前回の記事で紹介した続きになります。

今回の記事では、校務で運用しているGoogleカレンダーに年間予定や月予定といったまとまったイベントを一括でカレンダー登録する方法についてお伝えします。

GASを組み込んだスプレッドシートを使うことでいとも簡単にイベント登録ができます！

ささの勤務校での運用イメージ

　私の勤務校で実際に使用しているgoogleカレンダーを活用した「①共有カレンダー」を軸に、「②行事予定表から一括でカレンダーへ登録する専用のスプレッドシート」、そして「③カレンダーへのイベントを各担当者が登録する入力専用のgoogleフォーム（GASプログラム入り）」を紹介します。以下に簡単な運用イメージを用意しました。

なお内容が多いため、今回の記事では②について、その準備や導入方法についてお伝えします。

運用の具体②行事予定表から一括でカレンダーへ登録する専用のスプレッドシート

行事予定を管理する教務主任を味方につける

　運用イメージにある通り、学校の行事予定については基本、教務主任さんがエクセルで年間予定や月ごとの行事予定を作成・管理しています。基本は紙ベースで会議の際に配布されます。

このエクセルデータで作成した学校の行事予定をこのあと紹介する専用のスプレッドシートにコピペしてカレンダーに登録させていきます。

　昨年度、職員会議にてGoogleカレンダーを使った共有カレンダーの導入を提案しました。その際に教務主任もこの提案に快諾し、今年度は４月の時点で年間行事予定をまるっとこのGoogleカレンダーに登録してくれました。

事前に有志研修として試験運用させておく

提案資料の中にも書いてあるのですが、実は本格的な導入提案の前に、不定期で実施しているミニICT研修の中でこのカレンダーを共有する内容の研修を行っておきました。有志ではあったのですが、どの学校組織でも食いつきのよい先生はいるものです。

興味のある先生を集めて、実際に試験運用と言う形で進めていました。ご自身のスマホアプリにグーグルカレンダーが入っている先生が多かったため、 参加された先生方のスマホの中にも、この予定が共有できるような設定をみんなでしました。

このミニ研修で行ったことで、一部の先生方が使用感を伝えてくれることで、スムーズに会議でも承諾されたのかもしれません。やはり、本格導入の前に試験導入は有効であるでしょう。

先人の開発したファイルを活用する

　もちろん１件１件手入力で登録することもできますが、そんなことしなくても世の中の先人たちはとても有益なスプレッドシートを開発してくれています。それを活用しない手はありません。

活用させてもらったのは以下のサイトから頂いたスプレッドシートです。ダウンロードが可能です。ゼロから作らなくてもよいし、このシートのスクリプトを見ることも勉強になります。

坂本先生が運営する「ともかつのノート」

　私はここで紹介されているファイルに紐づいているコードをさらにカスタマイズさせていただき、使用しています。あまり複雑にならないようにしました。具体的には、開始時刻と終了時刻を伴わない終日イベントの形式にするように書き換えました。（createAllDayEvent）

くわしくはリンク先のnoteでコードの紹介がされています。

ちなみに、安藤先生が運営するYou Tube「GIGAch」でも同様のスプレッドシートが概要欄からダウンロードできます。また、動画をみていただけると実際の挙動がわかりますので参考にしてください。

話はそれますが、初めてこの動画を見たときの衝撃は忘れることができません。そういえば、私がGASに興味をもつきっっかけになったのが、この安藤先生のYou Tubeだったのです。