この記事は僕が勤めている会社「エヌ次元株式会社」の、2022年Qiitaアドベントカレンダー2日目になります。

アドベントカレンダーの詳細は、こちらをご覧ください。

エヌ次元はコロナ禍をきっかけに、2020年からフルリモートの会社に移行しました。
渋谷に本社オフィスがありますが、現在は役員陣及びバックオフィスのメンバーが、必要に応じて出社する程度です。

また今年の6月には、地方創生・IT振興を目的に、新潟県佐渡市にオフィスを開設しました。地元の人材及び、移住希望者（面接時に案内→合意の上です）の採用も行なっております。

この様に日本全国から集まったメンバーで、毎日オンラインで仕事をしています。

今回はそんなエヌ次元の紹介も兼ねて、フルリモートの業務を円滑にするために、自社で活用しているツールを紹介します。

基本ツール

日々メンバーが使用している、業務の起点となるツールです。

1.Google Workspace

オフィスツールは、基本的に「Google Workspace」を使用しています。 
※一部のプロジェクトでは、取引先の事情により例外的にMicrosoft365も使用しています。

社内チャットはGoogle Chatを使用し、メンバーのスケジュールもGoogleカレンダーで管理しています。 データもローカル環境やオフィスのハードディスクには置かず、Google Driveの権限設定を細かく行い、クラウドで全て管理をしています。

また、クライアントをGoogle Meetに招待し、そこでオンラインミーティングも行いながら、大半のプロジェクトを進行しています。

2.Backlog

プロジェクト管理ツールは「Backlog」を使用しています。
プロジェクトや課題の管理に加え、使用した工数の管理や、wikiによる情報の集約も全てBacklogを活用しています。

また技術職だけではなくバックオフィスのスタッフも例外なく、Backlogでチケットを立てて日々の業務を行っています。様々な定型業務が存在しますが、課題テンプレ－トやボットによる自動起票を活用し、業務効率化も図っています。

3.Gather

コミュニケーションの起点として、バーチャルオフィスツール「Gather」を活用しています。

エヌ次元におけるリモートワークの理想としているのが、「オンラインでもオフラインと同じ密度のコミュニケーションを図る」ことです。
そのためには、メンバーの状況がある程度は可視化され、フレキシブルに集まって話ができるGatherが現状は最適解と考えています。

おまけで、ある日の「エヌ次元Gatherオフィス」をチラ見せします。

4.Figma

UIデザインツールは「Figma」を使用しています。Adobe XDから、ほぼ移行が終わりました。オンライン上でコラボ作業ができる点、ブラウザでも使用できる点、データ共有が容易な点のポイントが高いですね。ワイヤーフレームやプロトタイプ作成にも活用しています。

学習コストはそれなりに高く感じるので、エンジニアを含めて使用できるメンバーを増やすことが今後の課題です。

5.Bitwarden

各プロジェクトのパスワード管理は、セキュリティ対策の観点も含めて、「Bitwarden」で管理し、全メンバーが使用しています。

バックオフィス系

次にバックオフィス関連のツールを紹介します。

6.freee

主に勤怠打刻、有給等の休暇申請、従業員の個人情報管理、給与計算に「freee」を使用しています。（正確には年明けから全社導入） 
それ以前はSmartHRとジョブカン、Googleスプレッドシートによる自社ツールを活用していました。

7.CloudSign

取引先と合意の上で、オンラインで契約書の締結が可能な電子署名ツール「CloudSign」を使用しています。 書面の契約書が必要となる企業様もまだ多いので、その場合はオフィスにて押印→製本という、従来通りの対応をしています。

8.Amazon Business

全メンバーに「Amazon Business」のアカウントを付与し、備品や書籍の購入を行っています。経費精算の頻度を減らす動きをしており、Amazon Businessは請求書払いができることが、最大の利点になります。

9.atena

「atena」は郵便の受け取りをオンライン完結するためのサービスです。
オフィス不在時に届いた郵便物をatenaが回収し、管理画面に反映してくれます。

データで問題が無い郵便物は、そのままPDF化しダウンロード、またメンバーの自宅など、オフィス以外の住所に転送もできます。そのため、オフィスにいない状態でも郵便物の受け取りが可能になります。
※一部対応できない郵便物や、オフィス受け取りが必要なものを除く

10,11.ヤマト運輸・佐川急便の宅急便サービス

「ヤマトビジネスメンバーズ」「佐川スマートクラブ for Business」といった、各配送業者のサービスも活用しています。
これで何ができるかというと、メンバーや取引先から発送された配送物の受取日を、都合に合わせてオンラインで変更が可能になります。

営業関連

営業に関するツールも2つ使用しています。

12.MakeLeaps

見積書・請求書は全て「MakeLeaps」を活用して、発行しています。
かなり細かく見積書項目を設定し作成ができるのと、請求書送付もMakeLeaps上で取引先へ送付が可能です。

13.Sansan

「Sansan」を活用し、名刺をオンライン化しています。 リモートワークの普及で名刺交換を行う機会は減りましたが、取引先情報を一元管理できるという点で役に立ちます。また、登録した取引先の広報・IR等の企業情報がニュース配信されるのも便利です。

プロジェクトによって使用

その他には

• Zoom

• Microsoft Teams

• Slack

• Chatwork

といった、オンラインミーティングやチャットツールも、クライアントや取引先の状況に合わせて活用しています。

この様にエヌ次元では多数のオンラインサービスを活用し、業務効率化・生産性の向上・コミュニケーションの密度向上を図っています。

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