実は私は大幅に留学計画を変更せざるを得ませんでした。トビタテ変更申請は大変だという話は結構聞きますがどういった手続きを踏むのかはあまり情報が表に出てきていません。そこで今回は自分がどのように変更申請を行ったかについて書きたいと思います。

変更申請に至った経緯

私はもともとアメリカの東海岸の大学に研究留学をする予定でした。その研究室のボスとは2018年6月に東京で行われた国際会議で直接会い、もしお金が取れたら研究室に行ってもいいことを了承して頂いていました。2019年2月にトビタテの採用が決まってから受け入れに必要なビザの手続きを行う前にお金をもらえたからそちらに行ってもいいかということを改めてボスに連絡しましたがなかなか連絡が来ませんでした。まぁそういうこともあるだろうと思って大学の留学センターに連絡をして受け入れの手続きを進めていました。その過程で留学センターからボスの方へ連絡が行き、そこで現時点ではすでに新しい大学院生を採用したため研究室に受け入れるスペースがないということを突然伝えられました。トビタテに提出したボスからの受け入れ許可メールを提示し、交渉を試みましたがスペースがないの一点張りで受け入れを拒否されてしまいました。タイミングが合わなかったのかと思いとりあえず大学のトビタテ担当の方にその旨を伝えました。私の留学はそのボスと一緒に研究したいということを全面に押し出していたので、担当の方からトビタテを辞退するか、希望は薄くても新たな受け入れ先を見つけ変更申請を行うかという2つの選択肢を提示されました。トビタテ辞退はあまりにももったいないと思ったのでだめでもいいからとりあえず新たな受け入れ先を探し、変更申請を行うことに決めました。

掛かる時間

変更申請に掛かる時間は自分の場合はちょうど3ヶ月ほどかかりました。以下に実際のタイムテーブルを書きます。
・2019年02月　トビタテ結果発表
・2019年03月　ボスに連絡、留学先大学とビザの準備開始
・2019年04月　受け入れができないことが判明
・2019年05月GW前　新たな受け入れ先を探すとともに変更申請の準備
・2019年05月GW後　変更申請提出
・2019年08月　変更申請受理
・2019年09月　デンマーク滞在許可証の手続き
・2019年10月　留学開始

準備したもの

・理由書
・新受け入れ先の情報
・新受け入れ先の証明書類

新受け入れ先の情報は研究室のHPの日本語訳、受入れ証明はやりとりのメールを用意しました。

理由書執筆の基本方針

一番重い理由書の基本的にな方針として、
・納得できる受け入れ先の拒否理由
・留学計画で書いた内容を遂行できる同等の場所であることの説明
・（変更したことによって計画がより魅力的になることの説明）
を書く必要がありました。
最初の項目は自分には非がなくどうしようもない理由（今回ならば受け入れ研究室の状況の変化）で変更せざる負えなくなったことを相手に伝えるということです。それ他2つの項目は留学計画の質の担保です。最低限必要なのは2番目の項目ですが、3番目の項目が書けると変更申請の成功の可能性が高まるので可能な限り書いた方が良いでしょう。

納得できる拒否理由

ここでは自分ではどうしようもない理由で計画を変更せざる負えなかったことを主張しなければなりません。自分の場合は、
・密に連絡を取っていたこと
・それにも関わらずタイミングが悪く向こうの研究室環境が整わなかったこと
を書きました。やりとりしていたメールを参考資料として一緒に提出しました。

留学計画の質の担保

留学計画で書いた内容を遂行できる同等の場所であることの説明
これに関しては大学のトビタテ担当の方から耳が痛いほどきちんと説明するように求められました。ここがベストという考えで申請書を書いていたはずなのでどうしても言い訳になってしまいます。 そこをきちんと理由を付けて他の場所でも遂行可能であることを書き説得していきます。
自分の場合は、
・新しい受け入れ先教員が元々の指導教員の同じ研究室出身であること
・そのため研究室間で共同研究などの交流があること
・新しい受け入れ先で自分の計画と似た研究を行っていたこと
を中心に書きました。

変更したことによって計画がより魅力的になることの説明
これは変更申請を成功させる可能性を向上させる常套手段です。変更することによって自分にとってより状況がよくなることを書きます。そうすることによって言い訳をよりポジティブに捉えてもらうことができます。
自分の場合は、
・新しい指導教員がスタートアップで働いているのでそこを訪問できる
・コペンハーゲンはIT系のスタートアップが数多く出てきているのでそこに訪問できる
・ヨーロッパは隣国に簡単にアクセスでき、企業訪問と研究室訪問がアメリカよりも安易である
ことを中心に書きました。

相談できる場所

最後に変更申請を相談できる場を箇条書きしておきます。これらをうまく利用して無事変更申請ができることを祈っています。

・全期生フェイスブックグループ
変更申請をしている人は意外にたくさんいるのでいろんな状況で変更申請した人が相談に乗ってくれます。
・トビタテ変更申請のメッセンジャーグループ
変更申請相談用の専用メッセンジャーグループがあります。
・トビタテメンター制度
トビタテ出資企業の写真が善意で留学中に相談に乗ってくれる制度です。あまり知られていませんが、なんでも相談できる人がいるのは心強いと思います。自分の場合は留学前からいろいろお世話になっています。
・大学のトビタテ担当の方
トビタテとの窓口役になってくれます。おそらく変更申請では一番お世話になります。大学ごとに経験値が違うのでサポートの度合いが違いますが、基本的には仲良くしておきましょう。

最後に

私の場合は奨学金採択から留学開始まで時間があったので比較的余裕を持ってすすめることができました。
すでに留学先に行った後での申請はまた違った様相を示すと思います。
ネットの情報を見ていると大学間で対応が異なっているように推察できるのでここは統一したほうが学生も大学も幸せになれると思いました。無益なローカルルールのしがらみをこれ以上増やさないでほしいです。

個人的にはヨーロッパに行けて良かったと思います。ヨーロッパは国同士の距離が近くEUのおかげで行き来が本当に手軽にできます。いろんな国で国際会議に行ったり、研究所訪問したり、企業訪問したり、旅行できたりしています。アメリカだったらここまで簡単に多くの機会を得るのは難しかったと思います。

変更申請がないことが一番ですが、もし変更申請をせざるを得ない状況になることもあるかと思います。その時にこの記事が参考になることを願っています。

質問等ありましたらtwitterにお気軽にご連絡してください。