近年の企業活動では、多岐にわたる文書が生成されます。その中には法律により一定期間保存が義務づけられる「法定保存文書」も含まれます。紙の文書保存に伴うコストや事務的負担を軽減するため、2005年4月には「e-文書法」が施行されました。

「e-文書法」は、法的に保存が求められる文書において、電子文書による保存を認め、これにより書面保存に伴う負担を減少させ、国民の利便性向上を目指す法律です。

通称として知られている「e-文書法」は、正確には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律が2005年4月に施行されたものを指します。

本記事では、「e-文書法」の制定背景やその対象となる文書、電子保存のための要件に焦点を当て、また混同しやすい「電子帳簿保存法」との違いについても詳しく解説いたします。

電子文書法（e-文書法）とは？

デジタル時代の進展に伴い、紙による文書保存に代わり、電磁的記録による保存を認める法律として2004年11月に制定され、翌年4月に施行されたのが「電子文書法」（通称：e-文書法）です。この法律は正式には、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」（以下、e-文書通則法）と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」（以下、e-文書整備法）の二つの法律から成り立っています。

e-文書通則法は、企業や個人事業主などが文書を電磁的記録により保存できるように共通事項を定めた法律であり、これにより様々な法令で規定されている文書保存が電子形式で可能になりました。民法や商法、労働基準法など約250本の法律に基づく文書の保存について、法令を改正せずに電子保存が認められました。一方、e-文書整備法は、e-文書通則法では対応できない約70本の特定法を一部改正し、要件をクリアするようにした法律です。

電子文書法は、保存だけでなく、電磁的記録による作成、保存、縦覧（閲覧）、交付についても規定しています。電磁的記録は、「電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの」と刑法第七条の二で定義され、主に電子式、磁気式、光学式などで作られるデジタルデータを指します。これにはCD-ROM、USBメモリ、HDDなどが含まれ、その特徴は人の知覚では認識できない点にあります。

e-文書法の要件

e-文書法に基づく電子文書の保存には、経済産業省が厳格な要件を定めています。e文書法の要件は、関連する府省によって異なります。しかし、基本的には以下で紹介する4つの要件が基本要件とされています。これらの要件は、電子文書が見やすく、完全で、機密性が確保され、かつ効率的に検索可能な状態で保管されることを保証するためのものです。

文書の電子化保存を行う場合、扱っている文書がどの要件を満たせば良いのかを、事前に確認しておきましょう。

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