今回は前回の前編に続き、展示会オペレーション編-後編-をお届けいたします。

前編をまだ読んでないという方は、下記をご覧いただけると、本noteの内容の理解がより深まるかと思います。

下記が後編の目次となります。

▶さらなる改善への障壁

Sansan＋Sansan Data Hubを導入したことにより、これで展示会のオペレーションにまつわる全てのお悩みが解決！！

というわけにはいかず、、

どういうことかというと、”既に顕在化していたが、どうしようもないと思っていた課題”の改善に挑まなくてはいけなくなりました。

では、既に顕在化していたが、どうしようもないと思っていた課題とはなんなのか？
展示会やイベント後のリードtoアクションの大原則は、”どれだけ早くお客様にアプローチができるか”これに尽きます。

それを実現しているがために発生している、そして解決することが難しい課題がありました。

その課題とは下記3点となります。

実際になにが課題だったのかを順番にご説明いたします。

▶①展示会で接触したお客様のアプローチ状況を追うのが大変

1つ目が展示会で接触したお客様のアプローチ状況を追うのが大変という課題です。
お客様に状況によって検討フェーズが分かれますし、お客様が自社サービスに興味があるかないかによって、お客様へのその後の対応は最適化されていくと思います。

展示会では主に名刺を交換するので、名刺を分類することでまずは判別を行います。
この分類というのは、Loglassのサービスへの興味関心度合いによってわけております。
改善前は下記の4つの分類しか有りませんでした。

ここで生じた課題は、各ステータスにおいて誰がどう対応するかが不明確だった点です。

要するに、Sはアポイント確定済みという分類ですが、営業担当がそのまま商談を行うのか、それとも別の担当が行うのかが不明確だった。
Aについても、商談確約はいただいているが、アポイントの確定までを営業が全て行っているか、100％は把握できない。

そこで、まず最初にテコ入れしたのが分類の変更です。
簡単にまとめると、SとAの分類を細分化し、D区分を追加しました。

現在弊社では、名刺のステータスを計7つに分類しております。
包み隠さずお伝えすると下記になります。

こちらで”動向を追うことが困難”という課題は半分解決ができました。
何故半分？というと、分類によって追えるようにはなったが、結局その分類名刺の取得担当にわざわざヒアリングをかける必要があったからです。。

▶②営業のお客様対応後のメモ記載に手間がかかる

上記のようにステータスをわけたとしても、結局はS、A、Bの分類については、お客様の対応をした営業がお客様とお話した内容のメモを記載しなければISは動けないということになります。

これは何が手間だったかというと、お客様の対応後、Sansanで名刺をスキャン→データベースに反映後（データ化未完了でもOK）に、名刺のメモ欄を開いて申し送り事項などを記載する、このような作業が発生しておりました。
実際のところ、お客様の対応が続くとこの作業が溜まってしまい、どこかでツケを払う必要が生じてしまいます。

実際に営業が上記フローを行うのにどのくらいの時間を要していたか、それを改善することで得られる効果は下記のとおりです。

ここも改善することで、展示会場でのお客様対応の時間が増え、約10件の商談を生み出す可能性があります。
本来は、わざわざSansanを開いてメモを記載する必要なんてなく、お客様対応時に合わせて申し送るをすることができれば最高なんですよ。さらにそれがSalesforceに自動連携されれば最高。。。。

次の課題が一番大きなもの。。。。

▶③お客様へのフォローに多くのIS工数が発生している

Bの分類については、基本的にはデモ担当からアプローチをしないので、早期にお客様との接点を持つためにIS担当が1日20件〜50件ほどSansanからメールアドレスをコピーし、営業が記載したSansanのメモ内容を見て個別カスタマイズしてメールを送っていました。
さらにそこにAの分類の対応も入ってくる。。

本来であれば、この時間を見込みお客様への架電に使うことができれば、アポイント数が増加するはずです。

正直、MAを使えばいい話なんですが、名刺のデータ化までの時間がかかること、MAをセットしてメールを配信すること。
これらの時間を待たずして最速でアプローチをするためには、人力を使うしかない。。
これは泣いても解決しない問題。。。

実際ここにどれほどの時間をかけていたのか、この課題を解決することで生まれる効果はというと、下記のとおりです。

このフォローアップの時間さえ削減できれば、9件の商談を新規で生むことができると考え、そこから受注率を考えると1件の受注も期待できるようになっている。

①〜③の課題、正直この課題はどこの企業も感じていらっしゃるかと思います。僕もこれらに頭を悩ませており、どうすれば現状の質を担保した上で工数を削減でき、業務効率化＆成果最大化につながるのか、、、

