資料を組織の外部の方に共有するときの方法について考えてみたいと思います。

Google Drive上のファイルを外部と共有する

　相手がGoogleアカウントを利用してないケースを前提としています。

　この機能を利用するには、以下のように管理者が管理コンソール上で共有設定の変更が必要です。

　１．Google Drive 上で、共有したいファイルを選択し相手のメールアドレスを入力します。

　２．受信者は、届いたメールのリンクをクリックすると、以下の画面が表示されるため、送信ボタンを押します。

　３．受信者は、メールに届いた確認コードを入力するとファイルを閲覧することができます。

　確認コードによって、メールアドレスの所有者確認をしているので、これなら安全ですね。

Microsoft 365上のドキュメントを外部と共有する

　同様にMicrosoft365（OneDrive）上のファイルも、相手のMicrosoftアカウントの有無に関わらず外部と共有することができます。詳細は割愛しますが、下記のリンクを参考ください。

リンク：Microsoft365で他社とフォルダを共有する方法 - 【takamari】公式ホームページ

Boxを利用する

　ここまで、共有する側の組織がGoogle、ＭicroSoftのオンラインストレージを利用している場合についてご紹介しましたが、もっと安全な方法は無いでしょうか？

　社内の管理者にとっては、外部共有のルールを変更することはリスクを考えると前向きになれないケースが多いと思います。それこそストレージ上には、様々な外部共有する必要がないファイルも存在するためです。

　そんな時、共有目的としてBoxなどのオンラインストレージサービスを利用するのが安全かと思います。最近利用するケースがあったのですが良い感じでした。

　ファイルを共有する側、される側はアカウント登録が必要ですが、下記のようなメリットがあります。

• 共有するプロジェクトメンバーの権限を細やかに設定できる

• 社内のオンラインストレージとは別のオンラインストレージを利用することで、アップロードの手間は発生しますが、万が一の漏洩事故の際に被害を最小限にとどめることができる

まとめ

　メール添付で共有すると、誤った宛先に送付してしまったときに取返しがつかないですが、オンラインストレージを利用すると共有の設定をOFFすれば、閲覧することはできません。また、いつ誰が閲覧したかのログも残ります。安全な設計になっていますので是非利用してみてください。