現役バリバリでスタートアップではたらく私が、心からおすすめする生産性アップのためのTipsを紹介します。

仕事歴長い人でもすべてやれてる人は見たことないので、必ず一つは参考になるものをご紹介できると思います。

ユーザー辞書

「ありがとうございます」などの基本的なユーザー辞書設定は当然として、もっと踏み込んで登録していきましょう。

たとえば、Googleドキュメントやスプレッドシートで新規作成はよく行うと思います。そのため、新規作成URLをぼくはユーザー辞書登録しています。

ドキュメント　※「ど」で登録
https://docs.google.com/a/alan-p.co.jp/document/create?usp=drive_web&folder=0AH_QGjvg4hTDUk9PVA&authuser=0
スプレッドシート　※「す」で登録
https://docs.google.com/a/alan-p.co.jp/spreadsheets/create?usp=drive_web&folder=0AH_QGjvg4hTDUk9PVA&authuser=0

MTG

mtgの運用の仕方ひとつで生産性はグッと上がります。また、各個別で必要な対応もあるので、深掘って書いていきます。

・アジェンダは必ず事前に共有する
・mtgのゴールを設定する
・議事録を残す

アジェンダは必ず事前に共有する

mtgが始まる前に、必ずアジェンダを作って出席者に共有し、目を通しておいてもらいましょう。招待された側も、アジェンダが共有されていなければ、求めましょう。

アジェンダを事前に作成し共有することで、下記が実現できるようになります。

1：mtgまでに必要な調べ物や作業ができる(集まったけどわからない項目あるから話が進まない、を防げる)
2：話が噛み合わないことを防げる(〇〇のmtgだと思ってました)
3：無駄なmtgの発生を防げる(それもう決まってます,mtgじゃなくてもチャットで済みますよね,Aが決まってないのでこのタイミングでmtgしても意味がないですよね)
4：適切な設定時間がわかる(時間overでグダグダで終わることを防げる,15分で終わるmtgに1時間設定することを防げる)

mtgのゴールを設定する

なんとなく話して、なんとなく終了する生産性の低いmtgからはもう卒業です。mtgのゴールを設定することで、質の高いmtgを行うことができるようになります。

1：このmtgはなにがどうなればゴールに達するのか
2：必ずmtg中に決定しないといけないことはなにで、最悪なには話せなくてもいいのか
3：このmtgで絶対終わらないといけないのか、最悪終わらなかった場合、次のmtgはいつ実施されるのか

議事録を残す

すでにやってる人がほとんだと思いますが整理が下手な人が多い印象です。下記項目でmtg中に都度サクッと書いて、mtg終了時にシェアするようにしましょう。

質の高い議事録は必要ですが、too muchで時間がかかる議事録は不要なのでいかに少ない時間で必要な事項を簡潔に残せるかが鍵です。

推奨フォーマット
・決まったこと
・決まらなかったこと
・宿題
・次回mtg(参加者,アジェンダ)
・メモ(重要な会話などを書いておく,板書の写真をシェア)

フィードバックを得る仕組みを取り入れる

仕事は人間関係がとても重要で、働く人同士が気持ちよく働けるかは非常に重要です。

しかしどれだけ仕事ができる人が神経を注いでも、一緒に働く人にまったくフラストレーションを与えず仕事をすることは不可能です。

「自分の悪気ない振る舞いが相手にフラストレーションを与えていた」「当たり前にただやっていたことが相手にとって気持ちのいい行いだった」

ということをひとつひとつメタ認知すると、グッと仕事が円滑に進むようになります。

自分の仕事に対してフィードバックを得られる仕組みを取り入れて、日々改善を行いましょう。

仕組み1：KPTのmtgを実施する

KPTとはPJメンバーの

K：keep ＝ 良かったこと（今後も続けること）
P：problem＝ 悪かったこと（今後はやめること）
T：try ＝ 次に挑戦すること
参照：https://seleck.cc/kpt

をシェアしたりTryの内容を一緒に議論して決めるフレームワークのことです。

このフレームワークを取り入れることによって自分が認知できていないPJメンバーのフラストレーションや、自分の善い行いが可視化されるようになります。

KPTをうまく運用するための注意点は下記。惰性で行われると本来の目的が果たせなくなるので、主催者が意思をもってやりきることが重要です。

1：Kは感情を入れて楽しく行ってもいいが、PやTは感情を排して淡々と行う
2：メンバーを責めずに、事象や仕組みについて目を向ける
3：とにかく数を出す(たくさんのKやTを出す)
4：本質的なTを設定する
5：重要なイシューにフォーカスする

仕組み2：KPTをチャットでも実施する

前述のとおりKPTのmtgで重要なことは数を出すことですが、週に一度のmtgで一週間分をまとめて出すと漏れが生じたり時間がかかってしまいがちです。

スラックならKPT専用のチャンネルを作るなどし、都度ハッピーなことやフラストレーションが溜まる事象があった際に吐き出せる場所を作るようにしましょう。

漏れを防ぐなどの効果のほかにも、シェアされることでそれだけでもフラストレーションが多少緩和されるメリットもあります。

下記は実際の運用例です。

KPTについては、運用経験がある人からのアドバイスがある方があったほうがよいので、ご相談のある方はこちらにご連絡ください。

https://twitter.com/go_director