理想像としては下記の通りであり、これをできるDXツールが世の中にあるはず！！と思い様々検討しておりました。
まさにこれができれば、展示会業務を効率化できるだけではなく、効果も最大化できることになります。

そんな暗闇の中に一筋の光が刺しました。
そのツールの名は・・・

クリエイティブサーベイ社が提供する、営業を強くするアンケート「Ask One」です。

▶展示会オペレーションを効率化することができる「Ask One」とは？

こちら、実はSansan時代にクリエイティブサーベイという名のツールを使用しており、当時はアンケートツールとしてしか利用しておりませんでした。

アンケートツールとして培ったウェブフォームとしての汎用性にビジネス商機を見出し、展示会やイベントやランディングページなどとしても使えるようにアップデートしたツールが「Ask One」となります。

こちら何がいいかというと、私がやりたかった展示会業務の効率化と効果最大化、なんと、これが実現できるんです！！！

では、このAsk Oneをオペレーションの中に組み込むことで3つの課題をどう解決でき、どのような効果を生み出したかをご紹介いたします。

▶「Ask One」を利用したオペレーション＆効果

まず最初に下記のようなオペレーションのASIS、TOBEを描きました。
現状のSansan運用ではカバーしきれないところを自動化する流れになっております。

なにかどうなったのをわかりやすくご紹介するため、冒頭の3つの課題に対するBefore→Afterを下記に記載いたします。
※Beforeの課題について、多少肉付けしております

①展示会で接触したお客様のアプローチ状況を追うのが大変で、各ステータスにおいて誰がどう対応するかが不明瞭だった

②営業のお客様対応後のメモ記載に、1回の展示会あたり450分の時間がかかっていた

③ISの事後フォローに、1回の展示会あたり約47時間かかっていた

下記が実際の分類ごとのアクションです。

下記、クリエイティブサーベイのサンプル画面とISへの情報共有メールです（アンケート終了後、即座にこれが送られます）

上記のように、S〜Dの分類に対して即時アプローチができることによって、どの展示会出展企業よりも真っ先にアプローチをすることができるようになりました。
なんてったって、お客様をお見送りした数分後に、お客様のメールアドレスに詳細や資料が届くので、お客様の体験としてかなり好印象なものになるはずです。

▶まとめ

Ask Oneを使用することで、顕在化していた展示会オペレーションにおける課題を解決することに成功しました！

1点補足すると、、初回は全て上記のようにやったのですが、Ask One側のSalesforce連携、Sansan連携の機能不足により、一部が意図した形になりませんでした。

そのため、現状はPardot、Salesforceの直連携、Sansanの直連携を取りやめておりますが、これはAsk One→取引先責任者の自動作成機能。Ask One→Sansan連携の機能が充足されれば、本来やりたいフロー図が実現されるようになります。

今後の機能開発への期待もあるんですが、それでも以前に比べてかなり効率化されましたし、①〜③の解決に関しては賄えております。

ただし、これでオペレーションが完璧とは思っておりませんし、今後はChatGPTを使ったオペレーション改革も行おうと考えております。
さらなるログラス社の進化に乞うご期待ください！！

最後に、改めてここまでの展示会のオペレーション改革にご尽力いただいた、ログラスの皆様、本当にありがとうございました！
あとは結果を出していきます！！

以上で展示会オペレーションの後編を終了させていただきます。
参考になったという方は是非いいね＆コメントをいただけると幸いです！
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ここでは公開していない部分や、言えない部分などたくさんあるので、もっと深く知りたい！という方がいらっしゃいましたら、ご連絡ください。

また、ログラスは「いい景気を作ろう。」というMISSIONと、高い事業目標を常に掲げています。
より成長できる場であることは間違いないですし、他職種からマーケターになりたい、マーケターとしてのキャリアや実力を磨きたい！という方を大大大募集しております！

少しでもご興味ございましたら、まずはカジュアルにお話できると幸いです！（もちろん、転職抜きにしたお話もお待ちしております）

まだまだログラスマーケティング部のプレアドカレも続くので是非御覧ください！！休日明けの明後日、24日（金）は、3度の飯よりラーメンが大好きなデジマ芸人、ログラスの新井さんから素晴らしいnoteが上がってくるかと思います。皆様、お楽しみに！！