こんにちわ。12月には前職を退職し、今週は簿記試験の勉強に集中しています。もともと怠けがちな性格ですが、以前の職場で学んだ時間管理術が今でも役立っていると感じています。

その秘訣は超シンプル！
朝の30分を使ってその日の業務設計を立てること。
どういうことかというと、スケジュールアプリを使って、何時に何をするかを細かく計画します。これだけです。

前職に転職をしたときに、まずびっくりしたのが、そのとんでもない業務量。新人は私も含めて、業務が全く終わらずパンクするのが新人の通る道でした。そんな中、中途研修で私たちに徹底させられたのが、この業務設計でです。
正直、最初の感想は「めんどくさっ！！！！」です。
スケジュール通りに事が進むわけないし、結局計画立てるだけになるんじゃないかと。ただ、会社の方針でみんなが実践していることだったので、渋々従ってみました。
結論やって大正解でした。感覚としては、ダラダラと仕事をすることが極端に減り、業務のスピードが段違いに上がりました。自分だけかと思っていましたが、周りも格段に生産性が上がっていたので、私のように合う人はいるんだろうと感じます。

そしてこの業務設計にあたり一つだけ鉄の掟があります。
これだけは守らないといけないと教えられましたし、私もそう思います。

それは、

予定時間を超えても絶対に延長してはならない。

という鉄則。
「あともう少しでこのタスクが終わるから5分延長！」
「思ったより全然時間足りないから30分延長で！」

全部アウトです。ちなみに前職では、会議は決められた時間内に100％終了します。時間が足りなそうな場合はファシリテーターが5分前に話したことをまとめて別の時間で再度会議を設定します。時間が1分でも過ぎたら、みんな次の予定があるので、、、といって会議を退出します。

今はコーチングをしていることもあり、
これは「パーキンソンの法則」という原理に基づいているとわかります。仕事の量は与えられた時間に合わせて拡大する傾向がある。
という人間の傾向。
たとえば、夏休みの宿題をギリギリまでやらなかったり、余裕をもってスケジュールを立てた仕事が納期ギリギリになるような状況です。

ですので、早く終わらせようと焦るのではなく、終わりの時間をしっかり設定することが大切。終わりが決まっていると、無意識のうちにタスクを早く進めようとするものです。逆に終わりを決めなければ、作業は遅くなりがちです。一応補足として、終わらないタスクを処理する時間として、一日にバッファという時間を設け、そこでまた終わらなかったタスクを消化します。

この方法を実践することで、今でも仕事だけでなく勉強にも効果を発揮しています。時間管理に苦労しているなら、ぜひ試してみる価値あるかもしれません。