職場が変わったことで、日々新しい環境を楽しみながら、感じたことを記事にしています。皆さんに共感いただけるとうれしいです。
前回の記事も併せて読んでいただければ、さらにうれしいです。

今回は前回に続き、感じた職場の課題について、書きます。

チャレンジ精神

チャレンジ精神は不要？必要？

いまの職場は不動産関係で、管理業務は主になっています。
どちらかというと法律や規定等で決められたとおりで実施することが多く、変えられることが少ないです。
例えば、契約書の作成において、所定の書式や条文で作成され、勝手に内容を変更したりすることはできないです。これは当たり前のことですが、長くこのように働いていくと、考え方も固まってきて、現状について、課題があっても、変えようとしないのも当たり前になってきます。
ですので、このような業務内容でも職場環境でも変えられるところはチャレンジして、変えるべきと思います。チャレンジ精神は必要です。

何にチャレンジしたいのか（課題解決）

すでに書かせていただきましたが、今の職場には、とにかく紙ベースの書類が多いです。その作成や管理に手間がかかっていることについて、もっと便利にできないかと常に思っています。
まず、私は感じこと（課題）を整理しますと、
①ペーパーレス化
②書類管理の手間を省ける
③資料作成のデジタル化

課題解決するのに何が必要

共通認識

まず、自分が感じた課題は、本当に職場において解決する必要あるのか。
もしかして自分だけそう感じていて、実は変える必要はないのかもしれないです。
職場のメンバーへのヒアリングが必要と思いました。
共通認識として課題を洗い出し、優先順位を決めて解決する、これは課題解決の準備段階として必要不可欠です。

協力者

そして、課題解決するのに、一人の力ではできることが限られているので、周りに協力していただける人がいないと、どれほど素晴らしい解決策も実行までたどりつかないと考えます。
何事にも前向きに取り組む人がよい協力者になるので、ヒアリングの対象者を三人ほどこの条件に見合う方にお願いしました。
①上司A（やりたいことをやらせてくれるタイプ）
②同僚B（前向きで自ら進んで業務に取り組むタイプ）
③同僚C（納得したことについて最後までやり遂げるタイプ）

ヒアリングの結果と課題解決策

ヒアリングの結果

私の感じたことをより具体的に浮かび上がりました。
上司Aには高い視点をお持ちなので、オープン質問で課題と感じたことについて聞いてみました。最初に出たのが、書類の管理であり、ご自身も書類を探しに行ったりされているので、手間がかかっていることや改善の必要性について、体験談を交えて話してくださいました。汗だくで探される姿が目に浮かびます。
同僚Bと同僚Cには実務において、不便と感じたことについて聞いてみました。勤務地が離れているので、会議の場を利用して、三人で話しをしました。二人の共通認識として、時間がかかっている業務について、効率を上げるために何かできるかについてでした。
まず、事務所が離れているからこそ感じたのが、押印のことでした。紙ベースでそれぞれの事務所で押印依頼票を起票し、別の事務所にいる部長の押印をいただくために、原紙を送ったりして、不備があれば、送り返され、再度修正して送ることで、時間のロスが大きいです。
また、物件の公図作成がなかなか時間がかかって後回しになっていることがあるある話として出てきました。これはもちろん私も感じたことで、共感できることです。

課題と解決策

ヒアリングの結果に踏まえ、具体的な課題と解決策について考えました。

　課題１．書類の管理の精度を上げる　（デジタル化）

現状：重要な書類は事務所と別の場所にて保管しています。保管先にどの書類あるのか、把握しきれていないため、必要なとき、現物を探しにいかなければならないのです。移動時間、探す手間、そしていまのような暑い時期に探しに行くことは担当者にとってストレスでもあります。

　　解決策：書類を画像化し、管理番号で検索でき、画像による内容確認　

（優先順位：高）
利用するツール：「DIGITAL TAG」
デジタルタグは、写真やURLを、タグ番号で管理するアプリです。箱の上に物を積み重ねてしまい取り出すのが面倒なときにも、予め箱の中身の写真を撮影しタグ番号をつけておけば、箱をあけなくても写真で中身の確認ができます。

実施方法：書類が多数であるため、作業日を決め（例週一回半日など）、計画的に実施する必要があります。作業完了までは長期にわたるが、完成後管理面の作業効率は大幅に改善される見込みです。

　課題２．押印手続きのペーパーレス化

現状：契約書の押印手続き上は上長押印が必要で、3か所ないし４か所の押印が必要となり、1枚の押印依頼票を起票し、何か所も回って部長や役員などの押印をいただくことになります。時間もかかることですし、押印依頼票も2枚必要で、１枚押印部署控え、１枚押印依頼部署控えとしています。管理の手間も必要となります。

　　解決策：押印依頼票（PDFに）も印鑑もデジタル化

（優先順位：中）
使用するツール：電子印鑑ソフト。
電子印鑑とは印影が画像としてデータ化されたもの、法的効力はありません。社内のデータ書類の確認や荷物の受け取りといった業務に適しています。電子文書を紙に印刷しなくても、パソコンやスマートフォンなどのデバイス上から文書に捺印することができます。
実施方法：低コストで導入できます。社内あるいは部署内提案可決後の実施になります。押印完了までの期間は大幅に短縮できる見込みです。

　課題３．公図作成のデジタル化

現状：１物件につき、敷地の土地の筆数は多数にわたります。敷地図を作成する場合、複数枚の地図を印刷し、切り張りして、1枚の敷地図を作成しています。地図も法務省にて取得するので手数料もかかります（１枚400円弱）。

　　解決策：法務省登記所備付地図データをダウンロードし、可視化に

（優先順位：中）
使用するツール：Ｇ空間情報センター、「公図ビューア for 登記所備付地図データ」
法務省は、全国の登記所に備え付けられている地図の電子データ（「登記所備付地図データ」）をＧ空間情報センター を通じて2023年1月23日に無料で一般公開 しました。
実施方法：無料でデータをダウンロードし、公図ビュアーで公図に変換します。コスト削減につながることが期待できます。

可能性を無限に広げるために

今回は課題を絞り込んで、実現可能性の高いものを選出しましたが、ほかにも大なり小なり、課題があるかと思います。日頃よりこれを解決するために何か使えるツールなどないかとアンテナを立てて、情報収集します。
また、収集した情報を部内において共有し、よいアイデアを引き出すきっかけにできればと期待しています。一番大事なのが、同じ考えの仲間を作り、チームの力でよりよい職場にすることです。これによってこれまで不可能と考えていたことが、実現可能となり、可能性が広がっていきます。

長期的な視点で取り組んでいきたいと思いますので、応援を願いします。