社会人なりたてのほやほやの頃、「報（告）・連(絡）・相（談）」が大事と習いました。突然リモートワークを命じられて、「やったー！南の島に行ってリモートワークするぜ！」という強者がいる一方、ほとんどの人はガラッと変わってしまった勤務形態に戸惑いつつようやく慣れてきたというところではないかと思います。

私自身は外資系企業に勤めていて、上司も同僚も全員海外というちょっと変わった勤務形態ですので、普段やっていることがお役に立つかもしれないと思い、書いてみることにしました。

報告・連絡・相談にどんな工夫をしているのかご参考にしてみてください。なお、文中ではいくつかツールの名前も書いていますが、同じことができるツールが自分のチームであるのであれば、使い慣れたものを使ってください。

報告

報告にはいろんなレベルがあります。何かに手をつけた、病気になったから休みが必要、何かが終わった、問題発生など様々な内容があります。

チーム全体の状況の把握

管理する側からすると、何が起こっていて、何が問題で、いつごろ終わるのかを素早く知りたいわけです。皆がチーム全体の状況をざっと知るために、私たちのチームにでは、Confluence 上に自分の作業状況を最低週に一度書き込むことになっています。これだけでカバーできない場合は、隔週の電話会議やここのメールなどでやり取りしています。

書き込む際に1つ約束があって、1行で案件を、1行で現状を書くことになっています。案件には「作業中」「待機」などの現在の状況を含めます。イメージとしては以下のような感じです。

・（作業中）ログイン時に発生するエラーについて　(案件番号 12345)
　　・（状況）お客様から発生時のパケットキャプチャ収集が到着、解析中
・（待機）　コンプライアンストレーニング
　　・（状況）x月y日にリモート開催に変更、開催待ち

2行で書くのは、人数がそれなりにいるので管理職が読み切れないと言うこともありますが、ほとんどの件は別途、案件を管理するシステム（チケット管理システム）で管理しているためです。こちらは、テキストで原始的に管理しているので、チケット管理していないものも登録できます。

プロジェクト管理とか進捗管理とかのツールがあり、皆が使い方に慣れている場合は、そちらを使った方が良いかもしれません。

個人の状況や個々の案件の報告

個人の状況や個々の案件の報告には、Slackと呼ばれるチャットのツールとメールを併用しています。

Slackは通常のチャットのツールと同様、長いメッセージにはむきません。ですから、「ちょっと報告・連絡」に使うのにむいています。チャットのツールは、製品や会社の方針にもよりますが、記録が残らなかったり、一定期間後記録が消えたりすることもあります。ですから、メールやConfluence上に文書を残すことも併用しています。

緊急事態！

大きなトラブルが起こった場合、Slackなどを使って連絡をします。メールでフォローしたりもします。ですが、本当に緊急事態の時は電話会議です。

Zoomのようなビデオ会議は顔色も見えて本当に有り難いですが、回線が細い国の方もいるので、音声だけの参加もあります。あと、多分集合住宅の皆様は、今後いろんな皆様がリモートワークを始めると、建物全体のネットワークが混む可能性があるので、安定しないようなら、音声参加にしましょう。

電話会議の場合、タイプしている音とか、くしゃみとか、マイクがいろんな音を拾います。発言しないときはマイクをミュートするが基本です。皆が音声を聞いているので、可能な限り雑音を防ぎましょう。

連絡・相談

連絡・相談のうち「明日休むよ！」と言うような話は、割と気軽に Slackで連絡したりしています。一応チームのカレンダーもありますが、四六時中見ているわけでもないので。

個別の案件の相談は、メールだったり、Slackだったり、あるいは電話(Zoom)だったりします。

以前のチームでやっていてことは、「雑談」チャンネルあるいはチャットルームを作っていました。ここは何でも書いて良くて、単なる雑談から、TEDでこんなもの見つけたとか、「この文書のここの部分はどう言う意味？」と言うことまで何でもありです。また、「初歩的すぎて広い範囲で聞くのはちょっと」というレベルの質問や、「神様レベルの技術者にはききづらいネタ」とかも気軽に質問できる部屋でした。

オフィスのように、振り返って「ね、そいう言えばさ」とやれないので、それを補完する意味もあります。気軽に飲みに行ったりご飯に行ったりできないので、意外と非公式なコミュニケーションは大事です。

ちょっと資料が見つけられない時に気軽に聞けたり、自分の考えを試すために話す相手は大事です。チャットは割り込まれて生産性がおちると言われがちですが、ずっと開いたままのチャンネルがあるのは意外と大事なのではないかと思います。

蛇足

インドのスタッフは午後3時くらいになると手が空いている人が集まってお茶を飲む習慣がありました｡最近はそういうことができないので、私のチームでは時折チームビルディングの意味でちょっとしたレクリエーションをやったりします｡もちろん、緊急事態が優先です｡