さて、ここで労働時間のカウントにおける説明文書について説明します。

はじめから思い通りにスムーズにはいきませんので、時々は口頭で説明することも必要ですが、とりあえずは事務員さんがしっかり理解できるようになってもらえれば、御の字です。

後で当院で実際に配る文書を載せますが、この文書があるおかげで、新人さんへの説明時間が減ったし、事務にあづけておくことで、私が留守にしているときに説明する必要があった時には、事務員の手間もかけることなく、私も説明のために時間を割くこともなくなりました。

他にも文書がありますが、それはおいおいご紹介していきます。

こちらがわかっていることでも、相手にはわかりにくいことが多々あるので、説明文書には、以下のことに注意して書いていきましょう。

なぜきちんと報告しないといけないのか

口頭による報告が認められないこと

届の提出は報告日時を基準とすること

（給与締め日を過ぎて提出された給与換算期間内の届は翌月まで保留になること）

自己申告主義、証拠主義であること（押印必須）

事務印、理事長印がないものは無効であること

給与の算定期間

タイムカードとその他の届の違いについて

各種届の意味と無効要件

タイムレコーダーが休憩設定になっている（＝労働時間が反映されない）時間帯

訂正の仕方

細かいですが、一度作ってしまうと、いい忘れが防げるし、言わなくてもよくなるので、とても楽です。

なにより、「報告しないのはあなたのせい！」であり、私に後処理をもとめてきても対応出来かねます。

という、線引き設定をしておくことで、「気にかける」ストレスから解放されます。

また、不思議と職員間で申告忘れの相互チェックをするような雰囲気ができあがり、よくコミュニケーションがとれているような雰囲気ができてきました。自主性がアップした感じです。

それでは、参考までに、当院の労働時間の報告について説明した文書のPDFを添付しますね。これを新人採用の際に渡しておくことをおススメします。