こんにちは、じゅんです！
初めて記事を書きますが、プロフィールにある通り、金融機関で2021年4月からデジタルマーケティングを担当している人間です。

「思ったことはシェア」をモットーに、書いていこうと思います。
読んでくれた方に少しでも気付きや共感できる内容であれば幸いです！

はじめに

最近はいろいろな便利なデジタルツールがありますが、私が所属している会社もコロナを機にDXを必死に進めています。今年になってグループウェアをOffice365へ切り替えるという決断をして、今移行真っ最中です。

一般的にツール導入時は、普及させるにあたって何段階かのステップがあると思います。私の会社ではまず第一にTeamsを導入し、コロナ当初はWeb会議ツールとして使っていました。

今回は実際にコラボレーションツールを導入した際の、効果が出るまでの試行錯誤と学びを一人のユーザー視点で書いていこうと思います。
※私の所属する会社はどちらかというとDXが結構遅れているほうだと思います。なので「当たり前でしょ」と感じる内容もあるしれません。

こんな人には気づきがあるかも

• ツールの普及に悩んでいる事業部社員の方

• ツール利用に際してITリテラシーが高くない人がそこそこいる組織の方

ツールを普及させる際の課題

ツールの習熟（理解度）には個人差があります。
特に、私が勤めているような金融機関だと「IT」と聞くと苦手意識を持っている方々（いわゆる”アナログ人間”）もいます。

noteの読者の方はITリテラシーが高い方が多い気がしますが、組織の人が全員そんなデジタル人間でない会社も結構あるのではないでしょうか。

アナログ人間の方々もコロナ前の時代であれば何の問題もなくパフォーマンスを発揮できていましたが、ウィズコロナの現在は物理的に会えない、会話できないということが発生しています。
そのため、否応なしにデジタルツールを駆使して新しい働き方に対応することが求められています。

大事なのは、関係者を巻き込むこと

そんな組織に勤めている私がツール導入時に実感したのは、コミュニケーションを行う関係者を真っ先に巻き込むことの大切さです。

いくら若い人たちだけですぐにツールを使いこなしても、意思決定者や関係者が旧来のツール（メールのみなど）しか使えなければ、こちら側は意思決定者や関係者に合わせるしかありません。

DXが進まないと言われる原因の一つには、関係者全員が同じツールを使ってくれないことにあるなぁと強く感じました。

私は新しいツールが大好きなので、すぐにWebで調べていろいろとまずは一人で試してみます。
その後、チームに使ってみて気づいた点や良かった点をフィードバックし、自分なりの使い方を提案します。
幸いなことに、私の上司はシステム関連に明るい人でしたので、チームミーティングで共有し一緒に実践してもらうことで、いち早くTeamsをコミュニケーションの中心に据えることができました。

今でも私の会社ではTeamsをうまく使えていない部署が多数存在します。
その理由は、忙しい上司が新しいツールを習得する時間がなかったり、「IT」が苦手な人が取り残されてしまい逆に業務効率が悪くなったり、結果として組織としてのコミュニケーションが変革されないからだと思っています。

実践していること

では、（便利だと思って導入した）新しいツールを普及させるにはどうすればいいのでしょうか。
胸を張って言えることをしているわけではありませんが、私の部署では取り残される人が出ないよう以下の取り組みを行っています。

部のMTで「実践術」を実際に共有する

重要なのは、「実践術」であることだと思っています。単に機能を紹介するのではなく、実際に自分が使って業務効率化につながっている事例を紹介することです。

チームメンバーであっても、私のように新しいツールを嬉々として触る人間ばかりではありません。
一般的に新しいツールを触る際には、使うことによる便益よりも習熟のめんどくささのほうが先にイメージされます。そのため、忙しい上司やアナログ人間の方々は当初は触りたがらないと思います。

なので、できる限りわかりやすく「実践した結果のメリット」を伝えるようにしています。

チャットでまずは気軽に話しかける

上記のような取り組みをやったとしても、活用する場面がなければ意味あありません。なので、できる限りハードルの低い個別のチャットから始めてもらうように、こちらから気軽に話しかけています。

苦手な人も個別チャットであれば、操作の間違いがあって変な投稿になっても気になりませんし、「ここを教えて」など人に聞く心理的ハードルも低くなり活用してくれる頻度が向上します。

チームを立ち上げてコミュニケーションをそこで始める

チャットの次はチームをあえて色々と立ち上げました。新しいツールに自分でチームを作るのは意外と気が引けるものです。なので、私から率先してどんどん立ち上げて巻き込んでいきます。

私は、チームを原則プロジェクト単位で作成しています。コロナ当初はメール中心にコミュニケーションを行っていた状態だったので、１日に１００件以上のメール地獄・CC地獄となっていました。

Teams導入後は宛先が流動的でないプロジェクトを中心に、メールからTeamsにコミュニケーションを置き換えていくことで、メール地獄・CC地獄のやり取りから解放されていきました。最初は慣れないツールに戸惑っていたプロジェクトメンバーも、徐々に便利さに気づいていってくれ、活用頻度は高まってきています。

おわりに

私の所属する会社はどちらかというとDXが結構遅れているほうだと思いますので、「当たり前でしょ」と感じる内容だったかもしれません。

ですが、実践していることは今も継続中の内容です。新たに学びがあった際は、今後も「思ったことはシェア」をモットーに、書いていこうと思います。

読んでくれた方に少しでも気付きや共感してもらえるようなことがあれば幸いです！