はじめてのイベントの作り方(第13回 直前にやること)

今回は、直前期の過ごし方について書きます。
だいたいイベントの1週間前から前日にかけてやるべきことをご説明します。

今まで検討した内容が整合性が取れているか最後にもう一度確認する。

作った資料の基本情報は合ってますか?タイトルが表記揺れしてませんか?
ゲストの名前が間違ってませんか?
100回みたつもりでも間違っていることがあります。きちんとひとつひとつ確認していきましょう。あとで修正するつもりだったものが残っていたり、他の人が修正した結果古い情報に戻ってしまっているなど予想外のことがおきるのがイベントです。

当日に必要な印刷物、物品が全て揃っているかもう一度確認する

必要な紙ものは準備できていますか?
印刷ができていますか?
他の人に依頼したものは準備完了ですか?
プレゼンテーション資料は準備できていますか?
もう一度確認してください。
プレゼン資料やイベントの司会台本は最悪当日その瞬間まで変更可能です。
一方でモノはそんなに簡単に調達することができません。簡単に売っているようなものでも買いに行くには時間がかかります。イベント当日はいそがしいのでできるかぎり事前に手配できるものは手配しておきます。

参加者の気持ちになってイメージしよう

 すでに、場所も、スケジュールも司会台本も、イベントの中身もできています。あとは当日を迎えるだけです。
 このタイミングで、目をつぶってください。
 そして参加者が最寄り駅を降りてから順番にどんな経験をするのかイメージしてください。
 駅から会場まではわかりやすいだろうか?
 会場ビルの一階の入り口で迷わないだろうか?
 フロアに着いたあと部屋に入るのに不安がないだろうか?
 受付をするときになにを提示してもらえばいいだろうか?
 席について、開始するまでどんな気持ちだろうか?
 イベントの内容で不安がないだろうか? 
 どんなポイントで楽しめるだろうか?
などなど。。。
 頭の中で参加者の気持ちになってシミュレーションをします。
 そうすることで、不足しているものや、事前に案内しておいたほうが良い情報などを見つけることができます。
 少しの心配りですが、こういうことの積み重ねがイベント全体の安心感に繋がります。

登壇者の気持ちになってイメージしよう

同じ様に目をつぶって登壇者の気持ちになって、一日の行動をイメージしてみましょう。
 駅の待ち合わせ場所は明確だろうか?
 誰と待ち合わせるかはっきりしているだろうか?
 イベントの最中に困ったことがあったらどうやってフォローできるだろうか?
 など。。
同様に順番にイメージすることでやり忘れていたことが見つかります。

参加者に最終案内をしよう!

 参加者はどんなイベントか不安に思っているかもしれないですし、イベントを申し込んだことを忘れてしまっていたり日付を勘違いしている可能性があります。
 申し込んだあと主催者からの何も連絡がないと本当にイベントが開催されるのか不安に感じることもあります。

 ですから数日前に最終案内で以下のようなことを連絡します。
 ・開催日時と受付開始時間の念押し
 ・場所がわかりにくいようなら行き方の補足説明
 ・おつりがないようにお願い
 ・キャンセルする場合の連絡のお願い
 ・参加してもらうことを楽しみにしていることの意思表示

案内する文書は固くなりすぎず、少しだけ人間らしさを入れたほうが良いかもしれません。そうすることで、ワクワクした感情をもってもらってイベントに参加してもらうことができます。

ゲストに最終案内をしよう!

 同様にゲストにも最終案内をします。
 最終的な参加人数、イベントでの注意事項、細かい確認事項などを送ります。
 特に待ち合わせに関する情報はこまかくやって悪いこと無いので丁寧にやりましょう。
 かならず当日連絡できる緊急連絡先を交換しましょう。メールではなく携帯電話やLINEなど直接声でやり取りできる方が安心です。
 そしてこちらも、いかに自分たち運営チームがイベントを楽しみにしているか、参加者がいかに楽しみにしているかを伝えましょう。

スタッフに最終案内をしよう!

 スタッフにも最終案内をしましょう。スタッフは人によって行動が違うので大変ですができるだけすべての人がどういう振る舞いをするかを最終確認しましょう。
 集合時間を案内しましょう。
 スタッフはコアメンバーとして企画の内容を理解している人から、とりあえず当日だけ手伝おうと思ってあまり内容を理解していない人まで様々です。
 とにかく集合時間に集合場所に来てもらうことだけは念押しをしておきましょう。

忘れ物はないですか?やり残したことはないですか?
それではいよいよ当日の注意点を次回説明します。


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kajimura

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