私の会社では、傷病手当金と出産手当金の提出簿というものがあります。

顧問先から依頼された上記いずれかの書類を仕上げたあと

１枚目～４枚目もしくは３枚目をコピーします。

このときA3用紙ツーアップの短辺綴じです。

そうすれば１枚におさまります。

また、それとは別にどこの会社の誰がどういう病気で・・・というような表紙も作ります。

そこに記載されている情報は
記号番号、氏名、会社名、住所、病名、病院名、振込先銀行、支店名、口座番号、申請期間
が、A4用紙１枚にまとめられています。

それとは別に提出履歴があり、通し番号と氏名があります。
これはA4用紙に５０名ほどの名前が記載あります。

コロナ傷手があってから、ものすごい速さで傷病手当金の申請が多くなり
数か月で１００人程度の申請がありました。

例えばうつ病やがんり患の方の場合は１年ほど申請が続くことがあるので

同じ人の複数回申請は、過去に申請がないか確認するため名前を目で追って前回提出した内容を確認することができるっていうものなんですが・・・

これが古い習慣からずるずると続けられてきたもの。

ここでGoogle SpreadSheetを使って共有提出簿を作成し
それとは別に、提出用紙をコピーするのではなくスキャンして共有フォルダに保存することにしました。

Googleスプレッドシートだと、複数人が同時に開けます。

フリーだと同時接続が１０人とのことですが、うちの事務所は１５人程度なため同時に１０人がひらくことはまずありません。

スキャンしたファイルはファイル名をコピーして、GSSに名前をはりつけておきます。

GSSには会社名、被保険者氏名、傷手か出手の種別、ファイル名をはりつけておきます。

そうすればGSSを開いたときにファイル名をコピーして、保存してあるフォルダで検索すればすぐにでてきます。

今まで過去の書類を分厚いファイルから目で追っていたものが

時間かけることなく検索できることになりました。

ただ面倒だったのが、社員全員分のGoogleアカウントを作成したこと・・笑

お疲れ！