岡山市の職員をしている「てら」です。

今日言いたいのはこれだけです！
「照会はExcelでやれ！」

役所の仕事って「ゆりかごから墓場まで」と言われるくらい幅が広く，なんなら，僕は「ゆりかごの前から墓場のあとまで」と言ってもいいと思っています。
「ゆりかごの前」というのは，妊婦検診などの事業。「墓場のあと」というのは，以前，紹介したお墓の管理にまつわる事業です。
そういう，市民の生活を支える幅広い仕事がありつつ，他方では，「他都市からの照会に回答する」という，意外とバカにはできない量がある事務仕事もあります。

役所の仕事というのは基本的にはどの自治体も似たようなことをやってますので，抱えている課題も似たようなものが多いんです。
そういうときに何をするかというと，他都市の取り組みを調べて，課題解決の参考にします。
あまりに単純なことや，時間がなさすぎる場合は電話で問い合わせることもありますが，一般的には照会文書を作って，回答様式を作って似たような規模の自治体にメールします。岡山市の場合は他の政令市19市に送ることが多いです。

その回答様式ですが，他都市からの照会はwordファイルが多い。部下から照会の起案が上がってくるのもwordファイルが多い。wordファイルだから記述式なのかと思えば，「選択肢に○つけて」がほとんどだったりする。

…なぜ？

印刷して手書きで○つけてスキャナで読めってこと？
オートシェイプの図形で○を書けってこと？
それ，回答を受け取ったあと，どうやって集計すんの？

と，僕は思うわけです。

僕は，回答様式を作るときは，基本Excelで作ります。
そして，選択肢の番号を回答欄に入力してもらうようにします。
さらに，別シートを作って，そのシートに回答欄を参照させた行を1行作っておきます。
こうすることで，回答を集計するときに，回答欄を参照させた行をコピペしていくだけで，簡単にまとめることができます。

もちろん，wordファイルで照会することが最も効率がいいんならそれでもいいんです。ただ，そのあたりの事情が想像できないwordファイルの回答様式が送られてくると，少し残念な気持ちになります。

Webサービスのアンケートフォームが使えるならそれが1番いいんですけど，それができないなら，照会はExcelファイルがいいと思います。