に行い、効果的なタスク管理を心がけることが大切です。

〇セクション5: 優先順位の課題と対処法

いままで、優先順位の設定や再評価の方法について詳しく学んできました。

しかし、実際の業務においては、様々な課題が生じることがあります。

このセクションでは、それらの課題とその対処法を具体的に学びます。

課題1: 優先順位が多すぎる: すべてのタスクが緊急かつ重要だと感じることがあります。

しかし、すべてを同時に処理することは困難であり、焦燥感やストレスを感じる原因となります。

対処法: タスクの明確化や期限の設定、アイゼンハワー・マトリクスを使用しての再評価を定期的に行い、現実的な優先順位を設定することが必要です。

課題2: 予期せぬタスクの発生: 突然の業務依頼や緊急の問題発生など、予定外のタスクが加わることがよくあります。

対処法: 毎日の業務スケジュールに余裕を持たせることで、予期せぬタスクへの対応力を上げることができます。

また、頻繁に発生する予期せぬタスクの原因を特定し、根本的な対策を検討することも効果的です。

課題3: 他部門や関係者との認識のずれ: 同じプロジェクトに関わる関係者間で、優先順位の認識にずれが生じることがあります。

対処法: 定期的なミーティングや情報共有の場を設けることで、全員の認識を合わせることが重要です。

また、文書化や進捗管理ツールを使用して、タスクの優先順位や進捗状況を共有することも効果的です。

課題4: 環境の変化による優先順位の変動: 市場の動向や組織の変化など、外部環境の変動によって優先順位が変わることがあります。

対処法: 常に外部環境を監視し、変化に素早く対応する柔軟性を持つことが求められます。また、変化のサインを早期にキャッチするための情報収集や研修などの取り組みを行うことも大切です。

優先順位の設定や管理は簡単ではありませんが、これらの対処法を取り入れることで、業務の効率化や質の向上が期待できます。

実践の場でこれらの知識を活用して、より効果的な業務遂行を目指していきながら習得することが大切です。

以上が、タイムマネジメント研修の一部でした。

ぜひ参考に。
本日は以上！！！