複数の仕事を持つ人に送るマルチタスクの考え方

こんばんわ。INST石野さん運営のサロンに入ってサロンメンバー特典として釣ったばかりの美味しいワラサを刺身でいただきご満悦の石倉です。

今日はどうやってマルチタスクこなしてるんですか?と聞かれることが多いので、自分なりの考え方を書いていきたいと思います。

昨今、自由な働き方をしていいんだよ、という流れの中で副業/複業をしている人もだいぶ増えましたし、1つの会社に所属していても複数のクライアントをかけもったり、複数の部署の仕事を兼任したりといった方は多いはず。

今は「マルチタスクが当たり前の時代」なのです。だからこそマルチタスクをどう考え、どう対応していくかで大きな差につながると思うので、マルチタスク力をどうあげるか?というのはこれからの働く人にとっての大きなテーマだなと思います。

一応、私の状況を簡単に紹介すると
・株式会社キャスター取締役とその子会社である株式会社働き方ファームの代表を兼任
・役員として管掌してる事業は5つ
・そのうち事業責任者兼任は3つ
・役員の仕事の他に個人で有料マガジン含むnoteや@人事での寄稿、プライムニュースαで隔週レギュラーのコメンテーター、イベントや勉強会の登壇は月3本くらい

と、わりとマルチに仕事してます。
よく社内のメンバーから「石倉さんは3人いるらしい」とか「botなんじゃね?」とか言われるくらいなのでレスは遅くなくどこにでも出現しているように見えるようです。

そんな状況ですが、
週の半分以上は子供が寝る前に家に帰れますし、うまいことスケジューリングできた時は週に1.2回は夜ご飯も一緒に食べられてます。(ヤバイ時は本当にヤバイけどw)
我ながらマルチタスクは苦手ではないな、と思ってましたがやたら人にコツを聞かれるのでこれはもしかしたら自分はマルチタスクが「得意」なのかもしれません。
そんな私がどう考えて仕事してるか、少しでも参考になれば幸いです。


1、場所、曜日、時間を固定しない


当たり前ですが複数の仕事をする際にどこかに行かないとその仕事ができないという状況は非常に効率が落ちます。
マルチタスクをしていく上で必要な考え方は「1分単位で自分の時間をどのタスクに使うか自由に選べる」状況を作れるか、にあります。

A社からきた質問に回答して、次の5分でBさんからの日程調整して、次の10分でCさんとメッセンジャーでやりとりして、、、
のように小さい単位で時間を複数の対象に振り分けられる状況を作ることは非常に大事です。

そういう意味では
月火はA社の仕事、水木金はB社の仕事、のように曜日を固定したり午前中はD社で午後はEさんでのように時間を固定するやり方もあまりオススメできません。

マルチタスク状態では対象の相手となる全ての人に同時に対応してるような状況を作れるか次第で相手の印象がガラッと変わりますし、仕事の進みも全然変わるからです。

そういう意味では、ミーティングは多すぎないほうがいいですね。60分なら60分固定されてしまうので。
ミーティングしなければならないこと以外は極力しないというのもポイントです。
そして個人的にミーティングしなければならない状態=ホワイトボードを使うような話、の時だけだと定義してまして、それ以外のことはチャットで済ませるようにしています。(そうならないことも多いんだけどw)


2、タスクの優先順位はつけない


マルチタスクが苦手な人の特徴に「タスクの優先順位をきっちり決めようとする」というものがあると思ってます。

よくある緊急度と重要度でプロットしてやっていくやつですね。あれをやってる人でタスク処理が早い人を見たことがありません。

マルチタスクの基本は「すぐやる、すぐ返す」です。メールが5通、Slackが3通、メッセンジャーに2通きてる、どれから返そうか、、まず優先順位をつけるために全部読んでそこから考えよう、みたいな人は今すぐやめましょう。

さすがに複数ツールをまたいで1つずつ処理するのは効率悪いので、メールだったらメールの5通を今すぐ返す。次にSlack3通返す、など片っ端から処理していくのがポイントです。

この時に返信内容に悩んだり、やらないといけないけど考えがまとまらなかったりといったことがあると思います。
そういう時、私は1つのルールを決めてます。

「5分考えてわからないことは聞く」
「その間、相手にはいつまでに返すね、という返事だけしておく」
の2つ。

5分考えてわからないときは、だいたい自分が過去同じようなパターンを経験してなかったり理解できていなかったりしたときなのでそれ以上考えても答えは出ません。
なのでスパッと諦めて誰かに聞くか調べるか、相手に時間くださいという、がいいと思います。

自分の思考や知識も大事ですが、仕事で成果を出すために自分の頭だけを使わないといけないというルールはありません。
自分の頭で考えてわからないものは周囲の頭を使って解決したほうが本質的、かつ早いです。なので、5分以上わからないことをウンウン考え続けるなどはしなくてもいいかなと思います。(じっくり考えるべき戦略とかそういうのは話が別です)


あとコツとしては、同じ種類のタスクをまとめて一気にやってしまうのはオススメですね。タスクを単純な作業に変換してしまうことでスピードが上がりますので。


ルールの話でもう1つ。
私もこれは後回しにすると決めてるタスクがあります。それは、

・スプレッドシードなど含め数字を扱う時
・資料を作る時
・その他成果に直接関係ない仕事

この3つはまとまった時間に一気にやるのが効率がいいので、なるべく連絡の来ない時間を確保して一気に仕上げる、ということを決めてます。(なので毎週金曜17時までに部署の数字出して、という経理からのタスクは毎回遅刻です。。すみません)


3、ショートカット、関数、タイピングスピードを舐めない


これは単純にオフィススキルの話なんですが、これ想像以上にみなさん苦手な人多い印象です。

私はほとんどの操作をショートカットなどで行うのでマウス作業というのはあまり使いません。
また二回以上集計したり計算が必要なものは作るときに全部関数入れておく、などもそうですね。

あと意外にもめちゃくちゃ効果的なのがタイピングスピードをあげること。
私もスピード上げるためにタイピング練習用のソフトで定期的にやったりなど、スピードが落ちないような努力はしています。

スマホでフリック入力できない人などは、スマホから仕事の連絡返すのも遅くなるでしょうし、こういったハック系のスキルを舐めずに高めていくのはめちゃくちゃ大事ですね。


おまけに。ひとつとても大事なこと

これはすごーく大事な心持ちなのですが、
「仕事が終わると思わないこと」ですね。

現代で働いてる人はとても忙しい人が多いです。タスクや仕事は細切れになってますし、連続でどんどんたくさんの仕事が生まれてきます。

そんな中で苦しくなるのは
「全然仕事が終わらない、今日も終わらなかった」などと考えて自分を追い詰めてしまうことです。

もちろん約束した仕事はやるべきでしょうが、それでも「仕事は終わらなくて普通」です。別に今日終わらないと死ぬことはありませんし、おおごとになるようなことも少ないです。

なので、
仕事は終わらなくて普通、だけどまぁ今日はなんとなくできたからok、と毎日過ごすことが翌日以降のやる気にも繋がりますし、仕事をしてても辛くなりません。

仕事はその日に終わらなせなければならない、というのは幻想なので、終わらなくて普通。
そう思えるかというのはとても大事な心持ちだなーと思います。


今日はいつもと違うテイストの記事になりましたがいかがでしたでしょうか?
少しでもお役に立てれば幸いです。

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