有意義なMTGを

MTGはファシリテーターの腕次第で何倍も効率化することができます。
職能に関わらず、誰でもファシリテーションスキルを身に着ける事ができれば、もっと素敵な世の中になるのではないかと思ったので、
これまでアジャイルコーチの人にいただいたアドバイスをまとめたいと思います。

MTGを設定する前に

ファシリテーターは誰？
概ねその会議を設定した人、オーナーが担う場合が多いです。
ファシリテーター不在のMTGは参加者全員が不幸になるのでやめましょう。
ファシリテーター不在だったり、オーナーのファシリテートがいまいちだったら、 **主導権をさり気なく奪い取りましょう。**

手ぶらで会議を設定してはいけません。
ファシリテーターになったら、

- 会議によって何を決めたいのか、何を明らかにしたいのか、目的やGOALを明確にセットしましょう。
- 目的とGOALを事前に参加者に伝えておきましょう。
- 進め方をイメージしておきましょう。どのフレームワークでどのようなタイムボックスで進めるのか、頭に描いておきましょう。

5分で終わるので是非やっておくべきです。
なんとなく始めてだらだら議論するのはダメ、絶対。

フレームワークを用いる

昨今良く用いられるのは付箋を使ったフレームワークです。
アイディアブレストだったらKJ法とか、振り返りだったらプラスデルタとかKPTとか。
フレームワークは先人たちに考え抜かれた優れた手法であることはもちろん
一度ルールを覚えてえしまえばどんな流れで何を決めるのか、参加者全員がイメージしやすいのも良い点だと思います。
また付箋を用いることによって日本人によくありがちな消極的な人も意見を出しやすく、声の大きい人に流されにくい、平等に意見を評価することができます。

タイムボックスを意識しつつ進める

例えばこんな感じです。

- 付箋記入：10分
- 読み合わせ＆グルーピング＆軽く議論：15分
- TRY記入：10分
- 読み合わせ＆グルーピング＆軽く議論：15分
- TRYを決める＆まとめ：10分

何事にも適切な時間があります。長すぎても短すぎても良くない。
タイムボックスを意識することで、ただ発散だけして終わってしまったり、だらだらと議論してしまう事態を防げます。

議事録をやめて、ホワイトボードを使おう

ホワイトボードを有効に使いましょう。ホワイトボードを使う利点は、

- 視線を集め、注目させることができます。
- 文字や絵にすることで情報を俯瞰して見ることができます
- 最後に写真を撮ればそれが議事録になります

綺麗に書く必要はありません。わかりやすければOKです。
全てを書き出す必要はありません。要点だけを簡潔に書き出す事が重要です。
議事録係を作るのはやめましょう。議事録係になった人は議論に参加できませんし、
テキストの議事録を残しておいても後で見返すことは少なく、コストが高い割に活用されません。

その他気をつけること

- 発言する人が偏らないこと
- ただの演説になります。議論するつもりがないなら会議を設ける必要はないです
- ファシリテーターが喋りすぎない、誘導しないこと
- 偉い人がファシリテートするときにありがちですが、答えが決まっているなら会議を設ける必要はないです
- 出てきた意見を深掘って本質を探ること
- いきなりHowやTryを出しがちですが、本当に重要なのはWhyです。議論を深掘りすることで全く違うところに原因があったり、思いもよらぬ有効な手段が見つかることがあります
- 優先度の低い課題に対して議論しすぎないこと
- 常に流れを本流に戻すことを心がける
- 喋りやすい雰囲気を作ること
- 葬式みたいな雰囲気では話しづらいです
- 体を発言者の方へ向け、大げさなほどにうなづくこと
- あなたの話を真剣に聞いている、という姿勢を見せることで発言しやすくなる

おわりに

以上のことをマスターして、あなたも今日からファシリテーター！
会議の質もぐっと向上すること請け合いです！