（１）タイトルのつけ方
簡潔明瞭を重視するビジネス文書は、ひと目で内容がすぐにわかるタイトルであることが望ましく、適切な言葉で要領良く中身を表現する必要があります。
理想の文字数としては、20字以内が目安となります。
また、文書の中身が複雑で、具体的な言葉で適切に表そうとすると長くなってしまう場合には、本題の次にサブタイトルをつけるとわかりやすくなります。
 
（２）段落・箇条書きのポイント
■段落
内容に一区切りつけて読ませる段落は、文書を見やすくする効果があります。
改行したら、段落と段落の間に1行スペースを空ける（改行＋1行空き）をすると、より見やすく、内容がわかりやすくなる効果があります。
■箇条書き
簡潔な表現として代表的な箇条書きは、伝えたい内容がひと目でわかるのが特徴です。箇条書きにするには、頭の中が整理されていることが第一条件です。
要点を絞って「誰に」・「何を」・「どんな順序で」伝えるのかを自分に問いかけながらポイントを整理するとわかりやすくなります。
 
（３）句点・読点のポイント
■句点
文章の終わりを示す句点は、「申し上げます。」「致します。」という具合に一文の最後につけます。
一文が長くなってしまいそうな場合は句点で区切って、文を短くするように心がけます。
■読点
意味の切れ目を示す読点についての特別なルールはありません。
「読みやすくする位置に入れる」ことを意識しましょう。
 
 
（４）パラグラフライティングとは
パラグラフライティングとは、１つの話題について書かれたパラグラフ（段落）を組み合わせて、論理を展開していく文章技法であり論文やレポート等に使用されています。
パラグラフライティングのメリットは、主張が伝わりやすいということです。
パラグラフライティング形式の文章は、各段落の先頭文だけを読めば、重要な話の流れをつかむことができます。
全体構成としては、 「序論―本論―結論」の順です。
パラグラフを意識することによって、文章はより論理的になります。
論文が全体として「序論―本論―結論」の形式をとっているように、ひとつひとつのパラグラフも「序論―本論―結論」とすることによって、論理がずれることなく文章を書き進めていくことができます。
 
■序論（トピック・センテンス）：書き手の主張
文章全体に書かれている内容がわかります。
 
■本論（サポーティング・センテンス）：主張の根拠や事例、説明
序論を説明する内容です。
「具体例、問題点、背景、原因、対策、展望」等が述べられます。
 
■結論（コンクルーディング・センテンス）：まとめ
まとめとしての結論が述べられます。
 
【パラグラフライティングの例】
 
僕たちは傘を買った方が良さそうです。（序論）
 
天気予報は雨だし、空は曇っている。しかも空気は湿っています。（本論）
 
雨に濡れて風邪をひかないように傘を買っておきましょう。（結論）