半日くらいでできるかなーと高を括ったら連休半分と業務時間1日吹っ飛んだのでまとめます。
準備不足による反省点をアウトプットしておこうと思います。

承認ルートを変更するハメになった経緯について

部署によって課があったりなかったり、承認ルートが3つあるのに実際は2人だから簡素化して！とか、この人は他と違うルートで！とか色々とワガママ放題を聞き入れていた結果、5つくらいしか部署ないのに1つの申請書に20近くの承認ルートがくっつくありさまで、メンテナンスコストがアホみたいに高くなっていました。
え、誰がメンテしてたのかって？私だよ！政治的な意味で今まで誰もなんとかしなかったのを引き継いでたのよ！
その上コロナ禍ということで追加の申請書も増えてきた結果、承認ルートが500近く増えてきてるわ並び順もワークフローシステム移行時に誰も整理しなかったからぐちゃぐちゃだわでもう

MFクラウド経費の承認ルート決定の手順について

まず、大まかに
１．役職の整理
２．承認ルートの作成
３．分岐ルールの作成
４．ワークフローの設定
５．ワークフローの割当
の5つの設定が必要です。
それぞれの関連性はこんな感じ。

従業員情報と申請書情報とワークフローの情報がそれぞれ別であり、ワークフロー割当でまとめています。
これがホントMFクラウド経費上でわかりづらいったらないんですがまぁこれは本筋じゃないので。

変更点について

役職・部門

今まで名刺の通りにつけてましたがなんの役にも立たないので捨てました。ポイーですよポイー。
代わりに取締役、次席、管理職、一般と所謂ライン職だけに分けました。
これによって本来の役職がどうであれ、承認ルートではどの立場かを明確化して処理を簡素化することに。

また、部門は会社組織のものに加えて経理や人事などのグループもこちらに入るので、冗長なグループを整理しました。
一人に4つまでしか設定できないのが地味に鬱陶しいです。せめて10は欲しい。

承認ルート

役職を簡素化かつシステム向けに最適化したことで、今までByNameだったのを役職で回せるようにすることができるようになりました。
なので部署ごとに作成していた承認ルートをひとまとめに。
本当は更に自分よりも低い役職はルートを省略できればいいんですが、そういう機能ないんですよね。惜しい。
なお、不要になった承認ルートが一括削除できなくて今もうず高く積もってます…あれどうしよ…

分岐ルール

基本的に経費精算くらいにしか使ってないのでほとんど手を入れる必要はなかったですね。名前を見直したくらいで済みました。

ワークフロー

1つの承認ルートに1つのワークフローなのでこちらも承認ルートと同じように作り直し。
基本的にはCSVでインポートして終わりなんですが、分岐ルールが微妙に邪魔してソート順がおかしくなったりしたので、大雑把にインポートした後は画面上で細かい修正を。

ワークフロー割当

上記の作業を経てようやくキレイになりました。
残るはワークフロー割当による紐付けなんですが、部門や役職などが設定終わってないと何回もアップロードし直しになるので最後にダウンロード→編集→アップロード。ダウンロード、アップロードどちらも若干時間がかかるので、地味に時間が過ぎていきます。

反省点

設定後の確認作業の時間が圧倒的に足りなかったです。
ある程度の目星はついていたので半日くらいでいけるだろうと考えていたのですが、そもそも年度による人事異動対応でも1日半くらい止めていたのにすっかり失念していました。
そのため、2日くらい照会が数多く来てチームメンバーに迷惑をかけてしまいました。

また、部門の編集についても確認不足でした。
編集の過程でもとに戻したつもりが実際は新規に追加したデータだった場合、レコード作成時に付与されるユニークキーが変わってしまうので申請書の項目が消えてしまう事象が発生。
そのせいで承認が滞ってしまいました。
そんな重要ならサクッと消えないようにしてほしいよぅ…
申請書とかは既に使用されていたら消せないのに…

さいごに

一度あまりの面倒くささに別システムへの移行を検討した際にジョブカンワークフローをトライアルで触ってみたのですが、あまりの機能の違いにショックが大きかったです。
マネーフォワードには簡易的なワークフローとか言わずにがっつり機能を増やしてほしいところです。