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医療機関の事務職員として、長い間いろいろな部署を経験しました。 最近はデータベースの構…

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医療機関の事務職員として、長い間いろいろな部署を経験しました。 最近はデータベースの構築、運用にやりがいを感じて業務効率化を楽しんでいます。 ちょっとした仕事のスキマ時間にAccessを触るのが癒しです。 個人ではcoconalaで活動してますのでよろしくお願いします。

0→１　初めてのAccess　その①

ExcelとAccessの違い　～　データベースの概念を理解しよう こんにちは、Accessによる業務効率化を知ってもらいたくて記事を書いています。 coconalaでAccess初心者向けのサービスを出品しています。 Accessを一度も使ったことが無い人向けのサービスを開始しようと思い立ち、まずはnoteに概要を記録しておこうと思った次第です。 ご興味のある方はお付き合いください。 ↓　下にサンプルファイル置いてます。 最近流行りのchatGPTに聞いた答えが秀逸なの

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    • データ入力の効率をあげる

      どうしても紙で発生する情報をPCに入力せざるを得ない場合があります。 若しくはそれが当たり前で仕事をしているかもしれません。 将来的にはタブレットなどで簡単に入力できるようになるのでしょうが、まだまだ紙と鉛筆が情報源になる場面は多くあります。 私が関わった例ではコロナワクチン接種に関するアンケートの集計です。 クリニックに勤務する奥さんが院長から依頼されて持ち帰った案件で、まだ１回目のワクチンの頃の話です。 大学病院だか製薬会社だかの研究のために必要なアンケート集計の下請け

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      • 「クレームは財産」は本当か！？

        クレームに対して場当たり的な対応をして、記憶を頼りに「こんなクレームが多い」とか、あの人は「おかしなことばかり」言ってくる。 などと先入観に満ちた主観を述べているだけでは、いつまでたってもサービスは改善されません。 「みんな今度から気をつけようねー」で片づけてしまっては、やがて風化してしまうのは間違いありません。 発生したクレームを分析して具体的な対策を取ることで、少しずつサービスは向上していきます。 クレームがあった場合、充分な聞き取りをしたうえで、どのような内容なのかを

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        • 子供の頃の「好き」が大人になって役にたった話４

          Basicというのはとても理解しやすく分かり易いプログラミング言語です。 中学生程度の英語力もで意味が分かる命令文（コマンド）しか無く、構造もシンプルです。 そして子供の頃に没頭したことは大人になっても、そうそう忘れるものではないのだということが身をもって理解できました。 勿論BasicとVBAは似て非なるものなので、そっくりそのままでは無いのですが基本的な部分は踏襲されており、簡単な処理を組めるようになるにはそれほど時間はかかりませんでした。 Accessはデータベースと

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        0→１　初めてのAccess　その①

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          子供の頃の「好き」が大人になって役にたった話 ～その３～

          あい変わらずAccessの使い方は分からないけれど、時間があるときに開いては何かのデータを打ち込んで、どのようなことが出来るのかを確かめていました。 テーブルの見た目はExcelと同じ感じなので、何となく使えそうな気がしてきました。むしろデータを入力するにはExcelよりも使い勝手が良さそうな気がします。 実際、Accessではフィールド（Excelでいうところの行見出し：一番上の行のデータ名）を定義してやれば、後は１行ずつ入力できるのでExcelよりもデータ入力がしやすいの

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          子供の頃の「好き」が大人になって役にたった話 ～その３～

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          子供の頃の「好き」が大人になって役にたった話　～その２～

          パソコンの購入を許されてからは夢のような毎日でした。 おおまかな構成は決めていたのですが、予算内で最大の満足を得るため色々な会社のパンフレットを集めては、細かい性能を比べて夢を膨らませる日々です。 選択したのは当時おそらくもっともメジャーなＮＥＣのＰＣ－８００１というマシンでした。それにカラーディスプレイとデータを読み書きするカセットレコーダーをセットで買って貰いました。 今はもう亡くなった祖母が大きな資金援助をしてくれたことを後で知り、今でもずっと感謝の気持ちを忘れていま

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          子供の頃の「好き」が大人になって役にたった話　～その２～

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          子供の頃の「好き」が大人になって役にたった話

          めっきり涼しくなり過ごしやすくなってきました。 窓を開けて爽やかな風とともに音楽など聴きながら子供の頃の話を書いてみようと思います。 私が小学校高学年の頃に家庭用パソコンが普及し始めました。 普及とは言っても電気屋さんに置いてあるという意味で、非常に高価な代物でどこの家にでもあるというものではありません。当時、友達に誘われて近所のPCショップに入り浸っていました。 そのお店はNECの販売店で主に企業や学校にパソコンを納入するショールームの様な所でした。 お店の人達とも仲良く

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          子供の頃の「好き」が大人になって役にたった話

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          入力を最大限に活かす「シングルインプット・マルチアウトプット」

