多くのビジネスパーソンは、業務時間のうち、メールを読み書きすることに膨大な時間を使っていると思いますが、そこには本来読む必要のないメールも多数飛び交っており、来たからには一応開いてざっと読む必要があるわけで、非効率の温床になっている、というのが私の考えです。コレがもし電話で、自分に関係のない電話が大量にかかってきたら、誰でもブチ切れると思うのですが、メールだと寛容だというのも不思議な話です。

そんな現状を少しでも改善するために今回、取り上げたいのは全員返信です。

メールで、部署の全員とか、多数の人に何かを問いかけるもの、ありますよね。例えば行事の日程調整とか、を募るとか。

送り手としては、各人それぞれから個別をもらえれば良いのに、みんなが全員返信して、たくさんの無駄なメールが飛び交うという事態を経験したことはありませんか？

メールというのは受け取ったら、それが何かを確認する作業が必要になるので、余計なメールというのは極力排除すべきです。時は金なり。ビジネスパーソンとして、人に無駄な時間を使わせることは罪です。

もちろん、目的によっては、全員返信の方が適切な場合もあるわけですが、何れにせよ、多数の人宛にメールを送る場合は、返信に関して、全員返信と個別返信のどちらを求めるのか、はっきり指定しておくのがベスプラです。

例えば、「尚、回答は個別返信にでお願いします」といった一言で十分です。たったコレだけで、大勢の人の数秒間が節約されます。