おはようございます、ichihukuです。

確定申告をしています。大した申告をしないのになぜだか時間がかかります。Excel使って集計作業をしたりしているので、Excelといちゃいちゃしている時間を楽しんでもいたのですが、だんだん疲れてきました。

お仕事では、業務の効率化しようなんて言っている手前、家での作業も効率化しようと思います。まずは確定申告での書類整理にフォーカスをあてて作業を振り返ってみたいと思います。

年間通して確定申告に必要な書類を保管する

書類の保管はボックスファイルにしています。この中に3つのフォルダを入れていて、確定申告に必要そうな書類は年間通してそこにつっこんでいきます。

3つのフォルダは①自分の確定申告に使いそうな書類、②家族の確定申告に使いそうな書類、③自分の個人事業の保管書類、の3種類です。

多分サラリーマンのみなさんだと①と②で、書類はほぼ医療費の領収書とふるさと納税の書類となるでしょうか。

確定申告に使いそうな書類とは、日々の医療費の領収書、薬局のレシート、社会保険や年金関係の書類などで、届いたら都度保管しています。

社会保険、年金の関係の書類は、実際には1年分の支払いをまとめた書類があれば大丈夫です。

ただ、私の場合は国民年金、国民健康保険のため、社保の金額の増減が結構重要です。把握のために金額確定のお知らせも一緒に保管しています。

個人事業に関しては主に経費の領収書ですね。今回はここはさらっといかしていただきます。（別の機会にまとめてみます）

以前は年の途中で整理したりしていましたが、結局2度手間なので1年間はただただ無くさないようにフォルダに投げ入れるだけです。

大事そうだけどどうしていいかすぐにわからない書類などもここに投げ入れていますが、あまり色々いれるとあとで仕分けが大変なのでほどほどに。

確定申告に向けて書類を分類する

このボックスからフォルダを取り出し、分類します。分類は3つ。

1.確定申告に必要な書類

こちらは一定期間の保管が必要なものとなります。源泉徴収票や医療費の領収書、社会保険料の控除証明書などですね。確定申告を書面で提出する場合は一緒に提出が必要なものたちのことです。

最近はマイナポータル連携なども増えてきましたので、紙の保管はどんどん減っていくのではと思われます。

私は医療費の領収書以外で最低限に必要な書類はA4の紙に貼って、e-taxの印刷した控えとともにファイルしています。医療費の領収書は一覧だけファイルします。領収書はかさばるのでA4の封筒に入れて別保存しています。

2.確定申告には不要だけど参考にする書類

年金額、国民健康保険、県市民税、介護保険料、固定資産税などの金額通知書は参考資料として保存していますので、確認のために保管しています。
毎年くるものなのでたまってしまうけど、新しいものは必要な時などがあるため保管が必要です。

最新のものは来年の確定申告フォルダにつっこんですぐ出せるようにしています。昨年分は医療費の領収書などとといっしょにA4の封筒にばさっといれて年度ごとに保管しています。

保管期限がすぎたものから処分していくことにしました。

3.確定申告に関係ない大事な書類

これを見つけた場合はがんばって整理して保管します。年に1度の書類整理のタイミングとしているのでがんばります。

書類整理のコツ

このタイミングでいらないものはじゃんじゃん捨てます。必要な書類が送られてきたときの封筒やご案内書類など、必要ないものはかさばるんのですべて捨てています。

特に役所から来る関係の物は何かの案内や金額を計算した根拠となる説明書などが一緒に入ってきたりしますが、ネットでとれる情報であればいさぎよく捨てています。

1年間はただただボックスに書類をつっこむだけですが、日々結構な紙の物がたまってきますよね。ちらし、DM、大事な書類等々です。ちょっと目を離すと紙たちはどんどん増殖するので、気を許してはいけません。

私は郵便物を見たらその場で全部開封し、保管（たとえば確定申告ボックス行き）、何かすぐ作業する、捨てるの3つに分類しています。ほとんど捨てています。目の前に残すのは作業が必要なものだけにします。

以前のうちは、郵便物であふれていました。1回は見るのですが、「あー」と思ってそこに置くので、しばらくたって「あれ」となってもう1度見ることになります。

これにいらついたのでもうその場ですべて捨てることにしました。今は少なくとも見えるところに郵便物がたまっていることは無くなりました。（たまにすぐ片づけすぎて大事なものをしまいこみ、探し回ることはあります）

みなさんは書類整理、どうしてますか？