労務のお仕事〜入社手続き〜

マガジンにしてますので、いろいろ見てやってください。

前置きは割愛、入退社でやっていることについて説明していきます!
あくまで私がやってることで所々間違ってるかもしれません。
もしこうしたほうがよいよ〜という事ありましたらコメントなど!

※前提条件として、システム化はしていない、社労士さんもいないことはご了承ください。

入社のときにやっていること

当社の場合、社員が入社した際にやっている主なことは下記。

1.雇用契約書などの入社書類のやり取り
2.社内システムの設定
3.社保の手続き(年金、健保、雇用保険)
4.住民税の手続き

1・2とかはまぁ割愛するとして、「こんな事やってんのか…」と初めて実務をやってびっくりしたのが3・4です。

給与から引かれている「あれ」を手続きしています。

社保の手続きは大きく「年金・健保」と「雇用保険」に分けられます。
給与明細よく見ると、なんか引かれているあれらの手続きです。

大まかには

1.本人からマイナンバーを取得
2.申請書類に記載(今は手書き…)
3.書類を郵送もしくは、持ち込み

これは当社現状すべて「紙」で行っています。
実は、電子手続きができるのですが、諸事情により、当社はまだ未対応。
来年度はやりたいと思います。

そもそも、マイナンバーの取得が法律でガッチガチに決められてる。

マイナンバーの取得は「特定個人情報」にあたってしまうので、取得・保存・利用には法律に従う必要があります。
これまた面倒なんですよね…。
もらうときは本人の身元確認が必要だし、利用記録も残す必要があります。更に面倒なのが「扶養家族」がいる場合。

年金は、一定の条件を満たした配偶者までが本人の支払い範囲で加入の扱い。健保も、扶養家族は一定の条件を満たすと、本人が支払う保険料のみで健康保険への加入扱いとなります。これら届出時に全員分のマイナンバーが必要。
できれば本人からとりたいけれど、扶養家族のってどう身分証明とるの?とか、なんかいろいろ面倒なんです。このやり方正解?っていつも不安になりながらやってます。。。

そして、マイナンバーその他を手書きで記載し、書類を事務センターへ郵送。3週間ぐらいすると健康保険証と加入通知書が送られてきます!

これ本当なのかな…「住民税」

年金・健保・雇用保険については、基本全国同じ手続きで可能です。
が、住民税については、自治体ごとの手続きになります。

会社員の場合、会社が給与から天引きした分を会社が個人の代わりに各市区町村に納付する、という流れになります。
ということは、転職すると、支払い元の会社が変わることになるわけなので、その手続が必要になるわけです。

これ、今どうしてるかというと…。

1.(前職の会社から切り替え用の書類が出てきた場合)それに必要事項書いて、社員の住所のある市区町村へ郵送
2. (前職の会社からの書類がない場合)市区町村のHPから必要書類をDLして、必要事項書いて、社員の住所のある市区町村へ郵送

書類も手続きも市区町村ごととは…って愕然としました。

多分ホントは統一フォーマットでいいんですけど、(実際書くべき項目は基本変わりません)郵送ってなると、どっちにしろ郵送先調べなきゃいけないんで、なんか「これでおくってね」って無言のプレッシャーを勝手に感じて、結局それで作って送るということをやっています。

それも、切り替え用の書類を退職時につくって、本人に渡す会社って意外と少ないんですよね。(私の前職も特にもらえなかったので、気がついたら個人に請求が来た・(´;ω;`))

まぁ、↑の手間考えると、確かにこれはもうやってられんわ、ってなるよね…と私も思うので、無理して「書類ください…!」とは私は言えないと思いました。

たまに転職先の会社から強く言われて、そこまで必要なのは、なぜだろう、と疑問に思いながら、作ることはあります。

しかし、どちらにしろ社員が退社して転職した際は、支払いを止める必要があるので、何かしらの書類は必要です。書いてて思ったけどとりあえず転職きまってるなら作ってあげたら良い気がしてきました。

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ありがとうございます!
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Miki Kamiyama

渋谷の人工知能開発している会社で人事担当(採用、労務、etc・・・)しています。渋谷を中心にで朝活する朝渋のメンバーです。朝渋のことや、趣味(茶道、琴、スキューバ)のこと、読書のこと、色々書ければと思います。

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採用や人事企画と違って、近寄りがたい、ちょっとよくわからない、残業するなとかばっかいう、そんな人事労務のお仕事について書くシリーズです
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