          ITのインフラが整った企業であれば電子決済が当たり前で、申請書類を手書きして担当者へ提出するような流れは無いのでしょうが、そうでなければ出張や休暇の申請書類を手書きで提出していると思います。 私の職場は地方の中規模病院で、医療機関というところは情報システム化に弱いと感じています。電子カルテや画像サーバーには何億もの投資をしているのですが、申請書類を紙で提出して捺印して処理する流れは何十年も変わっていません。 手書きでもWord、Excel、PDFで清書印刷しても同じことで

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          入力を最大限に活かす「シングルインプット・マルチアウトプット」

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          入力フォーム～ワークシェアリングへ

          Accessで処理したいデータはあるけど、具体的にどのように手を付けてよいか分からない場合、まずは入力用のフォームを考えてみます。 既にExcelにある一覧表などがあれば、Accessにインポートします。 次の表は入院患者の属性、主治医、入院病棟などをイメージした一覧表です。 ※内容はダミーデータ生成サイトで作成しており架空のものです。 これらの情報を基に入力フォームを作成します。 業務用ソフトでは、ほとんどの場合入力画面は単票形式になっていると思います。Excelのように

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          データベース　～マスタ管理の重要性～

          是非サンプルファイルをダウンロードしてみてください データベースにおいてはマスタ管理がとても重要です。 都道府県などは分かり易いと思いますが、データ入力の候補群をマスタと呼びます。 データ入力の度に「東京都」「大阪府」とキーボードを打つのは面倒ですが、それ以上に問題となるのは誤入力の発生を許してしまうことです。 データの意味としては「東京」も「東京都」も同じですが、集計の条件として「東京都」を指定した場合には「東京」は含まれません。 マスタを連携させることで「都道府県」

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          データベース　～マスタ管理の重要性～

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          直感的に使えるシステムの例

          新たにシステムを導入しようとする際に操作や手順が複雑だと及び腰になってしまう方もいるかもしれません。 ですからシステムを作る場合、出来るだけ直感的に利用できるものが理想です。 とても分かり易い一例を紹介してみます。 よくあるスケジュール管理的なフォームですが、このような表はAccessを使用すると簡単に作成することができます。もちろんExcelでも作れますが、リスト入力させるのが少し厄介です。 VBAを使って簡単なコードを少し書く必要はありますが、日付のテーブルと時間のテー

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          直感的に使えるシステムの例

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          １時間かかる仕事が５分で終わるようになった話

          【記事としては少し前の事で、病院という組織での話です。】 私は医療機関で事務系の仕事をしています。 一時は収まっていたコロナ感染症患者の入院受入れが再び始まりました。 今回から少し複雑な統計をとる必要が発生したため、Accessで台帳作成に取り組んでいました。 大まかな構築は済んだのですが、レムデシビル（薬品名）という薬を投与した患者を毎日カウントしていく必要がありました。 電子カルテの集計から引っ張っても良いのですが、毎日集計処理をかけて台帳に入力していくのも手間がかか

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          １時間かかる仕事が５分で終わるようになった話

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          実用的なシステムを作るには

          プロダクトアウト、マーケットイン プロダクトアウトとは、開発を行う上で、作り手の理想を優先させる方法のことです。利用者のニーズより「開発者がいいと思うものを作る」という考え方です。 　マーケットインとは、ニーズを優先し、利用者の視点を重視して開発を行い、提供していくことです。プロダクトアウトの対義語で「利用者が望むものを作る」という考え方です。 多くの職場には、企業専用のシステムが導入されていると思いますが、どこか使用感が窮屈だと感じることはありませんか？ マニュアルがあ

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          実用的なシステムを作るには

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          Accessが使える環境はLucky！

          coconalaでAccessについてのブログ記事をいくつか書いたのですが、noteの方が書きやすく多く閲覧していただけるのでこちらに統合することにしました。 前回までに書いてきた事と重複する部分もあるかもしれませんが、少し手直しをしつつ書いていこうと思いますので興味のある方はお付き合いください。 何かと敬遠されがちなAccessですが、使ってみると驚くほど業務が効率化されます。これは経験上間違いありません。 少しでも多くの方に体験していただければと思い記事を書いています。

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          Accessが使える環境はLucky！

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          ExcelかAccessか

          作業に取り掛かる際には、まず何のアプリケーションを使うかを考えると思います。これはExcelよりもAccessの方が優れているという話ではありません。 Excelは強力な情報処理能力を持っていますが、データベース処理をしようとすると途端に複雑になります。 そのような場合データベースソフトであるAccessを利用した方がスマートで簡単です。 定義域集合関数（DCOUNT、DSUMなど頭にDが付いた関数）やMATCH、INDEX、LOOKUPなどの検索関数を組み合わせて使用す

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          ExcelかAccessか

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          とにかく使ってみればAccessは簡単！

          Accessに関する参考書は多く出版されていますが、これから使ってみようと思われる方は何から手を付けたらよいか迷われるかもしれません。 これまでにも参考書や学習サイトで時間をかけて勉強した割には実際の業務に取り込めず、もどかしい思いをしたことがあるかもしれません。 参考書が分かりにくいのは自分の業務フローとはかけ離れた内容が題材になっているからです。業務フローが分からないままシステムを構築しようとしても、何故その処理が必要なのかピンとこないから理解が進まないのです。自分の

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          とにかく使ってみればAccessは簡単！

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