素晴らしい機能を持ったテンプレートは既にたくさんあります。しかし、高機能であるほどに使う側の理解度も要求されます。有料の高機能テンプレート買って、上手く使いこなせないという人の話を何度か聞いたことがあります。

Notionの操作に慣れていない人でも使えるようなタスクとスケジュールを管理するテンプレートはできないか？

そんな問いを立てて、タスク管理のテンプレートを作りました。
この記事は上から下まで全てを読む必要はありません。気になる内容を読み飛ばしながら、読んでください。

テンプレート

以下がテンプレートになります。
アクセスすると、画面右上に表示される「複製」をクリックしてください。（※Notionのアカウントを持っている必要があります）

使用方法

使用方法について、この記事内で文章で説明していると膨大な量になってしまいます。
テンプレートの最下部に「テンプレートについて」で項目ごとに分けて、使用方法を動画付きで詳しく説明しています。
テンプレートの複製をしたら、まずそちらをご覧ください。

困ったら

使ってみた感想やお困りごとがありましたら、コメントなどでご連絡ください。
ただ、返信の保証はできませんので、あしからずご了承ください。

あとがき

ここから先は、興味がある人だけ目を通していただければ結構です。テンプレートを使いたいだけ人にとっては、ただの蛇足の内容になります。

以下の内容を要約すると、「作った動機」「意識したこと」「大変だったよアピール」です。

そもそもテンプレートを作ろうとした経緯としては、自分自身の環境が変わり、ちゃんとタスク管理をしなければ他の人にも迷惑がかかる状況になったからでした。

しかし、僕はタスク管理がとても苦手です。 慌ててタスク管理を始めたのですが、書き出す場所も、ノートに書いたり、Notionに書いたりと散在していて、わからなくなってしまうことがしばしばありました。

タスク管理アプリをいくつか試したこともありますが、ことごとく断念しました。Notionでも、多くのタスクテンプレートが配布されていますが、自分にはしっくりきませんでした。

自分なりに考えてわかった理由は、「自分用に作られたものではないからだ」と結論づけました。 そこで試行錯誤しながら作ってみると、完璧とは言わないまでも違和感なく使えるようになりました。

もし同じように困っている人がいるのであれば、助けになるかもしれないと考え、公開することにしました。

僕が使っているものは、僕に最適化されているので、そのままでは複製した人にとって使いづらいでしょう。そこで、なるべくシンプルに整えた上でテンプレート化しています。

ただ、それでも最初はこのテンプレートに使いづらさを感じると思います。上記の理由と一緒で、「あなたに最適化されていないから」です。
そのため、使っていくうちに生じる違和感を種にして、どんどん自分で変更してみてください。このテンプレートはカスタマイズが前提となっています。

本テンプレートを作る過程で個人的に大事にしたこととして、以下の2点があります。

1. スケジュールとタスクを両立かつ切り替えできるものが欲しかった

2. 柔軟に変更できるものがよかった

以前から、僕はNotionのカレンダーで日常的なスケジュールを管理していました。元々決まった日時に仕事があることがほとんどだったので、ルーティン外の予定を記入していた程度でした。

そのNotionのカレンダーにタスクも記入しようと試みたこともありますが、上手くいきませんでした。というのも、タスクを書き起こす際に、必ずしも作業日が決まっていないからです。
しかし、「来週は予定が詰まっているから、今週は多めにやっておこう」とタスクを決める場合もあります。

タスクとスケジュールは相互に影響しあっています。
たとえば、「歯医者の予約をする」というタスクがあった場合、取り掛かるまでは忘れたくないのですが、予約してしまえば電話した日を記録しておく価値は低く、その代わりに予約日をスケジュールに入れておかないと、予約をすっぽかすことになります。
タスク→スケジュール追加が簡単にできるといいなと思っていました。

さて、いざテンプレートを作る段階になった時に、どういう人がテンプレートを使うのかを考えました。自分で自由にカスタマイズできる人であれば、当然使いません。
テンプレートを必要とする人は、「Notionの使い方に慣れていない」「そもそもPC操作があまり得意でない」あるいはその両方である可能性が高いです。

そうした人にとっては、ページを何度も移動して、プロパティを変更して、などという細々した操作はとてもストレスでしょう。

だから、そのストレスを減らすために、なるべく１ページで完結するようにする必要がありました。その助けとして、以前紹介したフィルターを活用したドラッグ&ドロップの方法が役立つと思っていました。

そして、ある程度形が定まってきたと思ったら、2023年3月下旬に「テンプレートボタン」がNotionに追加されました。
この時の複雑な気持ちといったらありません。

どう考えてもボタンを使った方が使用者に易しい操作がたくさんあり、ボタンを組み込んだテンプレートを1から考え直さなければいけなくなりました。
結果的に、以前よりも使いやすくはなったので、よかったと言えるでしょう。

そんな紆余曲折ありながらも、作ったものです。気になったら使ってみてください。

そして、安心して改造してみてください。直せないくらいカスタマイズしてしまったら、また複製しなおせばいいのですから。