最近は、人手不足のため、どの企業でも人材確保が難しくなり、生産性の向上がますます求められています。

先日、コンサル先企業の幹部メンバーと一緒に業務の簡素化と効率化について考えました。
・支障が出ない業務は何か？
・時間を減らせる／時間を掛けすぎている業務は何か？
・担当を変えることで効率化できる業務は何か？
・集約すれば効率化できる業務は何か？
・順番を入れ替えれば効率化できる業務は何か？
・デジタル化で効率化できる業務は何か？
・ルールを定めれば効率化できる業務は何か？
・共通化／マニュアル化すべき業務は何か？
・やり方を変えることで手間を減らせる業務は何か？
・外部委託の費用対効果が高い業務は何か？

デジタル化による効率化は最近ではよく行われていますが、このような取り組みを通じて重要なのは、業務自体をやめるか、もしくは掛ける時間を減らすことだと思います。

一つの仕事にじっくり時間を掛けて精度の高い仕事をするという考え方は素晴らしいですが、時間をかけすぎると生産性が低下します。時間は有限です。入社当初で他の業務がないならまだしも、求められる水準をはるかに超える仕事をして他の重要な案件に取り組めなくなるような状況になってはいけません。特に職人気質の方はオーバースペックな仕事になりがちなので注意が必要です。

以前、ある会社の経営会議に参加した際、管理職の方が非常に重厚な会議資料を作成してきました。メンバーからは立派な資料だと評価されましたが、私は「この資料を作るのにどれくらい時間がかかりましたか？」と聞いたところ、３日間かかったとのことでした。社長からは一生懸命なのは嬉しいが、社内向けの資料に3日もかけなくてもいいと指摘がありました。

このようにオーバースペックな仕事は、ホワイトカラーの仕事によく見られます。生産現場と違い、作業の標準時間が不明確で、業務の内容が見えにくいという特徴があるからです。
生産性の高い現代で、自己満足のオーバースペックな仕事になっていないか、一度点検してみることをおすすめします。