はじめに

はじめまして。私は決裁者マッチングでおなじみ株式会社オンリーストーリーで
BizOpsというかBPRというかDXエンジニアというかに従事している兼本と申します。

この度、光の速度で1週間宇宙旅行してきたくらいの時差ではありますが、2月に年間準優秀賞としてゴールド賞を受賞しました。

この1年間は現場担当からOpsに転身し、試行錯誤をし続けていたため、
自身の振り返りも兼ねてOpsとして取り組んだ内容をまとめてみます。

今後社内で初めてOpsやらBPRやらに着手される方に少しでも役立つ情報を残せたらと筆を執った次第です。

昼食のラーメンが着丼するまでの暇つぶしにでもぜひ読んでみてください。

1年間で取り組んだこと

私が1年間で取り組んだ主な内容は以下の通りです。

業務フローの整備

まずは現状の調査として、社内の各部署がどのような業務を担当しているかを把握し、業務の流れを整理しました。
その上で、業務の中で無駄となる作業を削減するための改善点を洗い出し、改善に取り組みました。

CRMの導入

CS部では1年前まで、顧客管理が十分とは言えませんでした。
もちろん最低限の情報が格納される箱はありましたが、各担当がその箱から情報を取り出し、好き勝手に料理している状態だったのです。恐ろしいですね。

結果的に、ブラックボックス化が進み、引継ぎなどにも余計な工数がかかっていたため、CRMの導入・再構築を行いました。これにより、顧客情報を一元管理することができ、情報共有がスムーズに進むようになりました。

当たり前のことを言いますが、顧客管理の一元化は大変ですがインパクトが絶大です。

現場がテレワークでもコミュニケーションを取れる時間の設定

弊社のCSは人と人をおつなぎする仕事のため、どうしても文面だけでのやり取りだと齟齬が起きやすいです。

そのため、現場がテレワークでもコミュニケーションを取れるよう、固定で集まる場を設定しました。
今でも毎日終礼前の1時間は全員でzoomの同じ部屋に集まり、作業兼コミュニケーションの時間としています。

これにより、リモートワークによるコミュニケーション不足を解消し、業務の円滑な進行につながりました。

社内に点在していたDX部隊の統合

ありがたいことに弊社にはサポートいただいている方々がたくさんいらっしゃいます。
が、その方々への依頼が各部署、各担当からバラバラとなされている状態でした。

結果、似たような自動化プログラムが並走していたり、同じ用途の別ツールがいくつか契約されていたりとかなりカオスになっていたため、
一つのチームに統合し、情報連携を強化しました。

これにより、各部署で使われているシステムやツールの管理が可能となり、社内のBPR推進に大きく貢献することができました。

不要ツールの解約によるコスト圧縮

最後に、前段により判明した不要なツールの解約によって、コスト圧縮も行いました。
無駄なコストを削減することで、直接的に会社の収益に貢献することができるため、他の内勤業務と違いインパクトが目に見えやすい点もOpsの面白いところです。

今後取り組むこと

上記のような取り組みが実を結び、年間準優秀賞としてゴールド賞を受賞することができました。

ただし、私たちの業務にはまだまだ無駄があると感じています。今後も業務・コストの面から、無駄を削減するために取り組みを進めていくつもりです。
また、社内データ基盤の統一にも着手し、よりスムーズな業務フローを実現していきたいと考えています。

さらには、最新技術を用いた業務の自動化にも注目しています。
ChatGPTなどの人工知能技術を導入することで、業務プロセスを自動化することができ、人的ミスの軽減や業務効率化につながると考えています。

BizOpsの顧客担当に転身してから1年が経ちましたが、この1年での成果には自信を持っています。
今後も引き続き、業務の改善と革新に取り組んでいきますので、似た境遇の方はぜひ情報交換をさせていただけますと幸いです。

おわりに

個人名は控えさせていただきますが、CS企画に力を貸してくださった方々、システム連携に技術面でサポートをしてくださった方々、業務フロー整備を一緒に進めてくださった方々、そしてジョブチェンジを快諾してくれた代表平野と背中を押してくれた上長の吉田、この記事の執筆に力を貸してくれたChatGPT、皆様には本当に感謝しかありません。
この場を借りてお礼を申し上げます。誠にありがとうございます。
引き続き、どうぞ宜しくお願い申し上げます。

弊社では一緒に上場を目指して走り抜ける仲間も常にウェルカムです。
幅広い職種で門戸を開放しておりますので、ご興味ある方はTwitterのDMだったり、会社に直電だったりでぜひお声がけくださいませ！