最近、職場の管理職と話す機会が多くなった。出世している人の共通点は話すのが上手いということだと思う。もちろん管理職の全員が話すのが上手い訳ではないけど、管理職は仕事で色々な考えを持つ人に説明をする機会が多いので、話の内容が分かりやすい人が多いと感じている。今回は管理職になっている人で話が分かりやすい人の特徴を分析してみた。

簡潔に説明している
必要な情報だけを伝え、長たらしい表現や複雑な言葉を避けている。少し話が逸れてしまうが、自分の弱点は話を省略すぎることである。誰かと話していると途中で話すのが面倒になってきて、内容を短くし過ぎて相手に伝わっていないことがある。簡潔にしてもいいけど、相手の理解度に合わせて話の長短を決めていくべきであると思う。

具体例を示す
抽象的な概念や理論を、実例を使って説明することで、相手の理解を深めることができる。色々な考えを持つ人に説明会で話をすると、このケースはどうなんだろうという疑問が湧いてくる。その際は、このケースはこのように対応すると明示されていると話の理解度が高まる。

聞き手の理解度を確認する
相手の知識レベルや興味に合わせて話題を調整することが大切である。相手が理解しやすいように、説明の仕方を工夫すべきだ。先日、知り合いと話していて、「ガクチカ」といきなり言われても自分は理解できなかった。ガクチカとは「学生時代に力を入れたこと」なのだが、相手がすぐには理解できない言葉はできるだけ使用しない方が良いと思う。

視覚的な手段を使う
グラフや図表などの視覚的な手段を使うことで、相手が理解しやすくなる。最近はタブレットなどを使用して仕事をする機会も増えてきたので、写真などを見せられるときは見せた方が話が伝わりやすい。

状況や背景を説明する
物事の背景や前提条件を説明することで、相手が理解しやすくなる。最近、仕事でメールでのやり取りが増えていて、それが時短になることもあるけど、まずは話の受け取り手がメールの方が伝わりやすいか、電話の方が伝わりやすいかを考えてからコミュニケーションを取るべきだと思う。

以上の方法を組み合わせて、相手の理解を促すように話をすれば、話すのが上手いと思われることが多くなると思う。あと、余談だけど話が上手くない人と話すと、屁理屈を言われたり、話した後に不愉快になることが多いと感じている。逆に話が上手い人と話すと、元気を貰えることが多いと思う。