かまきの（@kamakinoworks）です。
製品の含有化学物質管理を担当しています。

4月から新しいプロジェクトを立ち上げて、一人親方ならぬ一人事務局をやってます。

プロジェクト管理は、大きな法規制対応や事業への影響が大きい場合だけ行うので、実はあまり経験がなく万年プロジェクト管理初心者。

今回のプロジェクトもあまり気が進まないのですが、せっかくやるのならばプロジェクト管理の知見を貯めていきたいので、noteにまとめます。

現在は、プロジェクトチームを立ち上げ、約30名ほどのメンバーを集めました。それを3つの小グループに分けて、それぞれの課題を同時に進めていく形で対応をスタートしています。

今日は、プロジェクト管理初心者が、プロジェクト立ち上げ時にやっておいて良かったことをまとめます。

まずはAIに相談

最近はなんでもそうだけど、とりあえず課題があればAIに相談します。
ChatGPT PlusだとGPTsが使えるので、「事前検死メソッド」というGPTsを使わせてもらいました。

すると、予想される失敗パターンと予防策をたくさん挙げてくれます。
このパターンと予防策を軸にプロジェクト管理を進めていこうと思います。

共通認識を作ることを最優先

プロジェクト初期においては、現状と課題の共通認識をしっかりとしておけとGPT先輩に言われたので、まずは情報共有の方法について細心の注意を払いました。

資料を事前に配布して（当日までに一度読んでおいてもらうことを期待しつつ）、当日説明しても、メンバー全員が内容を十分に理解できるわけではないし、そうでなくても話は半分も伝わらないものです。

事務局的にはタスクを進めたくて、共通認識もそこそこに次の会議をすぐに設定しがちなのですが、大前提の内容を理解せずに議論が進んでしまい、けっきょく時間を無駄にすることもあります。

このような状況を避けるために、あせって打ち合わせの場を設定するのではなく、認識を合わせる時間を設けました。

効果的だったのは、キックオフ後にグループチャットでスレッドを立て、すこし時間をかけて議論していくことでした。話をしていくと、あまり説明した内容を理解していないことがよくわかります（泣）

メンバーの理解度と理解不足の範囲がおおよそわかったタイミングで、追加の補足資料をチャットに投げて、メンバー全員の理解を深めることができました。

まとめ

プロジェクトメンバーの現状認識のレベルを揃えておくことは、少なくともプロジェクトの走りだしに大きな影響を与えると感じました。

先輩メンバーが「とりあえず打ち合わせしようぜ」と言ってきても、慌てて打ち合わせの場を設定するのではなく、メンバーの現状認識のレベルがどれくらいかをチェックして、慌てずに共有知の形成をしておくことを優先することが重要ですね。

プロジェクトの初期段階で、現状の課題とやりたいことの解像度を高め、メンバー全員の理解を深めることを優先して、次のステップに進めようと思います。