こんにちは、プリンセスです🙌

今回の記事は近況報告シリーズの最終回となります！

2022年11月にWHOザンビア事務所にUNボランティア(UNV)として働きはじめ、そのときから月一で連載を始めたこのシリーズ。

これを始めたきっかけとしては、自身の備忘録としてはもちろん、
たくさんの人から、

WHOって結局何してるの?
WHOで働くってどんな感じ?
UNVってどういうふうに業務に携わっているの?

という質問をよくもらったから。

とはいえ、どれくらい需要があるのかよくわからんし、特別誰かのためでもなく、誰かに何かを届けられるわけでもないのかもしれないけれど、個人的には続けてみて良かったと思っています。

最終回のネタは何にしようか悩んだけれど、
最後の締めくくりとして、UNVのコントラクトを終える際にどういうプロセスが必要なのか書いてみました。

早めにアプローチしよう

今までもそうでしたが、わからないことは自分から聞かないと、基本的に誰も教えてくれません。笑

とはいえ、何が必要なのか知らないと、何がわかっていないのか自分でも把握しにくいのですがw
そう、だからそこが問題w

でも、契約終了というのは大きなステップであるに違いないので、何かしら書類の準備やクリアランスが必要な気がする…と思えたらexcellent！

ということで、うすうすそんな感じがしたら、
自分の所属している組織(私の場合だとWHO)のHR(人事部的な⁇)とUNVオフィスに
「契約終了にあたり、必要なプロセスや提出すべき書類を教えてください」
と聞いてみるのがはじめの一歩になるかと思います。

私は契約最後の1ヶ月ほどは休暇を取る予定にしていたので、それを含めた契約終了の3ヶ月前から、動き始めました。

書類準備に時間がかかる必要があるので、これくらいから準備し始めて良かったと思います。

なぜかというと、
例えば、スーパーバイザーのサインが必要なのに、彼/彼女が2週間出張中、とか、結構あり得るシチュエーションだと思います。

この契約終了の際にすべきことをしないと、resettlement allowance(要するに手当)がもらえない…。
ある程度のまとまったお金がもらえるので、ちゃんと頂戴したいものですよね。

逃すともったいない！ 

Be proactive ！

私が必要だった書類

UNVだったらある程度似たり寄ったりだと思うので、以下、参考になれば。

私は4つ用意しました。

1. クリアランスフォーム

2. クリアランスに必要なPerformance Appraisal Form

3. クリアランスに必要なHandover note

4. Repatriation travel form

これに加え、VAT claim formも記入しましたが、これは契約終了と直接関連する書類ではありません。

クリアランスフォーム

クリアランスは日本ではあまりない作業ですかね?
あったとしてもだいたいは人事の人が変わりにやってくれるのかもしれません。

要するに、
「この人はこの機関を去る前にすべき必要なことを全てクリアしています」
というのを示すものです。

項目が10個ほどあって、それぞれの担当者のオフィスに出向いてサインをもらいます。スタンプラリーみたいな感じ笑

項目としては、

• 貸与されていたlaptop等を返却したか

• Performance Appraisal Form(下記で説明します)を提出したか

• Handover note(下記で説明します)を提出したか

• IDカードを返却したか

• 銀行口座の始末

などなど…

これ、意外と大変で、というのは、フォームを渡されたときに特に何も説明がなく、それぞれの項目に対して誰のサインをもらうべきかが明確でなかったから。

このフォームはメールでUNVオフィスから共有してもらったのだけど、メールには「FYI」と書かれていただけだし、UNVオフィスとWHOオフィスは違うコンパウンドにあるので、UNVオフィスにわざわざ確認のために聞きに行くのもやや面倒ww

とはいえ、間違っても嫌なので、わからなければUNVオフィスまたは所属機関の人事部のスタッフに確認すると良いと思います。

これは最後に、自分のサインと、自分の所属機関のRep(代表)のサインをもらう必要があります。

クリアランスに必要なPerformance Appraisal Form

これは要するに上司からの職務評価票です。

WHOのスタッフに聞いたところ、彼らはみな、WHOから共有された、Performance Appraisal Formを使っていましたが、UNVオフィスに聞くと、
これはUNV用のものがあるからそっちを使用するようにとの指示があったため、そちらを用いて書きました。

WHOスタッフが使用しているものに比べて、ボリュームも多くないし、内容もかなりライトです。

ただ、これは上司からのフィードバックも記載して彼/彼女からサインをもらう必要があり、その後、UNVオフィスの担当者からもサインをもらう必要があるので、その点に留意。

私の場合は、上司がかなり寛容ですごく良いフィードバックを書いてくれて、とてもとてもとても嬉しかったです…🥺✨

これはUNVオフィスの担当者からもサインをもらった後にUVPのマイページにアップロードします。

クリアランスに必要なHandover note

こちらは引き継ぎ書のこと。

病院で働いている看護師・助産師の方なら毎日やっている、あの申し送り的なものです！笑

これはもっと正式なものですが、このhandover noteは休暇を取るときにも必要で、自分が留守の間に、自分が関わっている現在進行中のプロジェクトを誰にどう担ってもらうかを書くものです。

このフォームは機関、その中でも自分が所属するクラスターによっても異なる可能性が高いので、上司に確認するのが一番です。

Repatriation travel form

これはすごいlast minuteな感じで共有されたので少し焦りましたが笑、そこまで労力を要さないものなので良かった…

これは、自分が、契約終了日も今滞在している国に滞在するのか?
本国に帰国するとしたら具体的にどこに帰るのか?
いつ帰国するのか?

といったことを質問にそって回答していきます。

2ページくらいで終わるし、最後に自分のサインだけでいいので、らくちん。

UNVを終えて

あっという間だった12ヶ月。
楽しいこともしんどいこともあった。

同僚から、「ザンビア(仕事関連)で何が一番印象に残ってる⁇」とよく聞かれるのだけど、今思い返すといろいろな場面が蘇ってきて、同時にそのときに沸き起こった感情も蘇ってきて、いつも即答ができずにいる。笑

またUN機関で働くことがあるんかな…
わからないけれど、今回の経験を大切に次のステップ、これからのキャリアに生かしていきたい。

Life is Journey. It continues until I die😆

Bonne soirée☆