どんなツールがあるか？

◆手帳
時間管理ツールで必須とも言えるのが手帳。手帳の使い方については後に考えていきたいと思います。

◆ペン
時間管理を行う上には、決まった予定はすぐに手帳に書き込む習慣を、つけなければなりません。手帳とペンが常に揃っていると、書き込みに手間がかかりませんが、別々に保管していると「書き込みたいがペンがないから、今はやめておこう」と考えることも出てしまし、漏れや抜けが生じます。ペンは常に手帳と共に、手の届きやすい位置に保管しましょう。

◆付箋
手帳のページを開けやすくする目印としても使えますし、付箋に予定を書き込んでおき、予定を消化したら捨てるという使い方もできます。

◆腕時計
腕時計をせず、スマートフォンや携帯電話で時刻を確認する人が増えています。そのような現代だからこそ、腕時計をつけているだけで「時間に対する意識が高い人」という印象を周囲に与えることができます。実際に、自分自身の時間管理に対する意識も高まります。そのため、腕時計は極力つけることを心掛けましょう。

仕事部屋などでも、手帳やペンと同じく、すぐ見える位置に時計を置き、時にはラジオなどで時刻を確認して、時計が遅れてはいないか確かめてください。

◆スマートフォン、タブレット端末、パソコン

時間管理に役立つアプリやソフトウェアが開発されていますが、IT ツールは「手帳の補助」として使うべきだと、私は考えます。一番の理由は「手帳は思いついたとき、すぐ開き、書き込むことができる」ということです。スマートフォンなどで目的のアプリを呼び出して、記入・音声入力をするのには少し時間がかかります。

また、取材・ヒアリングなどで誰かに会い、次回の約束を取ることもあります。そのとき、特に年配の方の前では、スマートフォンに入力するより、手帳を開いて記入するほうが、きちんとした人という印象を持っていただくことができると感じています。

ただ、IT ツールのリマインダー機能などは便利ですので、補助的な時間管理ツールとして使用する価値はあるでしょう。

◆メモ用紙
フリーランスは電話で打合せをすることも多いです。その際、話した内容を自由に書きなぐることができるメモ用紙を用意しましょう。手帳に予定を書き込むときは「見やすさ」「第三者に見られても差し支えのない書き方」も考えなければなりませんが、電話をしながら手帳に丁寧に書き込もうとすると、漏れ・抜けが生じます。そのため、手帳とは別にメモ用紙を用意しましょう。

◆壁掛けカレンダー
今日の日付や、近日中の予定を確認したくなったとき、壁にカレンダーがかかっていると便利です。ただし、親戚、友人、家族など、部屋に入った人が簡単に見ることができるのが壁掛けカレンダーです。仕事上の機密が漏れてしまわないよう、書き方に工夫は必要でしょう。

手帳を 2 冊使う

フリーランスは、仕事とプライベートを定時で切り替えることが難しく、両方の予定が混在することが多いです。そのため、手帳を「仕事用とプライベート用」の 2 冊に分けると、ダブルブッキングが発生しやすくかえって不便です。