皆さん、スケジュール管理していますか？
カレンダーにひたすら予定を書き込んでいくだけになっていませんか？
「書いて満足」だけではダメなんです。
帰って来るまでが遠足と同じ様に、書き込んだ予定を実行するまでが「スケジュールを管理」なんです。
今回はスケジュール管理が苦手な方でも、これからやろうと思っている方でも簡単にスケジュール管理ができるコツを紹介していきたいと思います。

1.管理する為のツール

まずはじめに、管理する為のツールについて話していきます。
管理する為のツールは大きく分けて2つ、デジタルで管理するかアナログで管理するかです。
デジタルとはスマホやPCを使った管理方法、アナログは手帳等を使った管理方法です。
各方法で管理する場合のメリットとしては下記の様なものが挙げられます。

デジタル

・荷物にならない、持ち歩きが楽
・常に持ち歩くスマホ等で管理する為、いつでもどこでも書き込めるし確認できる
・便利機能がついてくる（予定の自動お知らせ機能等）

アナログ

・書く事で記憶に定着しやすくなる
・スマホと違い充電がない時でも確認できる。
・デジタルが苦手な方でもやりやすい
・スマホと違い自由に記入できる（殴り書きしやすい、図なども書ける）
・手帳のサイズにもよるがスマホより文字が大きく見やすい

デジタルとアナログでどちらが良いというのは無く、仕事のやり方等を考慮して自分が使いやすいと思った方を使うのがベストです。
ちなみに、私は大きめの手帳を使ってスケジュール管理を行っています。

2.スケジュール管理の3つの手順

それではスケジュール管理について順を追って説明していきます。

手順1.やる事やりたい事を全て書き出す。

仕事もプライベートも合わせて全て書き出してみましょう。

例

【プライベート】

毎日ノート
友人とスキー
○○のイベント

【仕事】

書類提出
会議資料作成
取引先への訪問

手順2.優先順位をつける

やる事、やりたい事の書き出しが終わったら優先順位を付けていきましょう。
もし仕事とプライベートがブッキングする様なら有休を取る等で早めの対策をしましょう。

手順3.やる事、やりたい事の内容を細かく分解する

ここが最も重要なポイントです。
会議資料の作成を例に分解していってみましょう。

会議資料の作成しめきりは？
上司への確認は必要？（かかる時間1日）
資料作成にかかる時間見積は？（かかる時間2日）
資料の直しにかかる時間は？（かかる時間1日）

上記の様に箇条書きで良いので1つの内容を分解していって下さい。
そうすれば、上司への確認をする日、資料を作成する日、資料の直しをする日、の様に見つもりでどのくらいの日数をかければいいのかをある程度、把握する事ができます。
それを手帳のカレンダー等に書き込みましょう。
上司等、第三者が絡んでくる場合は相手の都合も考えなければならない為、余裕を持って相手へ確認してスケジュールに組み込みましょう。
もし仕事でどうしてもスケジュールがブッキングしてしまう、プライベートで優先したい事がある場合は仕事の先輩等に早めの相談等を行い対策しましょう。
内容をしっかり分解してみたら意外とスケジュールが埋まってしまうなんて事も結構あるので後々になって手を付けて間に合わなかったなんて事がないようにしっかりスケジューリングしましょう。
以上が、スケジュール管理の3つの手順です。

その他にも注意した方が良い点をまとめて紹介します。
ただ、スケジューリング初心者の場合、上記内容がある程度できる様になってから意識してみるといいかもしれません。
最初の時点であれこれと意識してしまうと逆にわけがわからなくなってしまいます。

3.スケジューリングのコツ

3-1.作業時間で予定を組む。

日数でおおざっぱに決めるのではなく、時間単位で予定を組む事により毎日の予定を管理しやすくなります。
例えば書類の作成を5時間で組んだとします。
翌日の予定に書類作成を2時間あて、他の時間を別の仕事にあてます。
残りの余った3時間はまた別の日に充てるといった感じでスケジュールを組み立てるといった方法です。
このように時間単位で予定に組み込む事で一日のスケジュールを無駄なく管理する事ができます。
一日のスケジュールが決まっていて無駄な動きが無い人は時間で予定を組んで動いているのがほとんどです。

3-2.予定をびっちり詰めすぎない

予定を分刻み等でびっちり組み込んでしまうと、イレギュラーに対応できなくなります。
スケジュールを決めたら一旦確認して、予定と予定の間に休憩時間を置いてあげましょう。
1つの予定がくずれたらその日の予定が全部くずれてしまうのを避ける為です。

3-3.しめきりがない物にも期限を設ける

仕事の中には「何月中までにお願い」等、しめきりが決まっていないものがあります。
こういった仕事にも自分でしめきりをつけてしまいましょう。
後回しにし続けていたらいつの間にか月末に…。なんて事がないようにする為です。

3-4.その日の午後に翌日のスケジュールを組む

午後の仕事時間を使って翌日やるべき事を決めてしまいましょう。
当日に考えは始めると時間のロスにつながります。
「昨日は何してたっけな？」と思い出す時間が無駄です。
なので前日の仕事中にやる事をメモしておき翌日につなげましょう。

3-5.役割分担する

もし複数で仕事に取り組んでいるなら、一人で抱え込むのではなく他の人にも仕事を任せましょう。
もしそれが新人であっても面倒くさがらず教えてあげましょう。
信頼関係も上がり、次に同じ仕事をする時は作業効率が上がります。

4.まとめ

今回は簡単なスケジュール管理の方法について紹介していきました。
書いた内容を実践するまでがスケジュール管理です。
内容の振り返りとしてスケジュール管理の3手順をおさらいしていきましょう。

1.やる事、やりたい事を書き出す。

2.優先順位をつける

3.やる事、やりたい事の内容を細かく分解する

以上の3つを実践してみて下さい。

ポイントは手順3の内容を細かく分解する事です。
やる事、やりたい事の内容を理解してスケジューリングしていきましょう。

どうだったでしょうか？
いつもスケジュール管理を実践できなくて悩んでいた方や今年からやってみようと思っていた方の後押しになれば幸いです。

2021年！スケジュール管理を実践して良いスタートダッシュを！