意味を考え、優先順位をつけ、機械に頼る。　仕事の心がけ

ゆーり

2月に入って急にネタがなくなりました、ゆーりです。

こういうときにはNoteのお題から自分が書けそうなネタを探して書くということをしてみむとするなり。
今回は「仕事の心がけ」を書いてみたいと思います。

メンタル的心がけ

意味を考える

どこの会社に入っても、ある程度のルールがあり、それに従って働くことになりますが、「どうしてそのようになっているのか？」の意味を考えることが大事。

  • 参加を促されたものの、事前に議題が共有されない謎の定例MTG

  • 競合比較せず、前任者から引き継いでなんとなく同じ業者に発注をしている消耗品

  • ミスが頻発しているがその解決策が「気をつけます」という、確実に次回もミスするであろう作業フロー

など、その会社にずっといる人は、「そういうものだから」と思考停止していることが多いですが（我が身を振り返る）、「どうしてそのようになっているのか？」を理解することで、業務効率化やコスト削減できることが往々にしてあります。

ただ、注意しておくべきなのは入社早々「このやり方って非効率じゃないですか？」と言うのは避けること。

ベンチャーやスタートアップの会社はともかく、日本の企業体質的に、新参者が意見すると「なんだコイツ？」と思われる可能性が高く、最初に心証が悪くなると、挽回するのが難しい（その後の業務がスムーズに進めにくくなる）ことが多いため。

そして、ぱっと見非効率に見えても、実は理由があることもあるので、まずは言われたとおりにやってみる。
やってみて、どう考えても非効率的であれば（その頃にはある程度会社のルールも分かってきているはずなので）、そのときに提案すればよい。

また、「会社全体で変える必要がない」ルールであれば、既存のルールよりも確実性が高く効率的なことを確認したうえで、自分独自のやり方で進めるというのもアリです。

工場の生産フローなど、途中経過も重視される業務だとさすがに難しいと思いますが、一般的な仕事はおおむね「結果」がよければ過程は任せる、ということが多いので、積極的に考えることで仕事をスムーズに回せます。

実務的心がけ

ToDoリスト

マルチタスクな仕事をしている人なら当たり前のことだとは思うのですが、ToDoリストの管理です。
デジタルで管理する人もいると思いますが、自分はデスクワークだったので、朝イチで裏紙（まっさらなコピー用紙だと勿体ないので）にボールペンで持ちタスクを書き出し、終わったら横線を入れて消し、追加の作業があれば追記、というアナログなやり方が一番合っていました。

そして翌朝、新しい裏紙にタスクを書き直して実務開始。
前日終わったタスクが残っている紙を再利用すると分かりにくいので、紙は1日ごとに使い捨てです。

締め切りが先のものなど、しばらく着手しないものに関しては毎回新しい紙に書き写すのは面倒なので別紙やふせんに記入し、それをベースのタスク用紙に貼って管理していました（重ねておいたり、見えないところに保存すると忘れるので）。

優先順位のつけ方

自分は主にこんな感じでつけてます。

  1. これ朝イチで頼むわ！された急ぎの作業

  2. 今日締め切り、もしくは、今日締め切りではないものの、自分以外の人に早めにチェックしてもらう必要があるものをチェック者に回す（自分の手からボールを離す）作業

  3. それ以外の今日締め切りの作業

  4. 翌日以降締め切りの作業

当日締め切りの作業が優先、なのは言うまでもありませんが、重要なのは自分の後工程に誰かがいるかどうか。

これを意識するようになったのは、Web制作会社で働いていた時、前工程の遅れのしわ寄せがくることが多かったのと、その後働いた会社で、他人の確認や承認も含めて「今日中」の仕事を、終業時間ギリギリに投げてくる同僚がいたことが大きいです。

自分だけで完結する仕事なら終業時間ギリギリで終わり！するのは何の問題もないのですが、これ確認お願いします！と終業間際に投げられても、「これチェックするためだけに残業するんか…」となるわけです。

しかも修正箇所が見つかった場合、作業者も残業することになり、作業者もチェック者も会社も誰も幸せにならないんですよ。

一度、定時1時間前に大して急ぎではない作業の完了連絡を受けた後、今日マストの仕事を「これからやりますね！！（くもりなきまなこ）」と言われたときは頭ハゲそうになりました。（そして残業する自分。）

ライフハック的心がけ

バックアップ

Web制作会社を辞め、中小企業のWeb担当として働いて思ったのは、「バックアップ取ってる人、少なすぎ…？（半分冗談）」です。

Webに関する仕事をするのであれば、サイトを修正するにしても、ECサイトの商品情報を更新するにしても、「作業前」のファイルを取っておくことは必須です。

Web制作会社であればテスト環境があったり、バージョン管理ツールを使用しているので問題ないですが、小さい会社はそういったツールを導入していないところがほとんど。

Webはファイルをサーバーにアップした時点で即公開される世界なので、間違ったときにバックアップがないとすぐに戻せません。軽微な作業なら修正箇所を覚えていられますが、商品の価格など、売り上げに直接かかわる項目をCSVなどで一括変更した後、データがミスっていた場合は致命的になります。人間はミスする生き物です。

普通の資料作成などでも基本的にはバックアップをとるようにしています。紙の資料と違って、データは「かさばる」ことがないというのも利点です。ただし、仕事が完了したとき、またはバックアップを作成後数か月経過し、問題ないと判断できたらきちんと削除します。

機械に頼る

全部自動化だ！複雑なツールを作るのに時間をかけろ！と言っているのではなく、人間が苦手なことは機械にお願いしましょう。ということですね。

FAX資料などアナログデータの文字起こし
昔は泣きながら手打ちでするしかなかった文字起こしも、今は高い精度でプログラムがやってくれるようになりました。PDF化されたFAXや、テキストの含まれた画像をGoogleドライブに放り込んで変換すれば、概ね正しくテキストが出力されます。もちろん完璧ではないので、その後の精査は人間の仕事です。

詳しくはGoogleドライブのヘルプ、PDF や写真のファイルをテキストに変換するを参照してください。他にも、「OCR ツール」で検索するとツールが出てきますので、お好みのものをご利用ください。

VLOOKUP（などのExcelの関数）
「あのエクセルのデータとこのエクセルのデータを統合して…」「あっちのエクセルのデータをこっちのエクセルのデータに挿入して…」などの作業をコピペでやると、今は大丈夫でもいずれミスします。人間はミスする生き物です（2回目）。VLOOKUPを使いましょう。

慣れるまで（特にエクセルになじみのない人）は結構厳しいと思いますが、これを知っているのといないのとでは業務精度がかなり違います。
自分もまともに使えるようになったのはここ1年くらいですが、データを引っ張ってきて表示、他にも合計、平均値…など、電卓を手でたたく作業は極力減らしてエクセルにお任せです。

差分比較ツール
私が使っているのはWinMergeですが、この手のツールは非常に便利。先程書いた「バックアップ」がここでも役に立ちます。
要は、作業前（バックアップしたファイル）と作業後のファイルを比較して、「正しく修正されているか」「指示された箇所以外が変わっていないか」をチェックします。

さすがに画像は比較できないのでテキスト限定になりますが、自分のした作業が間違いないかどうかのダブルチェック（もちろん目視でもチェックします）に使っています。

以上です。

ああ、ついに3,000文字超えていてヤバイ。

#仕事の心がけ


役に立ったらサポートしていただけるととってもうれしいです。